Co je OKR a proč se vyplatí vyzkoušet?

Blog / Dála Musil – 2. října 2020

O metodě OKR (Objectives and Key Results) se v poslední době mluví čím dál víc, což je jen dobře. Jde totiž o nástroj, který vám hodně pomůže v dlouhodobém úspěšném rozvoji produktů, služeb nebo i firmy celkově. O co přesně jde a proč byste měli OKR vyzkoušet se dozvíte ve článku.

Co znamená OKR?

OKR je systém (= metodika) pro nastavení cílů a vhodných cest, jak se k cílům dopracovat. Na první pohled to může vypadat složitě, když používám slova jako systém nebo metodika, ale pointa je velmi jednoduchá - určíte si, co jsou hlavní cíle vašeho produktu nebo byznysu, a následně připravíte úspěšné kroky, které vás k dosažení cílů dostanou. Ne, není to žádné objevování Ameriky, nicméně spousta firem si neumí určovat priority, nastavit správný postup anebo neví, jak práci měřit - a právě proto je tu OKR.

Zkratka OKR v sobě skrývá Cíle (O = Objectives) a Klíčové výsledky (KR = Key Results). Aby se byznys (produkt, služba, firma, obchod, marketing...) rozvíjel tak, jak si přejete, je potřeba plnit cíle. O tom, zda je plníte, pak rozhodují klíčové výsledky alias dílčí cíle. Pod tím vším jsou pak úkoly a aktivity (Iniciatives), tj. to, co děláte, abyste zlepšili klíčové výsledky. Je to velmi jednoduchá pyramida.

OKR tedy definují jak konkrétně a měřitelně dosáhnout cíle, tj. velmi dobře nastavují řád a priority toho, jaké aktivity a úkoly dělat, protože víte, jaké výsledky potřebujete k dosažení stanovených cílů. Je přitom důležité, aby klíčové výsledky byly relevantní k cílům a tak jako cíle byly měřitelné. Bez toho by šlo jen o klasické "chceme víc peněz, tohle nám k tomu asi pomůže, tak to dělejme", což je bohužel i v dnešní době stále způsob fungování mnoha firem.

Příklady nastavení OKR

Ukažme si pár jednoduchých příkladů, ať to vše víc pochopíte, pokud ještě tápete.

Je vaším cílem třeba zlepšit čistý zisk e-shopu meziročně o 100%? Fajn. Jak se k tomu třeba dostaneme, aneb co jsou klíčové a měřitelné výsledky?

• zvýší se marže na produktech o X %
• přibude Y nových značek v sortimentu
• vytvoří se Z marketingových kampaní

Když víte, čeho potřebujete dosáhnout, snadněji pak víte, do čeho se pustit. Potřebujete vyšší marži? Dohodněte se s dodavateli na úpravě obchodních podmínek anebo zvyšte ceny. Chcete nové produkty? Zjistěte, co mají současní dodavatelé nebo najděte nové. Chcete kampaně? Připravte je, najděte si agenturu...

Jiný příklad? Co takhle přidat do vaší aplikace úspěšně funkci, po které uživatelé dlouho volají? Klíčové výsledky pak můžou být třeba to, že funkci používá 60+ % uživatelů a že v rámci dotazníku spokojenosti dostane funkce alespoň 4 z 5 hvězdiček. Úkoly, které k tomu povedou? Naprogramovat, otestovat, zjistit feedback, iterovat...

Ještě jiný příklad? Tak třeba zákaznická podpora s cílem zvýšit spokojenost zákazníků měřenou přes NPS nad 90 %. Kudy se tam dostaneme? Zrychlení reakce na požadavky v helpdesku o 10 minut, přijetí a zaškolení dvou nových kolegů a zvýšení click rate v e-mailu s prosbou o hodnocení zákaznické podpory o 5 %. A takhle by se dalo pokračovat a hledat další cesty, jak dojít do cíle.

Máte-li rádi vizualizaci, pak to může vypadat třeba takhle:

V čem je rozdíl proti KPI?

KPI (Key Performance Indicators) alias klíčové ukazatele výkonnosti asi znáte a možná je i používáte (typické KPI může být třeba počet schůzek, objednávek, nových klientů, vyřešených ticketů, výše tržeb apod.). Problém je nejen to, že takových KPIček může být často příliš, ale i to, že není ihned zřejmé, jak je zlepšit. A bohužel se stává i to, že se sice měří, ale nemají vůbec vliv na celkový výsledek a jsou tak zbytečné. K čemu je třeba to, že měsíčně vyřešíte 150 požadavků od zákazníků, když bude polovina lidí nespokojená?

OKR řeší hlavně cíle a jejich plnění, což vás donutí k jasnému určení priorit a zároveň přehodnocení činností, které děláte (ty pak zrušíte, outsourcujete, automatizujete apod.). Začnete se tak zabývat tím důležitým, co skutečně přispívá k dosažení firemních/byznysových cílů. KPI a metriky nicméně nejsou zlo a ani se bez nich neobejdete - s OKR se však dokážete zaměřit právě na ty podstatné. Druhak jsou KPI skvělé na běžnou operativu, u které postrádá smysl zavádět OKR.

Proč mají OKR smysl?

• lépe si ujasníte cíle a cesty, které k nim vedou
• sjednotíte pozornost týmů a lidí na to, co je důležité
• snadněji nastavíte jednotlivé priority
• uvědomíte si, která aktivita jak pomáhá
• přestanete plýtvat čas na nepodstatné věci
• vnitrofiremně zprůhledníte, kdo co dělá
• odstraníte možné neshody mezi odděleními/týmy
• dáte lidem větší autonomii, zodpovědnost a radost z práce
• zjednodušíte si dávání zpětné vazby k odvedené práci
• ušetříte část práce se zadáváním úkolů a hlídáním termínů
• celkově zvýšíte pracovní produktivitu
• začnete systematicky byznys/firmu/produkt... rozvíjet a zlepšovat
• lze použít i pro jednotlivce, když neví, kam dřív skočit

Jak zavést OKR?

Čím příjemnější je vaše firemní kultura, tím lépe to půjde. Kdo má rád autoritativní režim, ten může mít se zavedením OKR problémy, pokud by ho vůbec myšlenka na takovou změnu napadla. Řízení se tady totiž posouvá shora dolů, takže je potřeba mít "nahoře" důvěru v ostatní, na druhou stranu "dole" nemusí být lidé zvyklí na větší svobodu v rozhodování.

Pokud vedení/management samo chce OKR zavést a podporuje ho, anebo je někdo zespoda natolik nadšený a neodbytný, že tomu šéfové dají na zkoušku zelenou, zbývá už jen všechno všem vysvětlit a zkusit tenhle systém nastavit, makat a průběžně ladit, když se výsledky nedostavují.

Tipy/postup k nastavení:

• mít OKR jako důležitý bod celkové firemní strategie
• vybrat člověka, který bude mít zavedení a fungování OKR na starosti
• všem, koho se to týká, na začátku vysvětlit to podstatné, tj. co, jak a proč
• rozdělit kompetence, pokud se některé cíle týkají různých týmů a oddělení
• vymyslet cíle a příslušné klíčové výsledky (zkusit samostatně i společně)
• věřit lidem, že sami zvládnout přicházet s úkoly k plnění výsledků
• nadchnout lidi, pokud se na OKR netváří moc pozitivně
• vybrat rozumné období, pro které cíle stanovujete (kvartál, půlrok nebo rok)
• nepřehánět to s počtem hlavních cílů, max. 3 na čtvrtletí
• jeden cíl by měl mít cca 3 až 5 klíčových výsledků, které splnění cíle potvrdí
• nezapomenout, že klíčové výsledky musí být měřitelné
• na konci zvoleného období vyhodnotit cíle i celkovou funkčnost OKR
• informovat vedení, jak vše funguje (pokud funguje), aby mu věřili (pokud pochybují)
• nedaří-li zvýšit samostatnost nebo nejsou výsledky, zkusit odměňování
• zavedení OKR neznamená, že se přestane dělat vše ostatní
• na běžnou operativu stačí KPI, nemá smysl zavádět OKR
• stejně tak ne všude půjde OKR zavést, pokud je většina práce operativa

Šablony pro OKR

Pokud používáte aplikaci Airtable nebo Notion, můžete si zdarma stáhnout šablony pro evidenci OKR.

K metodice OKR by se toho dalo napsat i více, ale věřím, že vám tohle jako základ postačí. Pokud chcete OKR vyzkoušet, klidně se do toho rovnou pusťte - čím dřív to uděláte, tím dřív uvidíte výsledky.

Pokud se vám systém OKR líbí, ale chtěli byste s ním pomoct, neváhejte se mi ozvat.