Představení aplikace Notion Mail

Blog / Dála Musil – 10. dubna 2025

Když se loni na podzim objevila zpráva, že Notion rozšíří svůj ekosystém o e-mail, byl to pro mnohé šok. Pár měsíců je pryč a Notion Mail jde konečně oficiálně do světa. Jak funguje a co vše umí e-mail, který se používá v mnohém stejně jako Notion?

E-mailový klient nad Gmailem

Notion Mail je emailový klient, který funguje nad Gmailem a to zdarma (výjimkou budou AI funkce). To znamená, že si můžete otevřít Notion Mail a pracovat v něm s emaily a dalším obsahem, které máte v Gmailu. Pokud nepoužíváte Gmail, nemůžete v tuhle chvíli ani používat Notion Mail.

Vzájemně se synchronizuje doručená pošta, odeslané, všechny zprávy (archiv) a koš, kromě složek také třeba štítky, kategorie, hvězdičky nebo stav přečteno / nepřečteno. Co se naopak nesynchronizuje jsou koncepty (takže pokud něco rozepíšete v jednom, nemůžete pokračovat v druhém) ani e-maily naplánované se zpožděným odesláním.

Prohlížeč a Mac, brzy iOS i Outlook

Notion Mail je teď na začátku dostupný pouze v prohlížeči a jako Mac aplikace, koncem května by měla dorazit iOS verze, následovat pravděpodobně v létě bude verze pro Android a Windows. Dorazit by v nejbližší době (léto?) mělo také propojení s Outlookem, což by byla vůbec první oficiální integrace produktu Microsoftu v ekosystému Notionu.

Prostředí

Hned na první pohled by vás v Mailu měla trknout podobnost mnoha prvků s Notionem. Vlevo je hlavní menu s účtem, hledáním, pohledy (obdoba stránek), složkami a nastavením, uprostřed máme emaily daného pohledu a vpravo nahoře pak nastavení, které ovládá právě zobrazený pohled / stránku.

Jakmile si budete chtít nějaký e-mail přečíst, můžete jej otevřít na celou šířku, jako vycentrované okno uprostřed nebo jako postranní okno - stejně to funguje mimochodem v Notion databázích, když otevíráte stránky.

Vlastní pohledy á la databáze

Vadí vám, že si v e-mailových klientech nemůžete přizpůsobit každý pohled libovolně a všechny složky vypadají stejně? Tak přesně tohle v Notion Mailu udělat můžete. Zcela podle libosti si můžete udělat pohledy (jakoby stránky) na e-maily s kombinací filtrů či různým seskupením.

Všechny své pohledy včetně možnosti vytvořit nový najdete v levém hlavním menu.

Klikem na plus nahoře se vám nabídne několik možností založení - automatické skrz AI, ruční nastavení, výběr z návrhů (třeba od koho e-maily jsou či z jaké domény) nebo použití předem připravených šablon.

Pokud vyberete šablony, dostanete na výběr 15 možností, které se vám následně můžou vytvořit do menu jako nový pohled. Může jit o zobrazení dle priorit, sledování e-mailů z aplikací, seskupení dle kategorií, zprávy, sociální sítě...

Ať už si budete chtít pohled vytvořit sami nebo ze šablony, vpravo nahoře najdete ikonky, které vám pomůžou s filtrací, seskupením (groupování), nastavením vlastních polí (properties á la databáze) nebo nastavením hover akcí.

Filtrace, seskupení, vlastnosti a hover akce

Filtrace slouží k tomu, abyste si přizpůsobili, které e-maily uvidíte. Typicky můžou odpovídat nějaké složce v Gmailu, můžete si nastavit zobrazení třeba jen nepřečtených, všeho s přílohou, dle štítku, odesilatele, předmětu apod.

Druhé užitečné nastavení je groupování, tzn. seskupíte e-maily podle nějakého kritéria. Typicky je asi budete mít seřazené podle období, ale můžete je sdružit dle hvězdiček, štítků, e-mailů nebo třeba priority.

V nastavení pohledu pak můžete také doladit, jaké informace (vlastnosti / properties) mají být vidět na výpisu e-mailů.

Velmi užitečná mohou být vlastní pole. Opět obdoba toho, co máme v Notionu, kdy si do pohledu přidáte další informace, které pak na řádku daného e-mailu ve výpisu (nebo při jeho otevření) můžete nastavit. Co třeba taková textová poznámka, datum nebo označení uživatele, který je s vámi v některém workspace?

Nastavitelné jsou také tzv. hover akce, tzn. jaké ikonky chcete mít zobrazené, když najedete na řádek daného e-mailu myší.

Pohled můžete také doladit z hlediska názvu nebo ikonky. Tohle funguje stejně jako v Notionu, můžete si tak vybrat kombinaci ikonek s barvami nebo některé emoji.

Připomínky k e-mailům

Funkce, která mi přijde velmi užitečná v Notionu i v Mailu, jsou připomínky. V Mailu si reminder můžete nastavit na kterýkoliv e-mail a to navíc s možností, že se připomene vždy nebo pouze tehdy, pokud druhá strana do dané doby nezareaguje.

Tvorba e-mailu včetně bloků

Jakmile se pustíte do psaní nového e-mailu, potkáte logicky související pole pro adresáta, kopii či předmět. Více vás ale určitě potěší to, že do těla e-mailu můžete nejen psát, ale i vkládat základní bloky stejně jako v Notionu. Nadpisy, odrážky, callouty, citace, todočka, obrázky...

Jinak nechybí samozřejmě ani běžné formátování textu.

Označení stránek z Notionu

Přes zavináč @ máte také možnost označit nějaký kontakt a co je ještě lepší, stránku v Notionu. Lehká nevýhoda je, že pokud jste jako já v hodně workspacech, označovat můžete něco ze všech, ale bez prokliku nevíte, ze kterého workspace daná stránka je. Takže tip i pro Notion - pojmenovávejte stránky opravdu dobře.

Snippety pro rychlejší opakované použití

Pokud často používáte nějaký obsah v e-mailech opakovaně, co takhle si jej uložit a kdykoliv snadno vložit? K tomu slouží funkce snippetů, tzn. kousků textu, které si můžete uložit a přes lomítkové menu potom snadno vložit.

Snippety mají v Notion Mailu je ještě jednu skvělou vychytávku a to dynamická pole, což je v podstatě obdoba synchronizovaných bloků. Jakmile dáte do složených závorek nějaký obsah a stejnou závorku s obsahem budete mít jinde, můžete texty vložit hromadně do všech najednou.

Plánování schůzek / callů

Další hodně užitečná funkce? Snadná domluva callů a schůzek. Přes /schedule otevřete možnost nasdílet dostupné sloty z Notion Calendar a rovnou přidat nové tím, že vyberete datum a přetáhnete vybrané časy myší. Nastavíte název schůzky, délku a vytvoří se odkaz pro rezervaci. Váš adresát se pak už jen proklikne, vybere vhodný čas a rezervuje - funguje to stejně jako při sdílení dostupnosti přes Calendar.

Jak vám pomůže AI?

Co mě hodně mrzí je, že Notion nakonec do Mailu nenasadil AI funkci, kterou jsme měli při beta-testování - automaticky připravené odpovědi na všechny došlé e-maily. Jaké AI možnosti tak máme? V první řadě rychlé reakce, což jsou taková malá tlačítka, kdy se po kliknutí vloží rychlá odpověď v daném jazyce. Bohužel to nefunguje u všech e-mailů.

Co asi nepřekvapí, je možnost díky AI e-maily psát. Ať už půjde o nové e-maily či odpovědi, místo textů a bloků můžete dát mezerník. Pokud nějaké texty mít budete, můžete si je nechat i upravit (stylistika a gramatika, zkrácení apod.). AI by měla umět rovnou vytáhnout i informace z Notion stránek, které zmíníte, ale osobně se mi toho při testování bohužel ani jednou nepovedlo docílit.

Teoreticky nejzajímavější možnost využití AI tak může být automatické štítkování. Funguje to tak, že zadáte, co chcete zpracovávat (třeba "všechny e-maily které souvisí s Youtube") a AI potom automaticky vyhodnocuje došlé e-maily a přiřazuje odpovídající štítek. Vytvoří přitom i nový pohled a můžete nastavit, zda má daný e-mail zůstat i v inboxu nebo jen v daném novém pohledu.

Funkci můžete také aktivovat přímo nad e-mailem, který máte právě otevřený.

Na začátku vašeho používání Notion Mailu budete mít AI trial zdarma, dlouhodobě ale pak bude nutné AI koupit jako doplněk.

Hledání, příkazy a klávesové zkratky

Na závěr si pojďme říct, že se vám často určitě bude hodit hledání, na které se dostanete stejně jako v Notionu přes klávesovou zkratku CTRL / CMD + P. Otevřené okno navíc funguje jako příkazové, takže můžete rovnou dělat různorodé akce, abyste si práci s e-maily usnadnili. Nechybí ani klávesové zkratky, otevřete je stiskem otazníku.

A to je vše. Těším se na novinky, které se v Mailu objeví (kéž by to byla možnost napojení vlastních e-mailů z vlastních domén), a jsem zvědavý, jaké další samostatné aplikace se ještě dočkáme.

Něco vám nejde, chtěli byste s Notion Mailem pomoct? Dejte mi vědět.