Nové automatizace a formuly v Notionu

Blog / Dála Musil – 19. září 2023

Závěr léta byl v Notionu nabušený, dorazily totiž hned 2 velké updaty, které výrazně posouvají možnosti usnadnění práce v Notionu. Seznamte se s novými automatizacemi a formulami 2.0.

Obě novinky jsem jakožto oficiální Notion ambasador beta-testoval a zejména v případě nových formul musím říct, že to je první funkce, kde jsme jakožto ambasadoři měli opravdu velký vliv na celkový výsledek díky velmi úzké spolupráci s vývojáři. Pokud to takhle bude fungovat i s dalšími většími updaty, bude to pro všechny z vás jen dobře.

Automatizace v Notionu

V srpnu dorazila jedna z nejvíce požadovaných funkcí - nativní automatizace v databázích. Díky ní už lze některé činnosti automatizovat bez nutnosti použít řešení 3. strany (typicky integrační platformy jako Make a Zapier). Automatizace se jednoduše nastavují a zbaví vás spousty zbytečného klikání.

Nastavení Notion automatizace

Automatizaci lze spouštět pro celou databázi nebo pouze pro konkrétně vyfiltrovaný pohled. Skládá se ze 2 částí - triggeru (spouštěče), tzn. co se musí stát, aby se automatizace zapnula, a akce, tzn. co se stane po zapnutí.

Spouštěčem může být přidání nové stránky/záznamu do databáze, změna jakékoliv hodnoty/pole (vlastnosti) záznamu v databázi nebo konkrétní změna některé vlastnosti v databázi (zatím nastavitelné u polí typu Select, Multiselect a Status). Zřejmá nevýhoda bohužel je, že trigger nelze přizpůsobit dostatečně konkrétně - čili třeba že se má spustit při nastavení určitého data, určitého názvu úkolu apod. (pokud si neuděláte opravdu velmi specifické pohledy).

Akce, tzn. co se stane po zapnutí, jsou už výrazně přizpůsobitelnější - a nemusí být jen jedna, klidně jich můžete mít více. Libovolně lze upravit hodnota v polích (vlastnostech) záznamu ve stejné databázi, můžete poslat notifikaci do Slacku anebo přidat záznam do kterékoliv jiné databáze či upravit záznam a jeho vlastnosti v kterékoliv jiné databázi a to včetně nastavení filtru, aby se upravily právě jen ty hodnoty, které chcete (tzn. že upravíte třeba jen záznamy s konkrétním datem, názvem apod.).

Co je dobré vědět je taky to, že automatizací můžete mít kolik chcete, nicméně tvořit je můžete až od prvního placeného tarifu - v základním tarifu zdarma je můžete používat (pokud si je stáhněte v nějaké šabloně), ale už ne upravovat nebo vytvářet.

Formulas 2.0

Formuly v Notionu jsem už představoval v samostatném článku na jaře, když jsem ještě netušil, že dorazí za pár měsíců verze 2.0. Pro pokročilé uživatele jsou nové formuly násobně zajímavější než automatizace, protože se vše snadněji tvoří a upravuje a zejména máme teď daleko více funkcí a možností, co díky formulám vypočítat nebo zjistit.

Co formuly 2.0 přinášejí?

• redesignovaný editor s větším prostorem pro kód
• můžeme řádkovat, odsazovat a zakomentovávat
• jsou lépe zobrazené chyby a přibylo live preview výstupu
• kód lze řetězit za sebe bodovým zápisem
• lze pracovat s poli (listy / arrays), osobami a relacemi
• část vlastností lze používat bez viditelnosti v databázi
• tvorba vlastních proměnných a snadnější hromadné podmínky
• formula dokáže plně nahradit rollup či více rollupů zároveň
• můžeme nahlížet i do databází bez přímé relace (rollup na rollup)
• desítky nových funkcí (map, style, link, repeat, parseDate, every, flat...)

Na novince je skvělé, jak do sebe vše zapadá a krásně usnadňuje práci. Tady je třeba příklad zjednodušení mé dřívější formuly, která vypíše česky název dne v týdnu - přehlednější díky řádkování, jednodušší díky použití proměnné let a hromadné podmínce s ifs.

Nové funkce

Novinek je přes 30, takže vytáhnu jen to nejzajímavější, co dokáže použít většina uživatelů:

• let / lets = tvorba jedné nebo více proměnných
• ifs = hromadné nahrazení vícero if
• dateRange = rozmezí mezi více vlastnostmi s termínem
• upper / lower = vše malým nebo velkým písmem
• style = vizuální formátování, např. tučnost, barva textu nebo barva pozadí
• repeat = opakování řetězce
• link = klikatelné odkazy, hezky lze kombinovat se style
• find = nalezení odpovídajících hodnot
• unique = nalezení unikátních hodnot, příp. odfiltrování duplicit
• filter = vyfiltrování odpovídajících hodnot
• every = potvrzení splnění všech podmínek
• some = potvrzení splnění alespoň jedné podmínky
• flat = spojení více listů (polí) do jednoho

Pár ukázek novinek

Nový bodový zápis usnadňuje tvorbu - takhle třeba spočítáme unikátní hodnoty v rámci napojené relace.

Více proměnných v rámci lets, tady třeba pro porovnání jestli je teď větší datum než termín ve vybrané vlastnosti.

I když nebudeme mít v databázi vlastnost jako Created by / time nebo Last edited time / by, formula je na pozadí může použít a zjistit třeba jméno autora záznamu nebo jeho e-mail ve workspace.

Není vám ve formule něco jasné? Zakomentujte si vybrané části kódu, ať jim porozumíte.

Díky stylování si můžeme dokonce vytvořit stylepicker - výstup pak odpovídá nastavenému štítku.

Hodí se vědět

• formuly 1.0 se automaticky převedly na verzi 2.0, může se nicméně stát, že vám některé už fungovat nebudou, pokud byly příliš komplexní - rád vám každopádně pomůžu s opravou
• vlastnosti fungují v editoru nově jako tokeny, tzn. v editoru můžete mít vlastnost s názvem Datum, pokud ji zkopírujete mimo editor, bude vypadat jako původní verze prop("Datum")
• změny v častěji používaných funkcích: concat a slice nově pracují s poli a ne stringy (klasický obsah lze spojit nadále přes +, slice je nahrazen substring), start a end se mění na dateStart a dateEnd
• dny v týdnu (day) a měsíce (month) jsou číselně posunuté - neděle už není 0, ale 7 (zbytek se nemění), leden také není 0, ale nově 1 (všechny měsíce se posouvají o 1 číslici)
• výstup formuly se nově může lišit typem, tzn. v jednom řádku třeba bude checkbox, ve 2. progress bar a ve 3. procenta
• texty (string) a čísla (number) lze nově spojovat bez nutnosti formátovat číslo na text
• je-li výstupem formuly osoba (typ pole Person), lze dle ní standardně filtrovat
• nepravdu lze nově zapisovat jako !Vlastnost, and jako && a or jako ||

Na závěr dodám, že pokud formuly vůbec neznáte, ale chtěli byste poznat a to česky, mrkněte na můj videokurz k formulám verze 1.0. A chcete-li nějakou vytvořit nebo upravit, pokračujte sem.

Moc se těším na další novinky, které do Notionu dorazí v nadcházejících týdnech a měsících. Pokud budou tak dobré jako tyhle, práce s Notionem bude opět jednodušší a příjemnější.

Chcete pomoct s novinkami nebo čímkoli jiným v Notionu? Ozvěte se mi, rád vám pomůžu.