Projekty a procesy. Co je co a proč je řešit

Blog / Dála Musil – 5. ledna 2019

Občas se potkávám s tím, že někteří lidé zaměňují slova projekt a proces. Oboje sice sloužení ke zdárnému (s)plnění něčeho, ale daleko více je odlišností. Přečtěte si co je projekt a co proces, proč je řešit a samozřejmě i jak je řešit, aby vám k něčemu byly.

Co je co?

Zatímco Projekt znamená de facto rozvrh (něco chcete obvykle vytvořit, zavést či změnit) a má téměř vždy nějaký konec, slovo Proces značí postup/návod a týká se opakující se činnosti. Projektem je třeba nová pracovní zakázka, procesem pak činnost, co řešíte třeba každý týden či měsíc.

Příklad z praxe? Dejme tomu, že si chcete založit internetový obchod. Projektem pro vás bude už samotné založení, tedy např. výběr e-shopového řešení, nalezení dodavatelů a zalistování produktů do systému. Když e-shop spustíte (a tedy dokončíte projekt založení), budete muset ladit procesy, třeba ten stěžejní objednávkový (např. zákazník objedná, přijde mu e-mail, objednáte zboží u dodavatele, zabalíte zboží, odešlete jej).

V rámci projektů a procesů je dobré vědět i to, že spolu velmi úzce souvisí. Děláte-li často nějaký projekt - a nemusí jít o nic velkého, třeba jen napsání článku na blog - vyplatí se vám vytvořit proces v podobě checklistu, z něhož odškrtáváte vyřešené menší úkoly (napsat článek, vytvořit nadpis, nahrát na web, sdílet na sociální sítě apod.). A funguje to i opačně - můžete vytvořit projekt, v rámci něhož navrhnete nebo upravíte své dosavadní procesy.

K čemu je projektové řízení

Budete-li mít dobře připravený a řízený projekt, potom budete fungovat velmi produktivně. Byť bývá většina pracovních projektů nových, kde je těžší mj. dobře rozplánovat práci nebo dodržet finanční rozpočet, některé se s drobnými změnami opakují - v mém případě to jsou třeba pravidelné kreativní kampaně, které řeším v Sanasportu právě v pozici projekťáka. Díky využití vyladěných procesů vás pak málokdy něco překvapí.

Co je v rámci projektového řízení podstatné? Zejména nutnost přípravy (např. sepsání briefu pro ostatní členy týmu), stanovení priorit a příp. fází projektu, správné plánování úkolů (mnohdy budete pracovat na více projektech současně) jak z hlediska termínů, časového a finančního rozpočtu, ale i volby vhodného řešitele úkolu, a samozřejmě i kontrola realizace úkolů, tj. že vše jede (a dokončí se) podle plánu. Chcete-li vědět víc, mrkněte do samostatného článku.

K čemu je procesní řízení

Kdo pracuje systematicky a má dobře zpracované procesy, tedy opakující se činnosti, ten bude fungovat velmi efektivně - snadněji, rychleji a s menší (ideálně nulovou) chybovostí. Navíc když narazíte v rámci procesu na nějaký problém, můžete jej okamžitě opravit, takže víc než jinde tady platí chybami se člověk (resp. proces) učí. Osobně mám procesy velmi rád, protože udělat jednoduchý odškrtávácí checklist zvládne zajisté každý (inspirujte se, jak pracuji já).

Máte-li fungující firmu, pak pro vás má zavedení procesů a jejich důkladné popsání dva další důležité důvody - daleko snadněji zaškolíte nové zaměstnance, kteří budou moci postupovat krok po kroku dle návodu. Krom toho vám funkční procesy hodně pomohou v rámci designu služeb, protože si zákazníci nebudou třeba dokola stěžovat na stejné problémy. Když budete mít navíc i další součásti znalostní báze, půjde vám vše ještě efektivněji.

5 mých základních tipů k projektům

• Vždy se snažte mít co nejpřesnější zadání úkolů a termínů, ať šetříte čas a příp. nedorozumění
• Mějte přehled o tom, kdo zrovna co dělá, ať nějaký úkol zbytečně nestojí, protože jej nemá kdo řešit
• Dejte členům týmu vždy vědět, na koho mají dál delegovat řešení úkolu po dokončení
• Pokud to jde, mějte k projektu předpřipravený proces - nejhorší je nevědět kudy kam
• Pravidelně kontrolujte stav projektu, ať máte jistotu, že se stihne dokončit včas

5 mých základních tipů k procesům

• Jestli je nemáte, okamžitě je zaveďte pro všechny činnosti, co se opakují minimálně 1x měsíčně
• Máte-li jednoduchý checklist, mějte stranou také připravený podrobněji vysvětlený návod
• Kontrolujte, že všichni procesy v maximální míře dodržují, mnohdy to jinak finančně zabolí
• Když zjistíte, že v procesu něco chybí nebo je špatně, snažte se jej opravit a vylepšit co nejdřív
• Nedělejte procesy jen proto, aby byly, nebo abyste získali certifikaci typu ISO

Jak řeším své procesy a projekty

Jsem zastáncem jednoduchosti až minimalismu (a taky píšu články pro normální lidi, proto nemám v plánu používat tuny odborných výrazů a metod) a to samé bych alespoň pro začátek doporučil i vám. Osobně si vystačím jen s pár nástroji - dříve to byly Evernote a Freelo, dnes je rád doplňuji ještě o databázový Airtable a Balsamiq pro tvorbu schemat (např. procesních diagramů). První tři můžete v základním režimu používat zdarma, takže je určitě neváhejte vyzkoušet.

Pro dnešek je to vše, v budoucnu projektové a procesní řízení pravděpodobně rozeberu podrobněji v samostatných článcích. Věřím, že vám ten dnešní článek víc vysvětlil nejasné a zlepšíte sebe či své podnikání jak projektově tak procesně - jednoznačně se to vyplatí, uvidíte :-)

Potřebujete poradit s projektovým nebo procesním řízením? Pak se mi ozvěte, rád vám pomohu.