Mapování procesů (nejen) pro automatizaci

Blog / Dála Musil – 8. prosince 2022

Chcete začít automatizovat digitální aktivity své firmy nebo je procesně zefektivnit? Potom se neobejdete bez mapování procesů. Jak jej dělám já?

Existují různé způsoby mapování procesů - některé jsou složitější, jiné jednodušší. Osobně fandím jakékoliv variantě, která vám dává smysl, pokud splní účel. Nemusíte přemýšlet nad složitými diagramy, kde mají často různé kroky třeba i různé tvary apod. Stačí, abyste díky schématu věděli co a jak kde probíhá a jak je to všechno mezi sebou propojené.

Procesy obecně

Něco málo jsem o procesním řízení už psal v samostatném článku. Pro zjednodušení nám teď postačí vědět, že proces je popis nějaké aktivity, která má několik kroků a ty na sebe navazují. Když si je za sebe hodíte do schématu (diagramu, flowchartu...), pochopíte lépe jak vše probíhá a budete proces moci začít zlepšovat. A dodám, že nemusí být složitý - i následující obrázek je proces.

Nástroj pro mapování

Existuje spousta zajímavých aplikací, ale pokud nejste v procesním řízení nijak zběhlí, doporučil bych obecnější a rychle a snadno použitelné nástroje. Já používám hlavně Whimsical (proklikem se dostanete do článku, kde jsem jej představoval), jinak můžete zkusit třeba FigJam ve Figmě, Miro nebo cokoliv dalšího, kde máte k dispozici plátno a prvky jako box, text a šipky, kterými propojíte boxy mezi sebou.

Jak to dělám já

Byť se procesům věnuji hodně, nemám k tomu žádné odborné teoretické vzdělání. Jsem samouk a procesní řízení jsem se učil za pochodu při denním i projektovém řízení týmů, takže vždy sázím hlavně na praktičnost a jednoduchost, aby dokázali s procesem pracovat a chápat jej i všichni ostatní - ať už kolegové nebo klienti, když pro ně procesy mapuji.

Začátek bývá vždy stejný - je potřeba si ujasnit, co chcete zefektivnit nebo zautomatizovat (více o automatizaci najdete ve článku automatizace přes Make a Zapier). Je to předávání dat z místa na místo? Zadávání úkolů? Tvorba reportů či e-mailů? Nebo rovnou chod celé kanceláře či agentury? Jakmile si to zpřesníte, můžete začít s "kreslením" současné situace.

Postupovat můžete z obecnějšího pohledu k detailům, tedy udělat si začátek, konec a poté postupně rozebírat stěžejní kroky mezi nimi. Pokud jde o něco většího, je to lepší cesta, protože dost možná neznáte všechny dílčí kroky. Spousta šéfů třeba vidí některé věci takhle ↓

(to byl vtip, nemusíte se hned urážet... :-)

Druhou cestou je rovnou tvořit i dílčí kroky celého procesu, což třeba já preferuju, protože s klienty obvykle na úvodní schůzce či workshopu rozebíráme rovnou všemožné věci, které se dějí mezi začátkem a cílem.

Pokud proces znáte, napadnou vás v téhle variantě rovnou některé další možné odbočky a situace, které nastávají. Druhak můžete rozepisovat množství věcí konkrétněji - obrázek výše tak vypadá v praxi spíš takhle.

V téhle situaci už můžete začít přemýšlet, co by se jak dalo zlepšit. Anebo jít do většího detailu pro ještě větší přehled. Navíc už můžete začít pracovat i se samotnými cestami a nemít vše jen lineárně za sebou a třeba i používat barvy k označení (v tomhle případě stavu - zelená ok, červená špatně).

Připadá vám, že by to šlo i jinak? Souhlas. Můžeme oddělit barevně i boxy. Žlutě jsou aktivity klienta, modře vaše úkoly a bílé ostatních kolegů. Ale těch barev je tam teď asi trochu moc...

Pokud hrozí příliš barev, jsou fajn ikony - v tomhle případě abych si třeba označil decentněji kroky, které dělá klient. Každopádně jestli si rádi hrajete, s barvami a ikonami si můžete vyhrát opravdu dle libosti. Nezapomeňte ale na to, aby se v tom všichni vyznali.

Stejným způsobem můžete postupně rozvíjet proces dále i hlouběji, dokud nemáte popsaný celý současný stav. Můžete mít více vstupů, výstupů, přidávat si časové prodlevy mezi kroky, tvořit vyznačené detailnější náhledy mimo základní schéma... a celá mapa může vypadat nakonec třeba nějak takhle.

Pokud jde o mapování pro automatizaci, já do něj třeba přidávám ještě dělení co jsou kroky ruční a automatické, které kroky řeší která aplikace nebo kdy se komu posílá notifikace. Následně si vytvořím kopii a začnu řešit co by šlo kde vyladit nebo zautomatizovat, kde by se mohla používat jiná aplikace apod. (pokud tedy neřeším zmíněné rovnou při mapování). Finálně může návrh předchozího screenu vypadat takhle.

A to je jako všechno?!

Jo i ne. Jak jsem říkal na začátku, mapování nemusí být vůbec složité. Vždy záleží na tom, co přesně řešíte. Jinak vypadá mapování, když člověk navrhuje fungování webového portálu, jinak když řeší třeba oběh dokumentů ve firmě a ještě jinak když řeší třeba řízení týmu nebo automatizaci obchodních aktivit. Kdybyste chtěli vědět víc, potřebovali něco namapovat nebo rovnou řešit digitální automatizaci, rád vám s tím samozřejmě pomůžu - napište mi.

Systém podle sebe

Nebojte se v rámci mapování cokoliv zkoušet a dělat podle sebe. Byť se najdou experti s extra propracovanými metodami, kteří vás budou tlačit do specializovaných nástrojů a odborných postupů, jsem zastánce toho, ať každý dělá co chce a jak mu vyhovuje, pokud se dopracuje k výsledku. Jediné, co bych vám určitě doporučil, je udělat si nějaký vlastní systém značení, ať se v diagramu vyznáte a ten pak udělat i jako legendu někam nahoru, ať jej chápou i ostatní.

A to je jako všechno? Teď už fakt jo. Pokud jste nikdy procesy nemapovali, snad vám tenhle článek poslouží jako pomůcka pro váš první krok.

Chtěli byste s mapováním pomoct nebo se jej naučit víc? Dejte mi vědět.