Formuláře v Notionu

Blog / Dála Musil – 1. listopadu 2024

Dlouho očekávaná funkce, která by umožnila snadný sběr dat přímo do Notionu, konečně dorazila. Pro různé dotazníky tak už nemusíme používat jiná řešení jako Google Forms, Tally či Fillout. Pojďte se mrknout, co vše nové Notion formuláře umí a jak fungují.

Co je formulář?

Než začneme, pojďme si říct, co je formulář. Typicky to může být dotazník, kde máte nějaké otázky a chcete, aby vám někdo vyplnil odpovědi. Takhle třeba vypadá můj poptávkový formulář pro zájemce o záznamy webinářů. Odpovědi se vám potom někam uloží a vy s nimi příp. můžete dál pracovat, třeba z nich dělat i grafy apod. Rychlé představení nových formulářů v Notionu najdete na videu níže.

Formulář je součást databáze

Všechny formuláře jsou novými typy layoutu v rámci Notion databází. To znamená, že abyste je mohli začít používat, tak buď založíte nový formulář a s ním se vytvoří automaticky nová databáze, anebo pokud už databázi máte, můžete přidat formulář jako záložku / nový pohled na danou databázi.

Pokud chcete začít od nuly, stačí dát /form a následně vybrat Formulář.

V případě už existující databáze pak vytvořte novou záložku a vyberte poslední možnost Formulář.

Ve druhém případě se vás Notion zároveň zeptá, jestli chcete rovnou jako otázky vytvořit existující vlastnosti, které máte v databázi.

Bez ohledu na to, jak začnete, se nakonec dostanete třeba do takovéhoto zobrazení, kdy se můžete pustit do přejmenování formuláře, doplnění popisku, výběru ikony či coveru, tvorby dalších otázek a ladění dosavadních, nastavení formuláře atd.

Hodí se mimochodem vědět, že už teď některá externí řešení uměla vkládat odpovědi přímo do databází, aniž byste potřebovali externí platformu (Make, Relay...) - já jsem používal Tally Forms viz samostatný článek nebo Fillout, oba jsem ukazoval v tomto video.

Otázky jsou spojené s vlastnostmi databáze

Abyste mohli mít ve formuláři otázku, potřebujete mít pole / vlastnost, která bude s otázkou spárovaná. Díky tomu pak kdykoliv někdo vyplní odpověď k dané otázce, uloží se vám právě do dané vlastnosti. V případě screenů níže se tak odpověď na otázku Krátký text uloží do pole s názvem Krátký text.

Jaké otázky a vlastnosti lze použít?

Určitě vás potěší, že otázky můžou být napárované se všemi základními vlastnostmi, které databáze v Notionu umí. Tzn. může jít o:

• textové pole
• výběr jedné nebo více možností (select, multiselect a relace)
• osobu (uživatele Notionu)
• datum
• přílohu
• číslo
• checkbox
• e-mail
• odkaz
• telefon

Pokud byste přidávali novou otázku do formuláře, můžete si zároveň rovnou vybírat z existujících vlastností databáze anebo jednoduše vytvořit cokoliv nového. Nová otázka vám automaticky vytvoří taky odpovídající novou vlastnost v databázi.

Jak je to s přílohami?

Jak jsem zmínil ve videu, pojďme si říct jak je to s přílohami. Ty mají aktuálně limit na max. 10 souborů a velikost 100 MB. Použít přitom můžete relativně dost formátů:

• Obrázky - JPG, JPEG, PNG, GIF
• Dokumenty - PDF, DOC/X, XLS/X, PPT/X, TXT
• Video - MP4, MOV, AVI, WMV, MKV
• Audio - MP3, WAV, AAC, FLAC, OGG, M4A

Co používat nelze jsou spouštěcí soubory (EXE, BAT...), skripty (JS, PHP, HTML...), archivy (ZIP, RAR...) či systémové soubory.

Další možnosti a nastavení otázek

U všech otázek je část nastavení stejná, některé otázky pak mají své další možnosti. U všech je shodné nastavení:

• zda je pole povinné
• zda má doprovodný popisek
• jaký je typ otázky
• která vlastnost v databázi odpovídá otázce
• zda se má synchronizovat název otázky a vlastnosti

Co maji v tuhle chvíli některé otázky navíc:

• text - zda je krátký nebo dlouhý
• multiselect, relace a osoba - zda je možné vybrat 1 či více odpovědí
• datum - zda jde o jeden den nebo rozmezí a jestli má být vč. času

Jak funguje sdílení formulářů?

Formuláře můžete mít jednak čistě ve vašem workspace, čili kdo není člen ani host, nebude jej moci vyplnit. Stejně tak je můžete mít veřejné, čili kdokoliv s odkazem je bude moci vyplnit. Anebo můžete formulář zavřít, třeba když už nechcete sbírat odpovědi.

Zároveň lze v téhle části nastavit, zda mají být odpovědi anonymní či nikoliv. Bude-li tak formulář neanonymní a vyplní jej někdo aktuálně přihlášený do Notionu, uvidíte jeho uživatelský účet v poli Respondent.

Přes tlačítko Preview se pak dostanete na ukázku, jak formulář uvidí vaši respondenti. Skvělé taky je, že můžete formulář embedovat v některé Notion stránce, kde se zobrazí jako pevný klasický blok.

Co (ne)lze použít ve veřejném formuláři

Pokud použijete formulář veřejně, nemůžete jako otázky použít ty, které jsou dostupné pouze interně, protože by je ostatní lidé mimo workspace neviděli. Jde o otázky typu osoba (uživatel) a relace.

V případě relace nicméně platí, že pokud je ona druhá databáze sdílená veřejně, potom i relaci lze mít jako otázku. Čili třeba jako v příkladu z mé šablony Náboru lidí (dostupná v balíku šablon zdarma) můžete snadno sbírat třeba zájemce o práci, kteří se ve formuláři vyberou pozici, o kterou mají zájem (na rozdíl od Filloutu tady navíc nejsou vidět další pole z dané databáze).

Komplet zdarma krom dvou drobností

Funkce formulářů je zcela zdarma, tzn. není omezený počet formulářů, počet odpovědí ve formuláři ani třeba počet vyplněných formulářů. Jediné, co můžete mít aktuálně navíc v placených tarifech, je doladění tlačítka pro odeslání (barva a text) a textů, které se objeví poté, co respondent vyplněný formulář odešle.

Co formuláře zatím neumí?

Některé funkce zatím formuláře v Notionu neumí. Backlog nápadů je dlouhý, takže vypíchnu jen ty z mého pohledu nejdůležitější, kvůli kterým třeba já zatím nedokážu nahradit některé své Tally Forms:

• nelze dělat podmínky, tzn. třeba zobrazit/skrýt některou otázku podle odpovědi v jiné otázce
• na stránce s formulářem nebo po odeslání nelze mít další texty, obrázky apod.
• formuláře nelze embedovat, tzn. snadno vkládat na běžný web
• otázky nelze vizuálně přizpůsobit, např. změnit pozadí, barvu textu apod.
• neexistují viditelné kalkulace pro respondenty (zaklikejte více produktů a sledujte celkovou cenu)

Kombinace s grafy

Díky novince v podobě grafů, které dorazily do Notionu před pár týdny, můžeme využít velmi efektivně i kombinace těchto dvou funkcí. Někdo vám vyplní formulář a z odpovědí od různých respondentů se vám automaticky můžou tvořit libovolné grafy.

A to je vše k formulářům v Notionu, za mě jedné z nejlepších novinek, která letos dorazila a těšil jsem se na ni roky. Neváhejte je určitě vyzkoušet :-)

Potřebujete s formuláři pomoct? Dejte mi vědět.