Co dělám, abych byl efektivní a produktivní

Blog / Dála Musil – 3. února 2019

Je to už pár let, co jsem na blogu naposledy psal o efektivitě a produktivitě. Od té doby se moje pracovní návyky hodně posunuly a zlepšily, takže bych vám dnes rád prozradil, co a jak v současnosti dělám, aby mi šla práce co nejlépe od ruky.

Rozdíl mezi efektivitou a produktivitou

Začneme tím, co (doufám) všichni víte. Pracovat efektivně znamená pracovat rychle a bez chyb. Pracovat produktivně pak znamená dělat to, co je důležité. Zjednodušeně tedy efektivita znamená dělat věci správně a produktivita pak dělat správné věci. Chcete-li být pracovně úspěšní, pak musíte ovládat jak efektivitu tak produktivitu. Jak pracuji já?

Zapisování všeho

Jestli je jedna rada, kterou najdete snad všude, pak je to právě tahle - všechno si někam pište. Můžete si myslet, že si všechno pamatujete, ale dost o tom pochybuji. Zapsání zabere pár vteřin, ale jistota zaznamenané informace je k nezaplacení. Druhak si bez toho, že budete mít někde všechny informace pohromadě, nikdy nedokážete práci přesně zorganizovat. Já si píšu cokoliv mě napadne, ať už do Evernote (jak jej používám jsem psal tady) nebo do připomínek v mobilu. A nejde tady jen o pracovní věci, ale i ty osobní, třeba klasiku typu co nezapomenout koupit.

Plánování vlastních úkolů

Když mám informace někde evidované, můžu s nim dál pracovat. V rámci osobního i pracovního života se snažím mít každý den vždy maximálně jeden velký úkol/činnost (např. analýza webu, delší schůzka či článek na blog). V práci je ideální, když je onen hlavní úkol také ten, co vás nejvíc posune, resp. je nejdůležitější. Kolem hlavního úkolu pak skládám ostatní menší věci, co je potřeba ten den řešit.

Plánování úkolů ostatních

Kromě svých úkolů řeším také úkoly u klientů, což třeba v případě Sanasportu znamená management úkolů všech členů marketingového týmu. Tady musím brát navíc do úvahy řadu pevných termínů, které je potřeba stihnout, takže plánuji obvykle třeba týden dva předtím, než je potřeba úkoly řešit. Znám mimochodem lidi, co si jako termíny dávají data, kdy by úkol měl být hotový - v našem případě termín znamená spíše "začni na tom dělat", což je podle mě lepší přístup - je totiž menší šance, že do toho něco vleze a deadline se nestihne. Máte-li také tým lidí, pak vám doporučím nedávný článek mj. o projektovém řízení.

Rozvržení pracovního dne

V tomhle jdu proti běžným doporučením, která říkají, že by člověk měl udělat největší úkol ráno a třeba emaily řešit až po obědě. Já naopak ráno projdu emaily a reaguji na to, co je akutnější (ne vždy na všechny emaily) a následně se pustím do čistky drobnějších úkolů, příp. u Sanasportu kontroly notifikací z úkolů a jejich řešení, protože jsem zodpovědný i za ostatní. Střední a větší úkoly (včetně toho nejdůležitějšího pro daný den) řeším typicky až po obědě. Semtam, když se mi večer chce něco dělat, pracuji i před spaním - často mívám takhle po večerech nejkreativnější náladu za celý den.

Řešení úkolů

Jak si vybírám, co řešit? Jak jsem psal o odstavec dříve, začínám čistkou menších úkolů - důvod je mj. ten, že když vám svítí na daný den třeba 10 úkolů a ráno z toho 6-7 odbouchnete během pár minut, funguje to dobře na psychiku (kdybych řešil velký úkol, stále bych měl v hlavě, že mě pak ještě čeká spousta menších). Druhé pravidlo, které držím, je omezení multitaskingu. Nemyslím teď, že se nenechám ničím vyrušit, ale to, že vždy úkol dokončím, než začnu řešit jiný (i když to třeba znamená pozdější oběd apod.). Pro kreativnější profese je možná fajn skákat mezi úkoly, ale mě osobně myšlenka nedokončeného předchozího úkolu neskutečně irituje.

Když nevíte, co řešit

Dostanete-li se do situace, kdy před sebou máte vícero úkolů a nevíte, v jakém pořadí je řešit, zkuste začít vždy tím nejjasnějším. Zároveň je fajn úkoly rozkouskovat na drobnější, protože jejich řešení bude vypadat snadněji, než jak vypadá celkový úkol. Když budete takhle postupovat krok po kroku, nakonec vše vyřešíte hravě. Z hlediska produktivity vám pak pomůže třeba známá Eisenhowerova matice, která dělí úkoly na důležité/nedůležité a naléhavé/nenaléhavé. Mj. vám napoví, co můžete odložit, delegovat nebo vůbec nedělat.

Eisenhowerova matice

Velké/dlouhodobé projekty/úkoly

Lehce navážu k odstavci výše. Pokud před sebou máte něco velkého, nebojte se toho. Berte v potaz, že konzistence je důležitější než intenzita - v překladu tedy nejde o to, abyste zmákli vše najednou, ale abyste to dělali pravidelně. Dáte-li si jako cíl napsat knihu, tak vás tenhle obří úkol možná odradí. Ale cíl jeden odstavec denně už reálný je, že? Asi jste to už někde četli, ale jedna malá věc denně znamená ročně 365 malých věcí a v součtu z toho může být věc velká. Ostatně kdybych si v roce 2013 dal jako cíl napsat na blog třeba 50 článků, tak budu váhat, jestli do toho chci jít. Místo toho jsem začal psát s cílem alespoň 1 článek měsíčně. Výsledek? Už je jich skoro 80.

Pravidelné úkoly

Co se týče úkolů, které se opakují, mám dvě základní pravidla. První je nastavení vždy stejného termínu - jde-li o týdenní úkol, pak jej řeším vždy ve stejný den týdne (např. pondělní rozplánování úkolů). Jde-li o úkol měsíční, pak jej řeším ve vhodný stejný termín, např. poslední den měsíce (rozeslání faktur klientům), den před pravidelnou poradou (report) nebo třeba první víkend v měsíci (aktuální nastavení psaní článku na tenhle blog). Druhým pravidlem je zavedení checklistu pro všechno, co se skládá z vícero podúkolů - díky tomu mám jistotu, že na nic nezapomenu. Více nejen o procesech si můžete přečíst v mém lednovém článku.

Důležitost spánku

Nepodceňujte to, jak dobře spíte. Sám jsem to dřív dělal špatně - chodil jsem spát pozdě a nepravidelně, taktéž jsem různě vstával. Mnohdy jsem navíc spal dost krátce. Situaci změnila až jedna kniha, kterou jsem četl loni v létě, a svůj spací návyk jsem razantně upravil. Ačkoliv jsem pracoval vždy velmi rychle a efektivně, díky tomuhle jsem ještě rychlejší, lépe a jasněji mi to myslí a nedostávám se téměř vůbec do pracovního stresu. Mohl bych tady toho k pozitivům spánku včetně vlivu na zdraví napsat ještě hodně, ale raději vás odkážu na svůj samostatný a rozsáhlý článek, který jsem na základě zmíněné knihy loni sepsal.

Potřeba relaxace

Workoholismus je krátkodobě účinný, ale dlouhodobě vás může dovést k vyhoření. A to fakt nechcete. Podobně jako spánek je důležitý i normální odpočinek. Loni jsem necíleně z chvilkové nudy zavedl "předvečerní oraz", kdy si po práci a venčení, než jdu večeřet, lehnu na gauč a nedělám vůbec nic nebo jen tak přemýšlím. Krom toho je důležitý i pohyb. V roce 2018 jsem nachodil průměrně 9,6 km denně, tj. 12+ tisíc kroků (konečně jsem mohl někde použít čísla z Apple Watch :-), krom toho hraju pravidelně florbal. Když k tomu přidáte i zábavu, ať už jen kino nebo odreagování u nějaké hry, tak máte slušný základ pro work-life balance.

Dva monitory a lepší myš

Když jsem si někdy v roce 2014 poprvé na stůl postavil k notebooku externí monitor, byla to spíš taková machrovinka. Velmi rychle jsem ale zjistil, že dvě pracovní plochy neskutečně zlepšují pracovní efektivitu, takže dnes už mám naopak velký problém, když musím pracovat třeba v kavárně jen na jedné obrazovce. Alt-tabování má hodně negativ a práci zpomaluje víc, než si možná myslíte. Druhou technickou vychytávkou, kterou mám od loňska, je herní myš. A není to proto, že se s ní lépe hraje (byť to taky :-), ale protože s více tlačítky je člověk reálně rychlejší (mimochodem tlačítko, které funguje jako levý dvojklik, je fakt návykové).

Doplňkové nástroje

Ke zvýšení produktivity a efektivity vám může pomoci i spousta služeb a nástrojů, nicméně považuji je za doplněk - v první řadě to musíte mít srovnané v hlavě. Nečekejte, že vás nějaký nástroj spasí sám o sobě. Pár vybraných nástrojů najdete na mé know-how stránce a asi nepřekvapí, že jsou to tytéž, které ve článcích často zmiňuji. Základem je však vždy nastavení vlastního ideálního pracovního workflow, které daný nástroj smysluplně doplní/podpoří.

Finito. Pokud chcete být efektivnější a produktivnější, snad do své pracovní či osobní praxe zavedete co nejvíc z dnešních tipů. Mě fungují, takže by téměř určitě měly i vám :-)

Chtěli byste poradit s efektivitou a produktivitou ještě víc? Tak mi klidně napište.

Líbil se vám článek? Sdílejte ho na sociálních sítích


Chcete si přečíst i další zajímavé články?

Nezmeškejte už nikdy užitečné tipy a články