Automatizace přes Make a Zapier

Blog / Dála Musil – 9. dubna 2024

Make a Zapier jsou tzv. automatizační platformy, ve kterých můžete spojit (integrovat) různé aplikace k sobě a typicky si mezi nimi automaticky přeposílat data. Díky těmto automatizacím tak dokážete ušetřit klidně stovky hodin zbytečné manuální práce měsíčně. O co jde a jak na to nejen ve spojení s Notionem?

Automatizace obecně

Automatizací se rozumí situace (scénář), kdy se něco stane a na základě toho se samo stane něco jiného. Tím prvním "stane se" je tzv. spouštěč (trigger), tím druhým pak nějaká návazná akce. Princip je jednoduchý - pokud něco, pak něco.

Pár příkladů?

• pokud dorazí e-mail od kontaktu XY, pak se automaticky pošle notifikace do Slacku
• pokud dorazí e-mail s přílohou, pak se příloha automaticky uloží na Google Drive
• pokud někdo zadá úkol, pak se automaticky úkolu nastaví termín na dnešek
• pokud někdo vyplní Airtable formulář, pak se automaticky informace uloží do databáze
• pokud někdo pošle pozvánku na schůzku, pak se kontakt automaticky uloží do CRM...

V příkladech jde o jednoduché varianty, které dokážou ušetřit typicky pár sekund nebo minut. V rámci automatizace ale můžete detailně ladit podmínky obou částí a stejně tak tyhle scénáře různě prodlužovat (klidně na desítky až stovky různých kroků) nebo dokonce propojovat mezi sebou a díky tomu pak šetřit snadno hodiny práce, kterou byste jinak dělali ručně.

Scénář tak může vypadat třeba takhle (jde o reálnou automatizaci, kterou používám já osobně):

• zájemce o mé šablony nebo videokurzy vyplní poptávkový formulář vytvořený v Tally Forms
• podle vybrané šablony/kurzu se po odeslání zobrazí správný QR kód pro platbu
• vytvořená poptávka se uloží do Notionu
• pošle se mi notifikace
• vytvoří se úkol, abych odbavil danou poptávku
• pokud zájemce zaškrtnul, že chce odebírat newsletter, jeho e-mail se propíše do Mailchimpu
• pár týdnů po uložení se kontaktu pošle e-mail, zda zájemce nepotřebuje s něčím pomoct

Všechny zmíněné body se dějí automaticky samy čistě na základě jednoho odeslaného formuláře (kde mám pole z Tally napárovaná na Notion databázi).

Proč automatizovat?

Protože získáte více volného času, vše bude probíhat rychleji (klidně okamžitě), ubude vám administrativa a nudná dokola opakovaná práce, snížíte chybovost (člověk se splete snadněji než stroj) a náklady na lidi (i nejlevnější člověk je obvykle dražší než platba za aplikaci) a v součtu tak budete všichni nejspíš i daleko spokojenější.

Co automatizovat?

Cokoliv, co vám dlouho trvá, děláte to pořád dokola nebo vás třeba nebaví dělat ručně. Předvyplnění dat, ruční kopírování obsahu, sběr dat, připomínky čehokoliv, předávání informací, opakované psaní, publikování obsahu, zakládání záznamů... jsem si jistý, že ať děláte na počítači cokoliv, nepochybně se najde možnost něco automatizovat. Co třeba taková fakturace?

Kdy automatizovat?

Osobně fandím přístupu, že jakmile dělám něco po 2. a tím pádem tuším, že to není naposledy, je čas na automatizaci. Nemusí být složitá, klidně může jít o jednokrokovu akci. A nemusí se ani nutně spouštět automaticky, klidně to může znamenat, že 1x týdně kliknu na tlačítko, které zařídí zbytek (což vám zároveň zlevní třeba Make).

Jak automatizovat?

Mnohé aplikace mají různé automatizace už zabudované v sobě, jde o tzv. nativní automatizace. Třeba v případě Notionu jde typicky o automatické vytvoření záznamu v databázi ze šablony dle zvoleného časového období, tzn. že se vám třeba vždy na konci měsíce vytvoří úkol, že máte vyfakturovat své pravidelné spolupráce. Krom toho umí Notion řešit od podzimu 2023 i některé další automatizace viz článek.

Pokud nastane potřeba, kterou nedokáže vyřešit nativní automatizace, na řadu přicházejí specializované platformy jako Make a Zapier. Tyhle dva nástroje používám já, protože mi přijdou nejlepší, každopádně online najdete i hromadu dalších, známé jsou třeba IFFFT, Pipedream či Bardeen. Většina těchto platforem vám pak umožní snadno mezi sebou propojit a automatizovat tisíce jiných aplikací. Automatizace pak najdete dokonce i ve svém telefonu, třeba v případě Apple zařízení díky aplikaci Zkratky (Shortcuts).

Automatizace (v) Notionu

Já jsem se dříve věnoval automatizacím i obecně, dnes se specializuju hlavně na vše automatické, co souvisí s Notionem - ať už jde o nativní automatizace přímo v Notionu nebo propojení Notionu s různými dalšími nástroji a externí automatizace. Právě Notion tak bude hlavním tématem ukázek dál ve článku. Více o tom, jak vám pomůžu s automatizací Notionu, najdete tady.

Make a Zapier obecně, výhody a nevýhody

Pro mnohé lidi a firmy je Make dnes číslem jedna, co se integrací a automatizace týče. Jde o původem českou aplikaci (dříve známou jako Integromat), jejíž největší výhodou je možnost velice pokročilého nastavení čehokoliv v kombinaci s uživatelsky přehledným rozložením tvorby scénáře.

Nevýhodou proti Zapieru je právě částečně ona pokročilost - pokud začínáte, Zapier pravděpodobně pochopíte rychleji a nastavíte snadněji, protože je přímočařejší. Další fajn výhodou Zapieru je možnost nechat si scénář automaticky navrhnout díky AI.

Oba nástroje se liší také odečítáním operací z limitu a tím, kolik toho nabízí v kterém tarifu. Operace znamená nějaký úkon, která aplikace provede, např. že se spustí scénář, že se platforma podívá na data, že předá data z jednoho nástroje do druhého atd. Na měsíc máte vždy nastavený nějaký počet operací dle tarifu.

V Make můžete mít zdarma 2 běžící scénáře s limitem 1000 operací / měsíc a nezáleží na tom, jak rozsáhlé scénáře budou (např. kolik aplikací bude propojených kolika kroky). Limit můžete částečně obejít tím, že automatickým scénářům nastavíte opakování v delším časovém rozmezí (např. kontrola nových dat 1x denně), příp. že budete všechny scénáře spouštět jednou za čas sami ručně.

V Zapier můžete mít zdarma aktivních a zároveň běžících scénářů neomezeně, na druhou stranu jsou omezené na jeden krok (tzn. typicky propojíte 2 aplikace, které si mezi sebou předají data). Na rozdíl od Make pak Zapier kontroluje podmínky spuštění scénáře každých 15 minut bez toho, aniž by je počítal jako operaci. Celkový počet tzv. tasků (proběhnutí scénáře) je zdarma 100 měsíčně.

Obě aplikace mají desítky různých zajímavých funkcí, které v rámci automatizací můžete použít, ale to by se nám článek klidně zdvojnásobil, takže dnes to bude takový úvod do obou aplikací.

Předpřipravené scénáře v Make a Zapieru

Co mají obě tyhle platformy společné jsou předpřipravené scénáře, resp. šablony. Díky nim tak nemusíte znovu objevovat Ameriku, ale můžete si zkrátka najít aplikaci (resp. více aplikací), kterou chcete automatizovat, a na pár kliknutí si celý scénář naimportovat (třeba že se něco samo vytvoří, uloží, přesune atd.).

Pak už jen stačí napojit váš účet v daném nástroji a typicky doladit moduly (dané aplikace) a jejich pole. Zní to možná složitě, ale pointa je jednoduchá - např. nastavit, že z modulu 1, kterým bude třeba Google kalendář, se vezme pole Název události a Datum, a v modulu 2, kterým bude třeba Notion, se pole Název události uloží jako Název záznamu a pole Datum pak jako Datum. Pojďme si to ukázat názorně na 2 základních příkladech.

Ukázka Make: Kontakty z Notionu do Mailchimpu

Základním krokem je přidání modulů, které chci použít. Pravým kliknutím při tvorbě nového scénáře se dostanu na možnost Přidat modul.

Objeví se mi ikona s pluskem, na kterou kliknu a najdu si aplikaci, kterou potřebuju - v tomto případě Notion.

Následně se mi nabídnou možné triggery (spouštěče). Chci dělat pouze jednoduchou věc a sice sledovat všechny nové kontakty, takže vyberu Watch database items.

Pokud jsem zatím danou aplikaci nikdy připojenou neměl, musím povolit Make přístup dovnitř, tzn. v případě Notionu do kterého workspace bude mít přístup a ke kterým stránkám nebo databázím.

Že je přístup povolený správně zjistím na dané stráce, kde uvidím v jejím menu v sekci Connections právě Make se zelenou ikonkou.

Po povolení je potřeba v prvním modulu nastavit podle čeho se mají nové položky sledovat, zadat ID databáze v Notionu a přidat limit, kolik nových záznamů se může použít při jednom běhu scénáře.

Jakmile mám uloženo, můžu přejít na modul číslo 2, kterým je Mailchimp. Opět přes pravá myš → přidat modul → najdu Mailchimp → vyberu si akci, v tomto případě Add/update a subscriber.

Make mě potom opět vyzve k nastavení přístupu tentokrát do Mailchimpu, aby tam mohl cokoliv provádět. Jakmile mám potvrzený i druhý modul, chytím boční půlkruh a přetáhnu jej k prvnímu, aby se mi vytvořila cesta mezi oběma moduly.

Alternativní možnost je najet si rovnou po přidání prvního modulu na jeho stranu, kde najdu možnost Přidat další modul.

Tím se automaticky vytvoří cesta, kde už jen stačí vybrat opět aplikaci a následně akci dané aplikace jako výše.

Poté si podobně jako u Notionu daný modul Mailchimpu rozkliknu. Vyberu si seznam kontaktů, do které chci kontakt uložit, nastavím, zda se má aktualizovat, pokud už tam je, a také jaký má mít status po přidání, tzn. Subscribed.

Důležité je hlavně zadání e-mailové adresy. Pokud mám mezi oběma moduly hotovou cestu, zobrazí se mi po kliknutí do daného pole položky, které jsou v Notion databázi a se kterými můžu pracovat v Mailchimp modulu.

Vyfiltruju si, co hledám, tzn. e-mail a kliknu na daný černý box. Pak už stačí jen odkliknout vpravo dole pro uložení nastavení tohoto modulu.

Protože nechci ukládat do Mailchimpu všechny kontakty, ale jen ty, kteří potvrdili zájem o newsletter, kliknu ještě na cestu mezi oběma moduly. Objeví se možnost filtrace, kterou nastavím, jak potřebuju.

Takhle pak vypadá celý dokončený scénář.

Posledním krokem je otestování, že vše funguje, takže vlevo dolu kliknu na Jednorázové spuštění. Pokud proběhne vše v pořádku, můžu nastavit, jak často se má daný scénář automaticky spouštět a změním off na on. Kdykoliv se v Notionu objeví kontakt se zaškrtnutým zájem o newsletter, automaticky se přidá do Mailchimpu. A toť vše :-)

Ukázka Zapier: Události z Google kalendáře do Notionu

Teď si pojďme dát Zapier a Mailchimp vyměníme za Google kalendář. Na začátku máme 2 položky a sice trigger, tzn. spouštěč automatizace, a akci, která se provede po spuštění.

Kliknu na 1. modul a vyberu aplikaci, která bude automatizaci spouštět.

Stejně jako v Make i v Zapieru pak následuje volba spouštěče této automatizace. Nechci řešit nic složitého, takže zvolím New or updated event.

Následuje výběr Google účtu nebo jeho nové připojení, pokud jsem zatím žádný připojený neměl.

V záložce Trigger si vyberu kalendář, který chci použít (protože jich v účtu můžete mít více, já mám třeba 4, jeden z nich je iOS kalendář).

Následuje otestování spouštěče, tzn. jestli funguje připojení či jaké informace dokáže Zapier v tomto případě z Google kalendáře načíst.

Vpravo dole uložím první modul a můžu se pustit do druhého, tzn. do akce, která se stane.

Postup teď bude stejný jako u předchozího, tzn. vyberu si aplikaci → tentokrát Notion → nastavím akci, v tomto případě to bude Create database item.

Stejně jako u Google kalendáře následuje připojení nebo volba účtu, což bude teď Notion. Pak už volím přímo akce v Notionu. Nejdříve se kterou databází chci pracovat - v poli se zobrazí pouze ty, do kterých má Zapier z předchozího kroku (nebo jiného dřívějšího připojení) přístup.

Po výběru databáze se mi načtou pole, která daná databáze v Notionu používá. Úkolem je teď postupně naklikat do všech polí, co do nich chci přidat a sice typicky právě z modulu č. 1, tzn. z Google kalendáře.

Pokud kliknu do některého pole, zobrazí se mi obsah, který Zapier vidí v Google kalendáři.

Takže naklikám všechna pole, jak potřebuju. Název převezme pole Název, Typ aktivity nastaví jako štítek Zapier, pin (připnutí) nechám prázdné... a nastavím jaké datum z Google kalendáře se má vložit do pole Datum v Notionu.

Po naklikání všech polí vpravo dole potvrdím a tak jako u modulu 1 otestuju, že se dokáže událost správně propsat do Notionu. Na závěr uložím a takhle pak vypadá pohled na kompletně dokončený jednoduchý scénář. Pokud se mi v Google kalendáři objeví jakákoliv změna u některé události nebo nějaká událost přibude, uloží se mi vše do Notionu. Toť vše :-)

Jak používám Make a Zapier já?

Část už jsem zmínil během článku, každopádně pro představu pár dalších příkladů:

• události z Google kalendářů se nemusí synchronizovat jen do Notionu, ale i opačně (vzhledem k Notion Calendar nepoužívám)
• duplikování a synchronizace Notion databází (řešící částečně známý problém se sdílením databází) - viz screen pod odrážkami
• statistiky (zobrazení, lajky, komentáře) Youtube videí se mi ukládají do Notionu
• nová položka v RSS feedu blogu zakládá kampaň v Mailchimpu
• kontakty z poptávek uložených v Notionu se importují do Mailchimpu
• zákazníci a prodeje z Gumroadu se ukládají do Notionu
• zákazníci z Gumroadu uložení v Notionu se importují do Mailchimpu...

Díky Make napojíte i Apple

V Make lze pracovat také s modulem pro Apple zařízení, takže můžete snadno třeba nahrávat fotky do galerie v telefonu, tvořit nové kontakty, zakládat události v kalendáři nebo vytvářet libovolné připomínky.

Apple Zkratky

Když už jsem nakousl Jablko, zůstaňme v závěru u něj. Apple má totiž přímo ve svém systému, ať už jste na Macu, iPadu či iPhonu, vlastní aplikaci s názvem Zkratky. A ta funguje na podobném principu jako výše zmíněné nástroje Make a Zapier. V menu dole najdete Zkratky, Automatizace a Galerii.

První záložkou jsou zkratky, kde si sami vybíráte a nastavujete, co se má kdy stát. Jde de facto o "ruční automatizace", protože je spouštíte tím, že něco uděláte.

V případě screenu níže třeba tím, že začnu diktovat (diktování spouštím dvojitým poklepáním na záda telefonu). Nadiktované se přepíše na text, uloží se mi do připomínek a večer se mi připomene.

Druhou záložkou jsou automatizace, které se spouští na základě předvybraných možností - např. podle denní doby, budíku, příchodu někam, při připojení na konkrétní Wi-Fi, při zapnutí CarPlay, dostanete-li zprávu nebo e-mail od někoho konkrétního apod. (třeba čtvrtek na screenu mi dá připomínku, že mám v 19:30 naklikat víkendový nákup na Rohlíku).

Takhle pak vypadá vnitřek nastavení konkrétní automatizace, kde si lze vybrat, zda se má spustit okamžitě, jakmile nastane daná podmínka, nebo vyskočí potvrzení a až po jeho odkliknutí automatizace proběhne (v tomto případě spuštění vybraného playlistu po připojení Bluetooth mezi telefonem a autem).

Záložka galerie je pak souhrnem předpřipravených šablon a scénářů (podobně jako u Make a Zapieru), které si můžete snadno přidat do těch svých, které chcete používat.

A to je konec, přátelé. Zalíbily se vám automatizace? Pokud ano, pak neváhejte ani vteřinu a vrhněte se na ně, protože vám dokážou ušetřit opravdu hodně času a velice zpříjemnit nejen práci :-)

Přijde vám to složité a chtěli byste s automatizacemi pomoct? Pak mi neváhejte napsat.