Jak používám Freelo pro organizaci práce a řízení týmu

Blog / Dála Musil – 8. listopadu 2019

Českou službu Freelo pro projektové řízení používám už téměř 4 roky a trávím v ní hodně pracovního času. Organizuji v něm nejen většinu své práce, ale také v něm řídím práci marketingového týmu Sanasportu, kde mj. služba slouží jako hlavní pracovní prostředí pro celou firmu. Co a jak používám, co se mi (ne)líbí a jaké tipy pro větší efektivitu a produktivitu doporučuji?

O Freelu jsem už na blogu párkrát psal, jednou i ve větším článku. Od té doby uplynuly 3 roky a částečně se změnilo jako moje pracovní workflow, tak samotné Freelo, které funkčně nabobtnalo (při pohledu na roadmap se divím, kolik věcí tehdy ještě nebylo a dnes jsou pro mě samozřejmé). Nebudu už tedy psát o základech typu proč službu používat a že je daleko lepší mít na úkoly systém než vše řešit po emailech, od toho slouží odkaz výše. Teď pojďme na to, jak z Freela vyždímat maximum.

Obecné principy

Na úvod je dobré zdůraznit, že pokud člověk sám nepoužívá vhodné pracovní techniky, Freelo ho nespasí. Co mám na mysli?

• zakládat ideálně na vše úkol, protože hlava si vše bohužel nepamatuje
• snažit se plánovat úkolům termíny, aby se z toho nestalo jen odkladiště
• umět jednotlivé úkoly správně prioritizovat podle důležitosti
• nastavit si jasné workflow, typické rutiny, co kdy jak dělat
• více o efektivitě práce jsem psal třeba tady, o projektovém řízení tady

Organizace vlastní práce

Každý týden řeším ve Freelu minimálně 100+ různých úkolů, takže je pro mě dokonalá organizace velmi důležitá. Vzhledem k nutnosti managovat marketingový tým se vždy nejdříve věnuji úkolům pro ostatní, mj. proto, aby kvůli mě nestála nějaká jiná práce. Jakmile vše dořeším, jdu na své vlastní úkoly.

Pravidelné úkoly se snažím dělat vždy ve stejné dny v týdnu. Typicky to jsou třeba v pondělí briefy a přípravy kampaní či porady, v úterý feedbacky, a třeba na čtvrtek nechávám kreativnější úkoly (např. designování nových stránek), kde vím, že budu potřebovat více času. Podobný režim rozhodně doporučuji každému, kdo si ho takto může přizpůsobit.

Vstupním bodem je pro mě dashboard, který lze ve Freelu už docela slušně přizpůsobit. Dlouho jsem používal základní náhled na všechny úkoly, nicméně i pouhé skrolování zabírá zbytečný čas, a zároveň pak pochopitelně může tahat pozornost na úkoly, které nejsou zatím prioritní. Od zavedení filtrů tak testuji různé varianty a aktuálně nejdůležitější jsou pro mě filtry Moje dnešní úkoly (základní dashboard), Moje úkoly tento týden a Marketingový tým +7 dní (ať vím co koho v nejbližších dnech čeká a mohu rychle měnit - btw plovoucí termíny jsou skvělá fíčura).

Na dashboardu je taky defaultní filtr moje priority, do něhož přidáte úkoly hvězdičkou. V něm mám "lajknuté" důležité dlouhodobé úkoly jiných lidí nebo bez řešitele, moje nejdůležitější dlouhodobé úkoly bez termínu a pak úkoly, které jsou pro mě důležité a potřebuji je občas urgovat (typicky programátorské úkoly, kdy potřebujete už měsíce nějakou funkcionalitu a zatím na ní nebyl čas :-). Počet těchto úkolů je naštěstí už výrazně menší od chvíle, co umí Freelo notifikovat připomínku k úkolu.

Za zmínku stojí určitě i kalendář, který používám zejména tehdy, když nestíhám a potřebuji prioritizovat úkoly posunutím termínů. V kalendáři je totiž přesun nejrychlejší možností, kterou jsem objevil taky až časem (postupně vás to klikání u jednotlivých úkolů začne štvát...). Můj náhled je vzhledem k počtu úkolů vždy na celý měsíc.

Funkcí, jejíž přidání do Freela mě pak velmi potěšilo kvůli efektivitě, jsou šablony úkolů. Pokud děláte něco pravidelně, pak si rozhodně na vše připravte proces = šablonu úkolu s checklistem (nebo celého todolistu či projektu). V rámci e-shopu Sanasportu mám šablony např. pro marketingovou kampaň či vánoční úkoly, založení nové značky, produktové kategorie, procesu či článku anebo třeba úpravu obchodních podmínek. Když jsme u šablon, za zmínku stojí i databáze Freela, kde jsou i dvě šablony ode mě - pro tvorbu nové kategorie v e-shopu a nastavení A/B newsletteru v Mailchimpu.

Organizace firmy a projektů

Freelo používáme nejen pro marketingový a vývojový tým, ale běží na něm i část organizace dalších oddělení, např. zákaznického centra nebo skladu - pohybuje se v něm tak kolem 30 lidí. Pokud jde o projekty, nevyužíváme je tedy běžně v klasickém pojetí (byť jsou výjimky, kdy je projekt skutečně projekt), ale spíš jako témata. Máme jich přes 20, mezi základní patří např. Marketing, Kampaně, Produkty, Redesign, Vývoj apod.

Organizace a řízení týmu

Pár tipů ohledně projektového a procesního řízení jsem už psal tady. Pro efektivní a produktivní řízení týmu nejen ve Freelu je základním předpokladem to, že máte dokonalý přehled o všem, co se děje, dokážete správně nastavit systém, kdy je všechno všem maximálně jasné, a to vše zvládnete ještě vhodně naplánovat.

Termíny používáme jako priority, tzn. každý má jasno v tom, co ho kdy čeká (a ví, co musí stihnout, než začne dělat něco jiného). Protože ne vždy jde ale vše podle plánu, je důležitá i kontrola, k čemuž slouží funkce připomínka. Díky ní byste měli snadno zvládnout ohlídat, že se úkoly stihnou dokončit včas. Pro rychlé přesouvání termínů je pak skvělý už zmiňovaný kalendář, protože máte přehled.

Čerstvější funkce priority nám slouží k prioritizaci úkolů, které jsou ve stejný den. Červený vykřičník znamená, že úkol musí být hotový nejpozději daný den. Oranžový vykřičník pak že jde o prioritní úkol, který má přednost před staršími úkoly, které se nestihly v termínu a svítí červeně. Všechny priority a termíny pak přebíjí "pokyn shora", tj. když je něco potřeba extrémně ASAP, že nemá smysl ani nastavovat vykřičník.

Funkce štítky nám pomáhá překvapivě víc, než jsem původně čekal. Nastavení štítku je rychlejší než psát komentář a zároveň umožňuje vše sledovat z dashboardu či todolistu, aniž by bylo nutné jít na detail úkolu. V marketingovém týmu jsme zatím zavedli štítky Porada (bude porada k danému tématu nebo ve smyslu přijď se poradit, než začneš úkol řešit), Čeká (není hotový úkol, bez něhož nelze začít, nebo čekáme na podklady z venku, třeba od dodavatelů), Ke kontrole (to je snad zřejmé :-) a Na překladu (protože řešíme i slovenský e-shop).

Bez ohledu na termín nebo prioritu úkolu je samozřejmě extrémně důležité zadání, protože čím je přesnější, tím méně vznikne dotazů a nedorozumění. S tím souvisí nejen vymezení toho, co je potřeba udělat, ale mnohdy i návazností - tj. jasně říct, kdo další má na úkolu pokračovat, když svou část dokončí ten před ním. Trochu vám v tom může pomoci i novější funkce, kdy můžete přiřadit v úkolu jednotlivé podúkoly různým lidem, kteří tak mohou někdy pracovat i souběžně (nebo alespoň vidí, na koho dál úkol předat, protože nedokončili svůj podúkol).

Začátek týdne nám slouží obvykle pro nejtěžší úkoly a kampaně, protože je tak největší šance, že se vše včas stihne, i když do toho někdo hodí vidle. Lehčí a rutinní úkoly se pak řeší spíše koncem týdne, kdy už člověk nepotřebuje tolik přemýšlet. Asi očekávanou samozřejmostí je kratší porada (kolem 30 minut) začátkem týdne, kdy řešíme mj. co nás daný týden čeká nebo co je potřeba zlepšit.

K tomu nám slouží i funkce výkazy - pokud totiž neměříte, jak efektivně pracujete, nemůžete to nijak zlepšit. Snažíme se tak kontrolovat, co jak dlouho trvá, a přijít na kloub tomu, proč by to nešlo řešit lépe, snadněji či rychleji. Pokud čas vykazujete, bude se vám hodit i obecný úkol, který se u nás jmenuje administrativa. Do ní se dává vše, co nelze vykázat k jednotlivým úkolům - padají sem porady, schůzky, kontroly e-mailů, notifikací apod. nebo třeba nečekané věci (když se něco podělá a vy to musíte akutně řešit, takže nezbývá čas na založení nového úkolu).

Drobnost na závěr - funkce lajknutí komentáře může někomu připadat zbytečná, ale u nás má také smysl - používáme ji jako souhlas/potvrzení/přečetl jsem/líbí se mi to.

Další funkce, bez nichž se neobejdu

• zkratka pro přiřazení úkolu sobě (najet myší + m)
• historie změn u úkolu, protože snadno zkontrolujete, co se kdy dělo
• tlačítko + na rychlý úkol v menu (škoda, že zatím neumí vkládat ze šablony)

Co mi chybí?

Zatím jsem napsal hodně o tom, co Freelo umí a jak to používáme. Na druhou stranu jsou věci, které zatím neumí, ačkoliv bych je třeba já moc rád viděl. Které to jsou?

• hromadná akce na více úkolů v todolistu pro přiřazení člověka nebo termínu
• nastavení vlastních klávesových zkratek (např. přiřazení úkolu někomu či nastavení termínu)
• automatizace, kdy se např. úkoly ze šablony přiřadí vždy konkrétním lidem
• návaznost a závislost úkolů (např. druhý úkol se neaktivuje, dokud není dodělaný první)
• plánování/zobrazení projektů/todolistů á la Ganttův diagram
• lepší vyhledávání, najít něco staršího teď není zrovna snadné
• hromadné mazání souborů z projektů
• možnost vytvořit v komentáři úkolu tabulku nebo oddělující linku
• lepší reporting (součty a rozpočty časů v todolistech, filtry ve výkazech apod.)

Závěrečné Freelo desatero

• kontrolujte si každý den své úkoly, a pokud máte nějaké červené, okamžitě s nimi něco udělejte
• úkoly zadávejte vždy s maximem informací, ať se řešitel nemusí doptávat na to podstatné
• když uděláte nějaký úkol, tak ho předejte dál na toho, kdo jej zadal, nebo kdo úkol původně založil
• žádný jasně zadaný úkol nesmí zůstat bez řešitele
• používejte termíny, když úkol zadáváte, a hlídejte si dodržení termínu
• když vám někdo dá úkol s termínem, tak dodržte dokončení v daném termínu
• neřešte v úkolech věci nesouvisející s úkolem, ale zakládejte úkoly nové
• neotevírejte neustále staré dokončené úkoly, ale zakládejte úkoly nové
• úkoly zadávejte vždy do správných projektů a todolistů
• dodržujte tohle desatero, protože tím pomůžete sobě i své firmě :-)

K Freelu je to z mé strany pro tuhle chvíli vše a věřím, že si ve článku třeba najdete nějakou zajímavou inspiraci, kterou začnete používat. A na druhé straně, klidně mi napište, co a jak používáte vy, ať se mohu třeba inspirovat i já :-)

Chtěli byste ve firmě začít používat Freelo, ale potřebujete s něčím poradit? Ozvěte se mi, rád vám pomůžu.