Jaký je rozdíl mezi tabulkou a databází (nejen v Notionu)?

Blog / Dála Musil – 9. května 2025

Když se řekne "tabulka", většina lidí si představí Excel. V poslední době se však díky no-code nástrojům (jako je Notion) a automatizacím stále častěji setkáváme taky s pojmem "databáze". A ta taky někdy vypadá jako tabulka. Pojďme si tedy důkladně vysvětlit, co je co a jak se liší.

Omlouvám se všem, kdo nepoužívají Notion, ale budu jednotlivé možnosti vysvětlovat právě na možnostech Notionu.

Jednoduchá (hloupá) tabulka

V Notionu i jinde můžeme používat úplně obyčejnou tabulku, která neumí de facto nic. Je to jednoduchá mřížka s buňkami (políčky), do kterých můžeme zapisovat úplně jakékoliv hodnoty. V Notionu můžeme navíc pouze nabarvit horní řádek nebo první sloupeček. Sloupec Celkem jakožto součet sloupců Výsledek 2024 a Výsledek 2025 jsem musel dopočítat ručně.

Excelovská / kalkulační (chytrá) tabulka

Druhou tabulkou je ta excelovská. Můžeme jí říkat také kalkulační, výpočtová, chytrá... pointa je každopádně ta, že tam můžu vyplnit totéž co u jednoduché tabulky, ale třeba sloupec Celkem nemusím počítat ručně. Stačí do něj (resp. do buněk E2 až E5) zadat matematický vzorec (třeba znaménko plus) nebo funkci (šlo by použít sum), což oba výsledkové sloupce sečte.

Díky řádkům a sloupcům víme, jaká hodnota je kde, tzn. třeba že B3 = XYZ nebo A4 = Petr. Jednotlivé buňky spolu můžeme kombinovat (cokoliv s čímkoliv) a dělat různé výpočty, což je jednoznačně nejsilnější stránka a důvod pro použití tabulek. Taky můžeme sloupečky podle některého z nich seřadit nebo v nich filtrovat a zobrazit jen ty řádky, které chceme. Tady třeba filtrace dle firmy ABC s.r.o. a průměrný výsledek této dvojice.

Dnešní verze Excelu a Google Sheetu mají i hromadu dalších funkcí, takže dokážete tyhle tabulky ohnout a využít na spoustu způsobů (díky makrům řešit třeba i automatizace). Máte-li rádi barvičky, můžete si jednotlivá políčka nebo jejich hodnoty vybarvit. Třeba i podmíněně, v tomto případě automaticky červeně pokud je číslo menší než 4 a zelené pozadí při čísle větším než 7.

Předpokládám, že Excel aspoň zběžně znáte, takže nebudu vypisovat další možnosti. Ve finále je nejpodstatnější, že v Excelu, Google Sheetu a spol. můžete snadno dělat velmi komplexní výpočty, číselné přehledy či analýzy dat. Matematika a pokročilé hrátky s čísly jdou sice v databázích řešit taky, ale rozhodně ne tak snadno.

Databáze

Používáte jich víc, než tušíte, protože na databázích funguje většina webů či online služeb. Otevřete-li si kterýkoliv e-shop, jeho produkty jsou na pozadí v nějaké databázi. Samostatná bude i databáze kategorií produktů či parametrů (databáze barev, velikostí apod.).

Kdyby vypadal e-shop jako excelová tabulka, nepoužíval by se vám dobře. A co teprve, jaký problém by s takovou tabulkou měli vývojáři. Díky databázím totiž můžou mj. snadno propojit záznamy v jednotlivých databázích mezi sebou a vy díky tomu pak víte, že v kategorii triček asi nenajdete žádný šampon.

Databáze v Notionu může vypadat třeba jako na screenu níže, tzn. vypadá stejně jako tabulka v Excelu, skrz formuly dokážeme sečíst výsledkové sloupce, stejně tak můžeme řadit či filtrovat, nebo rovnou zobrazit výpočty pod sloupci, např. průměr, medián či sumu.

Vypadá to skoro stejně, že? V čem se to tedy liší? Tabulka je plocha, kde můžeme do kteréhokoliv pole dát cokoliv. Databáze je proti tomu seznam záznamů / položek, ke kterým přidáváme nějaké informace. Konkrétněji:

• každý řádek je jedna samostatná položka - data v dalších sloupcích patří pouze k ní
• nemůžu kombinovat data z různých řádků (v Excelu naopak můžu např. sečíst buňky C2 + D4)
• každý sloupec má pevně stanovený datový typ (text, číslo, datum, checkbox...), takže do něj můžu vložit jen odpovídající hodnoty (do pole typu Datum nemůžu dát Text apod.)
• sloupce (v Notionu jako tzv. vlastnosti / properties) jsou stejné pro všechny položky databáze, liší se pouze hodnotami, které do nich můžeme vložit
• při propojení databází můžeme vytvářet vztahy (tzv. relace) mezi jednotlivými položkami, což nám v Notionu odemkne nové funkce a možnosti

Pro zjednodušení předchozího screenu můžeme pole typu Text nahradit Selectem (neboli štítkem). Místo ručního psaní názvu firmy pak stačí vybrat z několika předpřipravených možností. Trochu nám to pomůže, ale nijak moc.

Tohle je ale už daleko lepší. Vytvořil jsem databázi firem a propojil ji s databází osob tím, že jsem změnil vlastnost Firma z pole typu Select na Relaci. Vypadá to podobně, ale umí to teď mnohem víc. Ve spodní tabulce na obrázku totiž automaticky vidíme, které osoby souvisí s jakou firmou.

Díky relacím tak můžeme snadno evidovat a oboustranně zobrazovat např.:

• zaměstnance, kteří pracují v nějaké firmě
• projekt a všechny související úkoly
• seznam autorů a knih, které napsali
• e-maily lidí, kteří si koupili nějaký produkt
• své kolegy a jejich přiřazení k zákazníkům
• firemní oddělení a návody, které používají
• všechny faktury vystavené jednomu klientovi...

Díky oné změně na relaci teď třeba rovnou vidíme osoby u firmy ABC (na detailu dané položky) s informacemi z databáze osob.

Zmíněné má i další výhody, protože přes další funkce snadno vypočtete nebo zobrazíte třeba kdo na čem pracuje, kolik schůzek měl kdo minulý týden, které projekty nemají vlastníka apod. Na obrázku teď sloupec Celkem automaticky sečetl výsledky všech přiřazených lidí (typ pole Rollup).

Co dalšího umí databáze v Notionu? Můžeme kteroukoliv položku v databázi rozkliknout a zobrazit nebo upravit všechny její vlastnosti. V Excelu nic takového nejde, např. buňka E3 je prostě jen jedno pole s jednou informací. Šach mat, tabulko!

Zároveň díky tomu, že nemůžeme v databázích jako v Excelu zadat cokoliv do kteréhokoliv pole, ale musíme se držet nastavených datových typů, máme zajištěnou správnost / jednotnost dat. A to se hodí třeba pro automatizace.

Tabulkové zobrazení databáze

Uděláme si to trochu složitější, co říkáte? Poslední tabulkou je totiž tabulkové zobrazení databáze. Ale nebojte, nejde o nic nového, už jste to viděli před chvilkou na většině screenů. Byla to databáze, která vypadala jako tabulka, což je jeden z možných pohledů (způsobů / typů zobrazení) na databázi.

Nechcete, aby databáze vypadala jako tabulka? Nevadí, třeba v Notionu se můžete na uložená data dívat taky jako na jednoduchý seznam, kalendář či časovou osu (aspoň jedno pole musí být Datum), galerii, kanban, otázky formuláře nebo graf. Celkové výsledky osob na screenu níže? Všechna data na pozadí (osoby i čísla) zůstávají stejná, pořád je to tatáž databáze, akorát vypadá jinak zobrazení daných informací.

Databáze v Notionu i způsoby jejich zobrazení mají spoustu možností a doplňkových funkcí, takže pokud se s nimi chcete seznámit opravdu detailně, pokračujte na tenhle článek.

Shrnutí hlavních rozdílů

Takže pro jistotu ještě jednou a ve zkratce v simple tabulce z Notionu, jak se všechny možnosti liší? Dodávám, že jde o typické varianty - existují samozřejmě i různé speciální funkce a výjimky v různých aplikacích, které zmíněné porušují.

Jsme na konci. Věřím, že už rozumíte zejména rozdílům mezi excel tabulkami a databázemi a dokážete si teď lépe vybrat, co kdy použít :-)

Potřebujete pomoct s tabulkami a databázemi v Notionu? Dejte mi vědět.