Přivítejte Notion Calendar, dříve známý jako Cron

Blog / Dála Musil – 17. ledna 2024, aktualizace 18. října 2024

Organizaci svého dne bez kalendáře si dnes asi už spousta lidí nedokáže vůbec představit. Jsem proto moc rád, že mezi kalendářovými aplikacemi můžeme přivítat novou. Dříve se jmenovala Cron, nově se jmenuje Notion Calendar. Co vše umí?

Cron cca před 2 lety vylétl jako kometa na ProductHuntu, kde se stal v kažodoročních oceněních nejlepší mobilní aplikací roku. Notion jej v daném roce koupil a teď jej rebrandoval na Notion Calendar. A co je na tom nejdůležitější? Je propojený přímo s Notionem a databázemi!

Samostatná aplikace s Google účtem

Notion Calendar je zcela samostatný nástroj oddělený od Notionu a pro jeho používání potřebujete mít Google účet (máte-li zatím pouze Notion účet, nemůžete Calendar používat, takže se založením Google účtu nečekejte). Jakmile je propojíte mezi sebou, uvidíte kalendáře svého Google účtu a Notion Calendar můžete začít používat jako svou hlavní kalendářovou aplikaci, která umí v první řadě to, co i jiné kalendáře - tvorbu a úpravu událostí, posílání pozvánek, připomínky, změnu barvy událostí apod.

Propojení s Notionem

Dalším krokem bude propojení Notion kalendáře s Notionem. V nastavení se neztratíte, stačí jen kliknout na Connect a připojit vybraný Notion workspace. Těch můžete mimochodem připojit více.

Po připojení najdete vlevo pod Google kalendáři také připojená prostředí z Notionu. Pokud se vám rovnou nenačtou některé databáze, stačí kliknout pod názvem workspace na Add Notion Database nebo najít stejnou možnost přes trojtečkové menu daného workspace. Otevře se vám výběr kalendářů, které v tomto prostředí existují, kde už jen stačí najít to správné.

Nejdůležitější info? Aby se vám kalendář ve výběru zobrazil, musí být vytvořený v existující Notion databázi jako jeden z pohledů, tzn. přímo v záložce dané databáze, nikoliv jen v pohledu někde jinde. Kdybych ve screenu níže měl pouze tabulku a view na tuhle databázi s layoutem kalendář bylo jinde, nebudu ji moct v Notion Calendar zobrazit. Protože je ale tohle přímo databáze a jedna záložka je kalendář, můžu jej použít i v Notion Calendar.

Zobrazených můžete mít v Notion kalendáři až 10 různých databází, což se hodí zejména ve chvíli, kdy máte třeba samostatnou databázi pro úkoly, jinou pro porady a schůzky a ještě jinou třeba pro publikační plán na sociální sítě.

Tvorba a úprava Notion událostí

Jakmile máme propojeno s Googlem i s Notionem, můžeme začít vytvářet nové události nebo upravovat existující. V případě Notion záznamů je možné oboustranně, tzn. jak z databáze v Notionu nebo z Notion kalendáře, upravovat názvy, data a časy záznamů. Totéž platí pro tvorbu nových událostí.

Co zatím bohužel nejde - a určitě na tohle přijde nejvíc negativních komentářů - je možnost mít událost zároveň v Notion databázi i v Google kalendáři. V tuhle chvíli může být událost pouze na jednom místě. Nicméně to je právě pointa toho, že máme nově aplikaci Notion Calendar - sdružuje obě místa k sobě. Pokud vám to nevyhovuje, můžete si vytvořit synchronizaci Notion databáze s Google kalendářem třeba přes Make (což jsem doteď měl já).

Co naopak jde je možnost vytvořit si událost do Notion databáze a u ní nastavit blokování dostupnosti v rámci vybraného Google kalendáře. Neznamená to, že by vám někdo nemohl poslat pozvánku, ale pokud by měl přístup k vašemu Google kalendáři, uvidí daný čas jako obsazený.

Google události a podklady z Notionu

V případě Google událostí jde pak o klasické nastavování jako v běžných kalendářových aplikacích a možností je výrazně více. Datum a čas, časové zóny, opakování události, účastníci a zaslání pozvánky, odkaz na call, lokalita při offline událostech, nastavení viditelnosti detailů nebo připomínka.

Za povšimnutí tady stojí hlavně část Docs and links - ta je totiž propojená s Notionem. K události je tak možné snadno připojit třeba nějaký dokument, poznámky, plán porady apod. Vyberu dole workspace a pak můžu připojit některou z nedávných stránek nebo pokud začnu psát, tak vyhledávat v daném workspace (to hledání není zrovna zřejmé, ale stačí začít psát).

A pokud zatím žádný vhodný dokument nebo cokoliv k doplnění neexistuje, můžu jej rovnou vytvořit. Stačí zadat název, vybrat workspace a poté stránku či databázi, kde se má nový záznam založit.

Pokud má daný uživatel účet v Notionu a přístup k danému místu, může se k dané příloze rovnou dostat. Pokud účet má, ale nemá k danému místu přístup, vyskočí vám možnost přístup povolit včetně úrovně. A pokud uživatel nemá Notion účet vůbec, přijde mu pozvánka, aby si účet pro přístup k příloze založil.

Sdílení dostupnosti a rezervace schůzky

Skvělá funkce, kterou si nepochybně oblíbí spousta lidí, je sdílení dostupnosti. V kalendáři si myší označím časové rozmezí, vyberu délku slotu, můžu doplnit odkaz na call (který můžu mít rovnou předpřipravený v nastavení automaticky) apod. a vytvořím si odkaz ke sdílení své dostupnosti.

Odkaz můžu nasdílet veřejně nebo třeba někomu poslat, a jakmile jej proklikne, dostane se na obrazovku s možností rezervace slotu. Vybere čas, zadá e-mail a hotovo, máme domluvenou schůzku. Jde tak o skvělou alternativu k rezervačním nástrojům typu Calendly.

Další užitečné funkce přibyly do Calendar v říjnu 2024. Konkrétně možnost nechat nasdílený odkaz funkční pro více rezervací (doposud se po první rezervaci vypnul) a zároveň sledování možných konfliktů, resp. překryvů mezi několika různými kalendáři.

Další užitečné funkce

• nadcházející call se vám zobrazí vždy vpravo nahoře
• v nastavení si můžete předpřipravit trvalé odkazy k videohovorům
• můžete mít nastavených vícero časových zón
• přes CTRL/CMD + K aktivujete příkazovou řádku včetně hledání
• aplikace má hafo klávesových zkratek, třeba pro změnu pohledu
• česky zatím neumí (nabídl jsem se k překladu)
• nechybí mnohými oblíbený dark mode
• události lze zobrazovat i na Home stránce Notionu

Notion Calendar je dostupný v tuhle chvíli pro platformy Windows, Mac a iOS, další platformy by měly následovat v nadcházejících týdnech/měsících. Osobně se na používání Notion kalendáře hodně těším a vřele doporučuju jej vyzkoušet :-)

Potřebujete s Notion kalendářem pomoct? Dejte mi vědět.