Základní tipy pro úkolové (projektové) řízení

Blog / Dála Musil – 1. února 2020

Chystáte-li se řídit nějaký projekt, pak musíte v první řadě zvládnout řídit jeho drobnější části a to až k jádru - běžným úkolům. Dnes vám předám základní, avšak stěžejní tipy ze své praxe, abyste to vše zvládli jak v klasických úkolech tak menších projektech.

Rovnou podotýkám, že v tomhle článku nenajdete žádné složité (a oficiální projektové) metodiky ani návody, jak řešit složité projekty s tisíci úkoly nebo stovkami zainteresovaných lidí. Vycházím z toho, co jsem řešil v rámci své konzultantské praxe a především pak z posledních 3 let řízení marketingového týmu. Pokud tedy řešíte třeba spuštění nového e-shopu, přípravu marketingové kampaně, zavedení nějaké služby nebo cokoliv podobného, měly by vás rady navést k úspěšnému dosažení cíle a zároveň zlepšit vaše organizační schopnosti v rámci běžné pracovní manažerské agendy. Mimochodem - pokud nemáte tušení, co je to projekt či proces, mrkněte na můj loňský článek.

Pozor na projektové pasti

Začneme tím, co už jste dost možná někdy viděli.

Tenhle diagram nám říká, že když něco chcete, může to být:

• rychle a levně, ale nebude to kvalitně
• rychle a kvalitně, ale nebude to levně
• levně a kvalitně, ale nebude to rychle

Pokud spolupracujete s někým externím, pak si jej zapamatujete určitě velmi brzy. V rámci projektového řízení se pak používá něco podobného - projektový trojúhelník (trojimperativ).

Tenhle diagram nám říká, že když se některý z vrcholů trojúhelníku změní, ovlivní to i ty další. Příkladem může být třeba to, že se některý úkol nestihne dokončit včas (vrchol Čas). To může být způsobené třeba lepším řešením (Rozsah) vykoupeným více pracovními hodinami (Náklady). Jde-li třeba o práci pro klienta, neuřízení tohoto bude vždy problém - že něco nestihnete, uděláte nekvalitně nebo bude muset platit víc peněz jej určitě nepotěší.

Řízení běžného úkolu

Pojďme se teď mrknout na stěžejní věci, které si hlídat a řešit, když potřebujete udělat nějaký standardní úkol, za který jste zodpovědní - jako příklad si dejme něco jednoduchého, třeba napsání nového článku na blog.

Zadání (shrnutí úkolu)

Logickým základem úkolu je zadání, které by mělo vždy jasně zodpovědět všechny teoretické otázky, které řešitel úkolu může mít - díky tomu se vyhnete i mnoha nedorozuměním. Bavíme-li se o článku, pak tedy musí řešit především to, o čem má text být. V rámci zadání pak vždy budete řešit taky všechny následující odrážky, které se prolínají.

Cíl úkolu

Ideální cíl by v sobě měl shrnovat i některé body níže - výstup, kvalitu a termín. V projektovém řízení se jako ideál používá tzv. SMART cíl, kde každé písmeno anglické zkratky znamená jinou metriku. Je více definic, takže vybírám tu, kterou používám nejčastěji:

• S - konkrétní (specific) - je zcela jasné, co se má udělat?
• M - měřitelný (measurable) - lze změřit, že je cíl/úkol hotový?
• A - dosažitelný (achievable) - dá se to stihnout, vyřešit, dokončit?
• R - relevantní (relevant) - má tenhle úkol smysl, je potřeba ho dělat?
• T - termínově ohraničený (time-bound) - víme, kdy musí být hotovo?

Abych to ale nedělal zbytečně složitější, můžeme si v našem příkladu říct, že cílem je zkrátka napsání dobrého článku v termínu.

Výstup úkolu

Víme, že jde o článek. Má být ale výstupem, že bude ve wordu, nebo budou rovnou nasazený v redakčním systému? Kdyby nešlo o článek, ale třeba jen napsání textu, bude potřeba specifikovat, kde text bude - v magazínu, newsletteru nebo to je příspěvek na Facebook? Čím přesnější budete, tím lepší budou i výsledky vašich řešitelů.

Kvalita výstupu

Stanovujte pokud možno kvalitu, jakou požadujete. Ta je dvojí - jednak v řízení úkolu (že to nebude trvat dlouho, nepropálíte peníze atd.), ale zároveň v tom, že to bude třeba v našem příkladu článek dobrý = užitečný, zajímavý a bez chyb. U kvality i pozor na perfekcionisty, kteří můžou trávit zbytečné hodiny na drobnostech - omezte je vždy už na začátku.

Termín dokončení

Jestli je nějaký problém v rámci špatného projektového řízení typický, pak je to určitě překročení termínu. Stanovte vždy zcela jasně, kdy je finální deadline úkolu pro daného člověka i celkové dokončení úkolu. Nechte si přitom vždy nějakou rezervu pro případ očekávaných potíží (nedaří se najít podklady) i těch neočekávaných (je potřeba vyřešit nějaký jiný ASAP úkol).

Řešitel úkolu

Bez čeho by se úkol nemohl dokončit je pochopitelně člověk, který jej bude dělat. Ačkoliv to vypadá jako samozřejmost a u běžného úkolu asi nezapomenete, že je potřeba zadání někomu předat, jakmile začnete řešit víc úkolů souběžně, může se vám to stát (taktéž pokud musí na jednom úkolu spolupracovat více lidí).

Návaznosti

Nezapomeňte do zadání úkolu vždy napsat i to, co se má dít s úkolem po jeho dokončení. Jeden úkol totiž nemusí nutně znamenat, že je vše hotové - může mít i samostatné podúkoly. Pokud šlo o článek na blog, pak to může být třeba promo článku na sociálních sítích. Ví váš řešitel, na koho úkol po dokončení své části předat?

Průběžná kontrola

Čím víc věříte řešitelům vašich úkolů, tím méně je potřeba průběžná kontrola. Každopádně pokud chcete mít vždy jistotu, zjišťujte stav, byť to bude třeba jen jednoduchou otázkou "jak to vypadá?". U projektů se bez kontroly neobejdete nikdy, protože když máte za něco zodpovědnost, musíte to zvládnout a kontrola se od vás očekává.

Řízení jednoduchého projektu

Gratuluji, zvládli jste dokončit jeden úkol :-). Teď si to ještě zkusme víc rozvést, protože takových úkolů budou v běžném projektu desítky až stovky. Výše zmíněné body teď musíte řešit i na úrovni celého projektu a k tomu přidat ještě pár dalších.

Shrnutí projektu

Zatímco v normálním úkolu zvládnete sepsat vše do jednoho odstavce, v případě projektu už je lepší důležité body oddělit. V rámci shrnutí projektu (nebo briefu, plánu...) tak nezapomeňte říct mj. k čemu to bude (cíl, záměr), co se bude dělat (výstup) a kdy to má být (termín). A co dál?

Rozpočet

Většina lidí si pod rozpočtem (aka budgetem) představí hlavně peníze a není tady samozřejmě co rozporovat. Vždy musíte co nejlépe (obvykle alespoň přibližně) vědět, za kolik půjdou vaše záměry a výstupy zrealizovat. Rozpočtem jsou ale třeba i lidské zdroje - budete mít dostatek lidí, abyste vše v pohodě zvládli?

Harmonogram

Pro odhad lidských zdrojů stejně jako pro plánování práce vám dobře poslouží harmonogram projektu. V něm musíte řešit v první řadě fáze, činnosti a nejdůležitější úkoly vedoucí k dokončení projektu. Následně si k nim připravíte termíny (myslete i na rezervy) a určíte, kdo je za co zodpovědný. To vše pak rozsekáte na menší kousky, opět nastavíte termíny a zodpovědnosti a takhle pokračujete do té doby, dokud to dává smysl - na konci pak budete mít sestavený ideální plán.

Při tvorbě harmonogramu myslete na to, že některé úkoly lze dělat souběžně, ale u některých naopak bude pro zahájení potřeba dokončit nějaké předcházející úkoly. Jde-li o důležité body (tzv. mezníky), hlídejte si je průběžnou kontrolou opravdu důkladně. Mimochodem pokud pracujete u úkolů s rozmezím dokončení, kdy je deadline někde v rámci daného rozmezí, pak není od věci si z mnoha důvodů spočítat nejrychlejší a nejpomalejší možný termín dokončení.

Posledním bodem, kterým tady musím zmínit, je tzv. Ganttův diagram. S ním si můžete hrát (a tunit) podle potřeby a je to za mě asi nejlepší způsob vizualizace projektového harmonogramu.

Zodpovědnosti

V dřívějších odstavcích jsem zmiňoval, že je potřeba mít v úkolech řešitele a v rámci harmonogramu zodpovědné osoby. Díky tomu, že svou celkovou zodpovědnost v rámci některých úseků projektů delegujete, si uvolníte ruce na jiné úkoly a budete moci snadněji kontrolovat a směřovat projekt jako celek.

Zastupitelnost

Poslední důležitý bod, nad kterým byste se alespoň trochu vždy měli zamyslet, je zastupitelnost pozic - a to zejména těch nižších. Za své zástupce zaskočit nejspíš zvládnete, ale konkrétní úkoly, kde často bývá potřeba opravdová oborová specializace (o ní a multioborovosti jsem psal v lednu), asi jen tak nevyřešíte. Kde to jde, zkuste počítat se záložním člověkem.

Pro dnešek jsme na konci a tak doufám, že maximum tipů z dnešního článku uvedete do své praxe co nejdříve. Přeji vám co nejlepší průběh vašeho příštího úkolu či projektu :-)

Projektové řízení sami nezvládnete a potřebujete pomoc? Ozvěte se mi, rád vám pomůžu.