Evernote & Freelo: dvojka, bez níž se neobejdu

Blog / Dála Musil – 22. října 2016

Práce na volné noze s více klienty má jedno úskalí - člověk musí tříštit pozornost na více míst a není to produktivní. Dnes vám proto představím své pracovní workflow a dvě stěžejní online služby, bez kterých se při práci neobejdu.

Jak dnes vlastně dělám

Počet klientů jsem už hodně zredukoval, protože pokud má mít spolupráce smysl, něco jako 2 hodiny týdně na klienta jsou vážně málo a mám rád dlouhodobé spolupráce. Dnes už dělám nejradši man-day, tzn. celý den pro jednoho klienta, a ideálně přímo u něj. Když jste přímo v prostředí dané firmy, krom toho že je vše včetně komunikace rychlejší, má člověk větší drajv.

Doma dělám už jen jeden den v týdnu a bohužel je to i můj nejméně produktivní den. Počet klientů jsem ustálil na čtyřech, k nim je občas jeden nárazový agenturní (tímto se zároveň omlouvám všem zájemcům o spolupráci, ale volno nebudu mít dříve než ve druhé polovině příštího roku). Jak to probíhá?

Způsoby spolupráce

Ve chvíli, kdy se pustíte do dlouhodobých spoluprací s větším množstvím hodin, objevíte velký problém - komunikaci už nelze řešit pouze přes telefon a email. V tomhle má osobní docházka ke klientům samozřejmě velké plus, ale i tak pořád musíte mít nástroj, ve kterém budete vše řešit. Dnes používám hlavně dva - první slouží jako moje osobní centrála, druhý pak jako prostředí pro řešení úkolů. O jednom jste si mohli přečíst loni v červnu v mém článku Užitečné služby a nástroje pro podnikání a marketing, druhý tehdy ještě nebyl na světě.

Evernote = osobní centrála

Hodně mě mrzí, že jsem Evernote objevil v podstatě nedávno - na jaře 2014. Začít ho používat dřív, ušetřil bych si obrovské množství času. Evernote obecně slouží pro uživatele jako databanka/archiv, do níž si ukládají všechno možné, primárně poznámky všeho druhu, seznamy, přílohy, fotky, výstřižky... Jednotlivé poznámky si pak ukládáte do Zápisníků a Složek, můžete štítkovat, posílat si poznámky z emailu přímo do Evernote atd. Zní to složitě? Dejme si rovnou názorný příklad, jak to dělám já.

Jak používám Evernote

Moje využití Evernote je asi jiné než u většiny lidí. Neslouží mi tolik jako archiv, ale přímo jako pracovní prostředí, v němž všechno řeším. Zjednodušeně mám tři složky - Inbox (složku, kde jsou nejdůležitější poznámky a kam padá vše nové, co musím vyřešit), Osobní (kde ukládám nepracovní věci, a tedy je asi nejbližší účelu, pro který Evernote vznikl) a Pracovní (rozdělené převážně podle klientů).

V jednotlivých pracovních složkách mám poznámky téměř ke všemu. Typicky mám tak třeba u jednoho klienta základní harmonogram práce (tzn. to-do list), všechny faktury, poznámky k téměř všem úkolům co jsme řešili, články, výstupy z dotazníků (třeba pro marketingové poradenství), zpracované analýzy (třeba webu), statistiky (třeba emailingu) atd. Kdykoliv tak snadno najdu, co právě potřebuji. Ty nejdůležitější zároveň s klientem sdílím, takže vždy vidí třeba aktuální statistiky kampaně nebo může de facto živě sledovat, jak píšu článek.

Vše na jednom místě

Pro mě osobně je nejdůležitější součástí v Evernote Inbox, resp. poznámka s jednoduchým názvem "Plán". V něm začínám každý pracovní den, protože si sem píšu mj. na jaké čekám platby, kolik budu fakturovat za aktuální měsíc a hlavně co mám kdy dělat. Poznámku používám jako poznámkový kalendář a nemůžu si vynachválit jednoduchost. Prostě si napíšu datum a k tomu co mám udělat, co se bude dít - ať už jde o práci nebo osobní život - a vždy do konce roku.

Mám jet na schůzku? Koná se nějaká akce? Je nutné udělat fakturu? Čekám na nějaký email? Mám uzávěrku pro článek? Vždy jsem okamžitě v obraze. Někdo dává přednost todo aplikacím a kalendářům, ale mě v takových systémech chybí přehlednost, možnost rychle úkoly přehazovat a hlavně psát si poznámky navíc. Jestli chcete jeden jediný nástroj, v němž budete všechno řešit, Evernote zkuste - nic lepšího není.

Freelo = prostředí pro spolupráci

Co když musíte dělat s dalšími lidmi? Evernote sice umožňuje, aby poznámku upravovalo více lidí, ale rychle jsem zjistil, že tudy cesta nevede. Zkoušeli jsme, že mi klient doplňoval úkoly a připomínky do poznámek, ale byl v tom jen chaos. A to jsme byli jen dva. Evernote je pro "soukromou" práci, ne pro kooperaci s dalšími. Jsem proto moc rád, že jsem letos na jaře objevil Freelo. Jde o aplikaci pro řízení projektů, navíc českou, takže ji rychle pochopí každý trochu počítačově gramotný našinec. Používám ji se dvěma klienty, brzy přibude i třetí a doufám že i všichni další. Proč?

Přehlednost nade vše

Kdo někdy řešil větší úkol/projekt, na němž se muselo podílet více lidí, ten zná všechna ta utrpení. Lidi si přehazují emaily, složitě se hledají přílohy, není jasné kdo má zrovna úkol řešit atd. Všechny tyhle potíže Freelo odstraňuje. Používat jsem ho začal díky spolupráci se Sanasportem a rychle jsem zjistil, jak šetří čas.

Založíte si projekt, v něm máte jednotlivé todo listy a v nich jednotlivé úkoly. Všechny drobnosti úkolu řešíte právě v úkolu, takže se nestane, že pak hledáte hodiny přílohu někde v emailu, ale je prostě nahraná u úkolu. Nemusíte ani hledat zdlouhavě komentář kolegy, protože ho napsal do stejného úkolu. Navíc si nastavujete termíny, přiřazujete kdo má úkol na starost a když ho dokončíte, schová se vám do archivu.

Pro spolupráci v týmu i s klientem

Na Freelu se mi podobně jako na Evernote líbí jednoduchost. V současnosti řešíme třeba redesign eshopu jiného klienta a agentura chtěla vše řešit přes Google dokumenty. Zkoušeli jste někdy takhle řešit třeba jednotlivé wireframy? Prostě to nejde. Tak jsem agenturu pozval do Freela. Máme projekt Redesign eshopu, todo list mj. Wireframy a každý jeden WF je jeden úkol. Agentura vloží návrh, já ho okomentuju, vše může sledovat (nebo se zapojit do diskuze) klient. Navíc u úkolu vykazuji čas (klient je v obraze) a nemusím si potom počítat odpracované hodiny pro fakturaci někde v excelu.

Jakmile dostanu do Freela všechny své klienty (fakt se na to těším), nebudu už v podstatě ani muset chodit na email. Úkoly si zadáme tam, všichni uvidí co se řeší a kdo co řeší, jaký to má termín atd. Sám můžu rychle přeskakovat mezi Projekty (rozdělené převážně podle klientů) a když se v nějakém úkolu objeví nový komentář, vyskočí mi notifikace, takže se nestane, že bych něco přehlédl. Tahle aplikace není nic nového, ostatně sama se inspirovala známějším Basecampem, ale čeština a jednodušší ovládání mi z ní udělala vážně nepostradatelného pomocníka. Pokud něco děláte ve více než dvou lidech, Freelo vyzkoušejte, bude se vám líbit.

Žádnou motivační řeč na závěr vám tentokrát psát nebudu. I když... :-) Chcete být úspěšní? Používejte správné nástroje a samozřejmě dělejte svou práci jak nejlépe umíte. Howgh :-)

Chcete poradit jak efektivně používat Evernote nebo Freelo ve vaší firmě? Napište mi.