Základní tipy pro procesní řízení

Blog / Dála Musil – 3. dubna 2020

Procesy jsou nástroj, bez něhož se žádné podnikání neobejde, chce-li být dlouhodobě úspěšné. Startupisté v tom možná vidí něco, co patří jen do korporátu, ale realita je taková, že procesní řízení pomůže každému byznysu okamžitě, jakmile jej začne používat. Nevěříte? Tak se pojďte přesvědčit.

Něco málo k procesům jsem už nakousl loni ve článku o projektech a procesech. Pokud třeba vůbec nevíte, která bije, možná skočte nejdřív tam a pak se vraťte sem. Podobně jako jsem připravil jednoduchý návod pro projektové řízení, v dnešním článku si řekneme něco podobného k procesnímu řízení, abyste okamžitě a snadno mohli začít procesy používat (kdo má rád složitá slova a oficiální metodiky, toho dnes nepotěším :-).

Co je proces?

Nejjednodušší definice je návod/postup, jak se něco správně dělá. Lehce složitěji je proces standardizace, která zaručí stejný výsledek bez ohledu na to, kdo se bude daným procesem řídit. Nejzákladnějším procesem je pravděpodobně jednoduchý checklist, z něhož jen odškrtáváte splněné body.

Proč jsou procesy důležité?

Stěžejní důvod je jeden - díky procesům budete méně chybovat ve všem, na co je budete mít připravené (a nejde tady jen o práci, proces můžete mít klidně udělaný i pro cokoliv, co děláte ve svém volném čase - třeba i úklid domácnosti, abyste při něm na nic nezapomněli). Menší chybovost znamená větší pracovní efektivitu a to pak v ideálním případě znamená i větší produktivitu. Procesy vám také výrazně zjednoduší práci, usnadní zaškolení nových kolegů a pomohou odstranit rozdíly v práci různých lidí.

Jak s procesy začít?

Stačí jednoduše - zkuste na úvod zamyslet nad činnostmi, které vy sami, váš tým, kolegové nebo firma někdy opakuje. Čím častěji se něco opakuje, o to víc byste právě na takovou činnost měli mít vytvořený proces. Nepochybuji, že vás nějaké věci určitě napadají. Jako pomocníka si pak můžete vzít třeba myšlenkové mapy a díky nim rozvinout šíři věcí, které byste mohli ustálit jako procesy. Jakmile budete mít své náměty sepsané, je čas pustit se do samotné tvorby jednotlivých procesů.

Tvorba a řízení procesu

S následujícím seznamem byste měli zvládnout připravit a uvést do provozu váš první, byť třeba jednoduchý proces.

Důvod/cíl procesu

Pokud nějaký proces tvoříte, měli byste pro to mít nějaký důvod nebo cíl. Může to být typicky návod, jak něco udělat, připravit, vybrat, zkontrolovat atd. Jestliže vás v tomto bodě nic nenapadne, pak to, co řešíte, není věc pro nový proces.

Mapování a vizualizace procesu

Nadpis zní možná vznešeně, ale nehledejte za tím nic složitého - prostě si připravíte onen správný postup. Půjde tedy o posloupnost činností či kroků, tvorbu checklistu, anebo použijete jednoduchý diagram/flowchart a hezky graficky znázorníte, co a jak (více viz mapování procesů). Hodí se dodat, že proces by měl připravovat vždy člověk, který danou činnost nejvíc řeší/umí.

Sepsání procesu

Když víte z předchozího odstavce kudy kam, tak to teď hezky popíšete - maximálně srozumitelně a ideálně s obrázky - ať už se zmíněným diagramem nebo s obrázky k jednotlivým součástem/bodům daného procesu. Vhodně sepsaný proces by měl zvládnout dodržet kdokoliv, i když danou činnost nikdy nedělal.

Testování a ladění procesu

Tady přichází na řadu právě třeba ten člověk, který danou činnost nikdy nedělal. Dejte mu svůj sepsaný proces a nechte ho, ať zkusí vyřešit, co je potřeba. Nesmíte mu přitom samozřejmě nijak radit. Pokud to zvládne, je to bezva. Pokud nezvládne, pak s ním proberte kde se zasekl a proces upravte.

Zavedení a dodržování procesu

Máte-li proces připravený a týká-li se vašich kolegů, týmu nebo firmy, nezapomeňte je o tom informovat a dát jej někam, kde jej všichni najdou - třeba do znalostní báze. Objeví-li se pak chyby v práci, na kterou proces máte, řešte proč. Nejčastěji bude asi důvodem nedodržování procesu. A není nic horšího než mít dokonalý proces, který nikdo nepoužívá.

Pravidelná revize procesu

Jednou za čas své procesy projděte, zkontrolujte (neměnilo se třeba něco ve firmě? anebo týkají-li se vaše procesy třeba digitálních služeb, dost možná už fungují nějaké věci jinak) a upravte/opravte podle situace, aby nadále bylo možné proces bez potíží používat.

Checklist tvorby nového procesu

• sepsat důvod/cíl daného procesu
• zmapovat správný postup a všechny kroky v procesu
• jde-li o složitější proces, připravit i diagram/flowchart
• popsat textově jasně a (ideálně) stručně každý z kroků procesu
• je-li vhodné/nutné, připravit obrázek/screen k jednotlivým krokům
• vytvořit z textů a obrázků jeden souhrnný dokument
• nechat proces dle dokumentu otestovat (ideálně) někým, kdo danou činnost nezná
• pokud je test procesu neúspěšný, zjistit proč a opravit chybné kroky
• pokud je test procesu úspěšný, zavést jej do znalostní báze/firemní wiki
• informovat lidi, kteří proces musí/mohou používat, o jeho vytvoření
• jednou za čas zrevidovat, zda se nezměnilo něco, kvůli čemu by proces nešlo dodržet

Tento proces si můžete snadno zkopírovat do Freela.

Příklady (nejen) marketingových & e-commerce procesů

Proces můžete udělat v podstatě na cokoliv, takže následující soupis asi většina z vás potřebovat nebude. Jestli ale stále trochu tápete, tady máte inspiraci z mé vlastní praxe:

• checklist tvorby nového procesu
• postup vyřízení objednávky z e-shopu
• řešení vratky, výměny nebo reklamace zboží
• zalistování nových produktů v e-shopu
• tvorba slevového kódu
• příprava výběrového řízení personálu
• zaškolení nového kolegy do firmy
• nastavení přístupů pro nového kolegu
• nastavení účtu nebo podpisu v e-mailovém klientu
• tvorba standardní reklamní kampaně
• publikace článku na firemním blogu
• příprava newsletteru s A/B testováním
• způsob reakce na zprávy na Facebooku
• nahrání nového videa na Youtube kanál
• harmonogram týdenní porady s týmem
• a takhle by šlo pokračovat snad donekonečna :-)
• další inspiraci najdete třeba v šablonách Freela

Jak vidíte, procesy nejsou náročné a mají smysl, ať děláte de facto cokoliv. Takže jestli máte teď vzhledem ke koronavirové situaci trochu volněji, tvorba procesů je smysluplná činnost, do níž se můžete pustit a která se vám v budoucnu náležitě vrátí.

Chcete pomoct s procesním řízením? Pak se mi neváhejte ozvat, rád vám pomůžu.