Tipy na užitečné funkce Airtable

Blog / Dála Musil – 4. března 2022

Oblíbený no-code nástroj pro tvorbu databází, ve kterém postavíte téměř cokoliv, dnes už asi není potřeba příliš představovat. Znáte ale všechny funkce, které Airtable má? Mrkněte na základní i pokročilejší fíčury a využijte potenciál aplikace naplno.

Co je Airtable?

Airtable je služba, která se pro mnoho lidí stala synonymem moderních databází, prostředím pro týmovou spolupráci, pokračovatelem běžných tabulek z Excelů a velmi dobrého příkladu no-code aplikace, kde nemusí být člověk programátor, aby dokázal vytvořit užitečný nástroj pro mnoho typů použití. A co je na tom nejlepší? Na většinu práce vám poslouží Airtable zcela zdarma. O Airtablu jsem už mimochodem jeden článek psal a sice jak jej využít pro nábor nových kolegů do firmy.

Různé pohledy na databázi

Většina lidí používá Airtable v základním pohledu (tzv. View), kde kouká na databázi v podobě tabulky (tzv. Grid). Na jedna data se však můžete dívat i dalšími pohledy, které pro vás můžou být přehlednější anebo mají jiný účel - zkoušeli jste už kalendář, pokud jsou ve vašich databázích důležité termíny? Anebo třeba galerii, kde uvidíte svá data v podobě kartiček? V rámci placeného tarifu pak můžete zkusit také pohledy vhodné pro organizaci práce - časovou osu a Ganttův diagram.

Lišta pro úpravu pohledu

Chcete si zpřehlednit své databáze? Nahoře najdete spoustu možností, které pro mě překvapivě hodně lidí nepoužívá - skrytí sloupců, které nechcete vidět (hodí se třeba po propojeních, které nechcete vidět), filtrování záznamů, sdružení podle některého z polí, řazení, obarvení řádků dle podmínky, nastavení výšky řádku a jednoduché sdílení vč. embedování na web.

Formulář a jeho možnosti

Formulář je moje oblíbené využití Airtablu. Některé jeho možnosti však snadno přehlédnete, pokud nejste důkladní. Věděli jste třeba, že můžete některé otázky zobrazit na základě odpovědí na předchozí otázky? Dole pod formulářem pak najdete i další nastavení, ve kterém můžete mj. nastavit automatické přesměrování na libovolnou URL po odeslání formuláře.

Typy polí jako v Excelu

Pokud si rádi zjednodušujete práci, hodí se vědět, že ve sloupcích základního náhledu nemusíte používat jen běžná pole. K dispozici je i klasika z Excelu - Formula pro vytvoření libovolné funkce. K tomu pak pole, díky kterým můžete snadno pracovat s daty z jiných záložek vaší databáze (Rollup umí sumarizovat data, Count spočítat počet propojených záznamu a Lookup zobrazit data z propojených záznamů).

Vložení propojených polí textem

Občas člověk narazí na nějakou funkci úplně náhodou. Když máte propojené záložky databáze mezi sebou, můžete propojit záznamy i vložením běžného textu odjinud - např. máte nějaké názvy (třeba klientů) oddělené čárkou. Zkopírujte tento text a vložte do pole - pokud jsou dané názvy shodné v druhé tabulce, rovnou se propojí (nebo vytvoří nové, pokud tam nejsou).

Hrátky s emoji

Tohle je spíš zábavnější tip, ale osobně považuji za důležité, aby člověka práce s nástrojem bavila, tak proč tomu nepomoct nějakou drobností? Emoji se staly nedílnou součástí dnešní doby a v některých aplikacích se jejich využití z různých důvodů nabízí - třeba když si chcete zpříjemnit nebo zpřehlednit používání své databáze.

Synchronizace databází mezi sebou

Máte data jinde? Možností importu je spousta: CSV, Excel, Sheets, Numbers, Kalendář, Konktakty, XML či ruční kopie odjinud. To zajímavější je však možnost propojit také libovolné databáze Airtable mezi sebou (a ne pouze propojit data mezi záložkami jedné databáze) - v placeném režimu navíc s možností automatické synchronizace více zdrojů zároveň.

Vizualizace vlastního pohledu

Jednou z nových funkcí Airtable je Interface Designer, který vám umožní vytvořit si vlastní pohled na databázi. Pokud chcete mít o svých datech dokonalý přehled, je tohle ideální funkce k vyzkoušení. Kromě předvolených možností Review, Dashboard a Summary si pak při volbě Blank můžete díky drag & drop udělat libovolný pohled zcela na míru svým potřebám.

Automatizace bez nutnosti 3. strany

Možná znáte aplikace jako Zapier a Integromat (nově Make), díky nimž propojíte různé appky mezi sebou a necháte je dělat automaticky libovolné činnosti. V Airtable se však do automatizace můžete pustit i bez nich a propojit jej přímo s konkrétními aplikacemi, které mají s daty pracovat (např. e-mail, Slack, Twitter, Google Calendar...). Více o automatizaci.

Aplikace uvnitř databáze

Kromě automatizace umožňuje Airtable přímo ve svém prostředí využívat různé mini-aplikace a skripty (některé jsou přímo od Airtablu, některé od tvůrců jiných aplikací), které pracují s vaší databází a naplno rozvíjejí a zjednodušují práci. Což tak třeba možnost snadno hledat záznamy napříč celou databází, udělat jednoduchý graf nebo vizualizovat schéma propojení?

Rychlé šablony

Nechcete si vymýšlet a naklikávat všechny databáze sami od nuly? Nemusíte. Existují lidé, co vám s tím pomůžou - třeba já :-). A krom toho existují místa jako Airtable Universe, kde se můžete inspirovat nebo si rovnou stáhnout vhodnou šablonu podle potřeby z tisíců různých předpřipravených. Mrknout můžete i na moje šablony nebo mi dejte vědět a vytvořím vám nějakou na míru.

Příklady šablon

• nábor zájemců o práci (šablona)
• správa firemních kontaktů a adres (šablona)
• řízení úkolů (šablona)
• firemní OKR (šablona)
• reportování bugů (šablona)
• kalendář obsahového marketingu (šablona)
• CRM pro správu zakázek a zákazníků (šablona)
• kalendář eventů (šablona)
• vlastní knihovnička (šablona)
• kompletní firemní wiki (prémiová šablona)

Web postavený na Airtable

Dnešní doba přeje automatizaci a no-code aplikacím jako Airtable, takže asi nepřekvapí, že existují i tzv. web-buildery (pro rychlou tvorbu webů), které využívají data z jiných aplikací. Chcete si postavit snadno běžný web, interní nástroj, marketplace nebo třeba portál pro klienty? Zkuste pogooglit nebo sáhnout po specializovaných aplikacích typu Softr.

A thats all pro dnešek. Pokud se objeví další užitečná fíčura, do článku ji určitě doplním. Jestli vám některý z mých tipů pomůže, budu jen rád a nebojte se jej sdílet na sociálních sítích :-).

Chcete pomoct v Airtable s něčím konkrétním, zavést jej do firmy nebo zaškolit? Dejte mi vědět.