Jak dělám audit Notionu aneb případovka Mindset Mentors

Blog / Dála Musil – 11. října 2023

Notion je aplikace, která toho umí hodně, což vede k tomu, že jej spousta firem nevyužívá naplno. V tomhle článku alias případové studii se dozvíte, jak dělám audit klientského Notionu já a to na příkladu české firmy Mindset Mentors.

O klientovi

Mindset Mentors je česká tyrkysová firma (tyrkysová znamená, že neexistuje žádná hierarchie, tzn. nejsou tady žádní manažeři, nadřízení a podřízení), která se věnuje leadershipu, komunikaci a obecně mindsetu lidí a organizací. Pořádá workshopy a webináře pro firmy i veřejnost, mentoruje a koučuje jednotlivce nebo mění firmy konceptem tzv. učící se organizace.

Notion je pro Mindset Mentors hlavní pracovní centrálou, kde řeší všechno od správy klientů, poptávek či schůzek přes úkoly, projekty a partnerské spolupráce až po evidenci produktů, ceníku služeb nebo třeba výpůjček z firemní knihovny. Jak je zřejmé, bez Notionu by dnes firma fungovala jen velmi složitě.

Začátek spolupráce

Se Šimonem Steffalem, zakladatelem Mindset Mentors, jsme se znali z LinkedInu. Se zájmem o audit Notionu se na mě obrátil ve chvíli, kdy prošel mým kurzem Databáze v Notionu a zjistil, že je spousta věcí, které v Notionu jejich firma nepoužívá vhodně nebo vůbec. A protože je audit Notionu jedna z mých nejdůležitějších služeb, těšil jsem se, jak moc dokážeme společně jejich používání Notionu zlepšit.

Audit (analýza)

Jakmile jsme vyřešili přístupy do workspace, pustil jsem se do auditu aka analýzy současné situace. Vzhledem k tomu, kolik obsahu Mindset Mentors v Notionu mají, mi zabral audit cca 8 hodin. Viděl jsem, že se některé potíže často opakují, takže mi bylo jasné, že se k nim ještě určitě dostaneme v rámci úprav a neprocházel jsem proto komplet vše.

I přesto jsem připravil více než 100+ návrhů na úpravy a opravy, z čehož vzniklo 80+ úkolů (některé měly i pár desítek podúkolů). Bylo jasné, že rozhodně máme na čem pracovat.

Obecně co se týče časové náročnosti auditu Notionu, tak pokud toho ve workspace moc nemáte, může trvat třeba jen 2-3 hodiny. Máte-li toho naopak hodně nebo používáte Notion s desítkami kolegů, může zabrat audit třeba i několik desítek hodin.

Jak vypadá výstup auditu

V rámci auditu Notionu řeším vše, co vás jen může napadnout:

• dokážu se v prostředí zorientovat, i když jsem jej nikdy neviděl?
• působí celé prostředí přehledně a konzistentně?
• je vhodně nastavená struktura (teamspaces, stránky, databáze)?
• dává v rámci Notionu smysl existující pracovní workflow?
• má každý člen týmu / firmy svou vlastní homepage?
• používají se vhodné funkce? pokud ne, co by se určitě hodilo?
• jak přesně se používají různé funkce Notionu?
• nejdou náhodou některé funkce chybně proti sobě?
• jak jsou nastavené databáze? a používají se master databáze?
• existují relace mezi databázemi a pokud ano, jsou vhodné?
• mají databáze své šablony? jsou v šablonách vhodné pohledy jinam?
• používají se smysluplné rollupy či formuly? pokud ne, co by dávalo smysl?
• jsou napojené automatizace? pokud ne, šlo by je někde použít?
• neopakuje se někde zbytečně obsah, který by mohl být synchronizovaný?
• můžeme něco zjednodušit nebo úplně vyhodit?
• nechybí někde nějaké info? dává smysl udělat nějaké upozornění, pokud ano?
• ...atd.

V případě auditu u Mindset Mentors jsem postupně vypíchl mj. obecné problémy, potíže u databází, chyby u jednotlivých hlavních stránek nebo třeba rozepsal různé nápady, které by stály za nasazení.

Plán dalšího postupu

Po auditu jsme se potkali se Šimonem na online callu a domluvili další postup. Standard je takový, že připravím u sebe nebo přímo v klientově workspace databázi s úkoly, které nás čekají a vyplývají z auditu. Stanovili jsme si které body zvládnou vyřešit Mindset Mentors sami, které budeme řešit společně a které jsou extra specializované a budu je řešit sám. Pak už zbývá jen nastavit priority, říct si termíny a pustit se do realizace.

Komunikace k jednotlivým úkolům probíhá přímo v nich, a kdykoliv je něco nejasné, vysvětluji to na názorném příkladu nebo rovnou natočím ukázkové video (třeba i s návodem). Výhoda toho je, že se tak klient i rovnou učí lépe chápat Notion - to jak funguje nebo jaké techniky a metody lze použít. Součástí bývá obvykle také FAQ sekce, kde popisuji obecná doporučení, odpovědi na možné dotazy a také realizované změny vč. důvodu, proč proběhly.

Problém číslo jedna? Databáze

Největším zjištěným problémem byla roztříštěnost databází, takže jsem začal úpravou struktury a zavedením tzv. master databází. Pointa je, že máme po úpravách jednu stránku se všemi hlavními databázemi, a pokud chceme některou databázi někde použít, vytvoříme na ní v dané stránce pouze filtrovaný pohled.

Díky tomu pak vidíme všude právě to, co opravdu potřebujeme, a nikoliv vše (např. vidíme v CRM pouze aktuální zakázky či úkoly a nikoliv třeba staré zakázky nebo dokončené úkoly), druhak nemusíme složitě hledat onu hlavní databázi, a za třetí se nestane, že pak někdo smaže omylem celou databázi (v nejhorším smaže pohled na ní).

Různých databází bylo hned 23 a některé se tvořily zbytečně každý rok znovu (třeba Zápisy ze schůzek nebo Redakční plán), takže jsem tyhle "duplicitní" spojil vždy do jedné - díky tomu se pak dá snadněji cokoliv dohledat a není potřeba mít zbytečné relace (např. v databázi klientů napojovat skrz 3 různé relace zápisky podle toho, z jakého jsou roku). Taky je fajn si mimochodem databáze popsat, aby kdokoliv přijde věděl, k čemu která je.

Výhoda master databází se ihned projevila např. v už zmíněném CRM, kde jsou teď vidět opravdu jen ty nejdůležitější informace skrz vhodně vybrané pohledy, nebo třeba v možnosti vytvořit pro každého člena Mindset Mentors vlastní homepage, kde vidí všichni pouze ten obsah, který "jim patří".

S databázemi souvisely také chybějící šablony, což vedlo k tomu, že kdykoliv někdo zakládal nový záznam (nového klienta, kontakt, článek, dodavatele...), musel hledat, co vše je potřeba jak vyplnit. Teď má téměř každá databáze své defaultní záznamy, čili vytvořit cokoliv nového je výrazně snadnější.

Mimochodem pokud jde obecně o databáze, čím více obsahu budete mít v nich a nikoliv v obyčejných stránkách, tím efektivněji s nimi budete moci pracovat, vhodněji je zobrazovat nebo snadněji nalézt. Ostatně posuďte sami - vypadá lépe soupis odkazů na stránky jednotlivých členů týmu nebo galerie rovnou s fotkou daného člena?

Vychytávka číslo jedna? Osobní homepage

Proč by měl člen týmu procházet hromadu stránek, aby viděl svoje úkoly, projekty nebo třeba zakázky, které právě řeší? Osobně mě překvapuje, jak málo českých firem (používajících Notion) má pro své kolegy osobní homepage, a jsem rád, že Mindset Mentors mezi ně už nepatří. Právě tahle fíčura se všem líbila asi nejvíc.

Funguje to jednoduše - většina databází obsahuje pole Řešitel/Vlastník, takže jsem vytvořil jednu stránku, která obsahuje vyfiltrované pohledy na dané databáze (rovnou 14 databází) skrz filtr "Me". Díky tomu vidí na téhle stránce každý to svoje, k čemu je přiřazený, a přitom jde o jednu a tutéž stránku. Magie!

Výhodou osobní homepage je, že jí lze velmi snadno rozšiřovat a doplňovat podle potřeb a není nutné to dělat vícekrát - jedna změna se propíše automaticky všem. V případě Mindset Mentors jsem tak ještě vytvořil navíc třeba rychlá tlačítka pro vkládání obsahu, která rovnou přiřadí záznam tomu, kdo jej vytvořil.

Další úpravy, opravy a novinky

Nebudu popisovat vše, takže jen vypíchněme pár dalších bodů, které jsme vyřešili. Dodám, že jde o body, které se u mých klientů opakují velmi často:

• zjednodušování - např. smazání neaktuálního obsahu a naplánování pravidelné revize nebo zrušení zbytečných polí v databázích, které se nepoužívaly
• konzistence prostředí - např. sjednocení formátování nadpisů nebo věcné použití ikon a jejich barev, které už nejsou jen na parádu
• spojení databází - např. interního a externího knowhow nebo sjednocení databází externích překladatelů, mentorů a potenciálních externistů do nové databáze dodavatelů
• systém na úkoly - např. už se úkoly neřeší po x stránkách nebo projektech, ale přímo v nové samostatné úkolové databázi napojené na projekty a další databáze
• nové rollupy - např. se v databázi organizací u kontaktní osoby rovnou zobrazuje i její kontakt a není potřeba se proklikávat na detail dané osoby
• nové relace - např. propojení produktových karet s popisky produktů, takže odpadlo jedno zbytečné pole v databázi a člověk navíc snadněji najde související obsah
• nové pohledy na detailech záznamů - např. na detailu klienta jsou vidět rovnou všechny schůzky nebo související úkoly (ze Šimona se stal expert na filtrované pohledy :-)
• synchronizované bloky - např. vytvoření synchronizované menu s důležitými odkazy napříč workspacem nebo jedno hlavní místo, odkud se spravují všechny synchronizované bloky
• procesní FAQ - např. aby všichni věděli proč zamykat databázi po úpravě nebo co znamená jaká barva v selectu pracovních pozic kontaktů
• informační FAQ - např. vznikla stránka, kde jsou všechny důležité informace typu fakturační údaje, číslo účtu, logo, výpis z OR atd., aby člověk nemusel hledat na více místech
• šablony v tlačítkách - např. OKR databáze pro nový rok se teď vygeneruje na jedno kliknutí
• individuální požadavky členů týmu - např. speciální formula kvůli agendě s externisty
• formuly místo ručního klikání - např. automaticky měsíc v češtině vč. zvýraznění aktuálního nebo v knihovně hláška o výpůjčce podle toho, jestli je někdo přiřazený
• výpočtové formuly - např. výpočet marže u zakázek se zaokrouhlením
• stavové semafory - např. automatické barevné značení v zakázkách (co je stavový semafor?)

Všechny úpravy a změny mi zabraly něco přes 30+ hodin, další desítky hodin do něj vložily Mindset Mentors. Obecně u oprav a úprav záleží na tom, čeho všeho se týkají, zda se (ne)používají master databáze, v jakém stavu jsou šablony či zda některé navrhované změny zvládne realizovat klient sám nebo je musím řešit já. Může tak jít o jednotky hodin, nebo v případě opravdu velkých workspace, kde chybí správce Notionu, klidně o vyšší desítky nebo nižší stovky hodin.

Co se nerealizovalo

Byť může být něco na začátku dobrý nápad, snadno se stane, že se to nakonec realizovat nebude. Důvodů přitom může být spousta:

• může být složité zapracovat nápad do existujících procesů
• není na to zatím vhodná doba
• řešíme něco, co už není pro klienta aktuální
• zjistíme, že jsme se vzájemně nepochopili
• můj pohled je jiný než klientův
• potřeba odpadla díky jiným úpravám
• realizaci blokují technicky jiné nápady
• objeví se ještě lepší nápad

V případě Mindset Mentors tak jsou třeba projekty zatím rozdělené ve dvou databázích - jedna je na interní projekty, druhá na klientské, byť já osobně bych preferoval jejich spojení. Obecně tak vždy moje doporučení včetně výhod a nevýhod klient zná a je pouze na něm, kdy a zda vůbec bude daný návrh chtít realizovat.

Druhak se můžou objevit prosby klienta, které nejde realizovat, protože to Notion (zatím) neumí a neexistuje ani žádná finta, jak dané obejít. Třeba taková multi-relace - tzn. aby jedna databáze měla vlastnost, do které se sdruží záznamy ze 2 jiných databází. Jiný příklad? Že nejde filtrovat při výběru záznamu do relace nic jiného než název záznamu (tady jsme aspoň zobrazili jinou vlastnost jakožto drobnou nápovědu).

Co říká klient?

Audit včetně všech úprav mi zabral nakonec něco přes 40+ hodin. Naše spolupráce ještě pokračuje (řešíme nové automatizace a formuly), nicméně to nejtěžší je za námi. Mindset Mentors mají Notion lépe zorganizovaný a využívají více užitečných funkcí, čímž šetří denně jednotky až desítky minut všech lidí, což jsou týdně hodiny a měsíčně až desítky hodin.

Chtěli byste také pracovat s Notionem efektivněji a mít jej přehlednější? Dejte mi vědět, rád vám s tím pomůžu.