Pracujte chytře a produktivně

Blog / Dála Musil – 4. května 2015

Jestli jednu výmluvu používají téměř všichni, pak je to jednoznačně tato: "Mám málo času". Realita je ale trochu jiná. Času máme všichni stejně a pokud se vám zdá, že ho máte méně, je problém jinde - v tom, že si neumíte stanovit priority a pracovat efektivně.

Původně měl být tento článek o tom, jak si stanovovat cíle a úkoly a pak jich dosahovat, nicméně po přečtení knihy Čtyřhodinový pracovní týden od Tima Ferrisse jsem se rozhodl přidat i pár dalších bodů kolem efektivity práce. Pojďme na to.

Stanovení cílů a úkolů

Základem pro úspěšné dosažení cíle je stanovit si postup, jak se k němu dobrat. A je teď jedno, zda se chcete naučit vařit, posilovat nebo třeba vytvořit nějaký projekt. Mnoho lidí s tím má ale problém a často vyhoří. Jak na to? Ideální cíl a z něj vyplývající úkoly by měly splňovat tzv. SMART podmínky. Každý znak zkratky znamená anglické slovo a i když existuje více variant, mně se líbí tahle: váš cíl by měl být konkrétní (S - specific), motivující (M - motivational), dosažitelný (A - attainable), relevantní (R - relevant) a časově ohraničený (T - time-bound).

SMART konkrétněji

Zkratku už chápete, teď se podívejme na podstatu. Abyste se dobrali k úspěšnému finiši, měly by být cíle a úkoly zcela konkrétní (ať víte, čeho přesně chcete dosáhnout a co pro to budete dělat), motivující (víte, proč to děláte a co tím získáte), dosažitelné (aby nebyly příliš obtížné), relevantní (jsou podstatné pro to, co skutečně chcete) a s jasným časovým termínem (abyste je nemohli neustále někam odsouvat).

Postupné kroky k velkým cílům

Když víte co a jak, je snadné začít. Nebo ne? Možná se vám zdá, že teď je toho zase nějak moc - takže co s tím? Ideální je stanovit si postupné kroky k cíli v podobě menších úkolů (tzv. to-do listy). Vytvořte si menší seznam, který splňuje podmínky SMART - a najednou vám dosažení cíle nebude připadat tak složité. Třeba budete mít hodně úkolů, ale když jsou malé, proč byste je nezvládli?

Zlepšujte se směrem k cíli

Bez motivace je to často těžké. Mějte při práci neustále na paměti, co získáte, jaká odměna na vás ve vašem cíli a za hromadou malých úkolů čeká. Stojí to za to? Pokud ne, pak se zamyslete nad tím, zda má smysl to vše dělat. Když ano, tak se do toho prostě vrhněte. Nebojte se ani postupně zvyšovat vlastní laťku toho, co děláte. Jestliže např. každý den ráno cvičíte, přidejte třeba jednu minutu denně navíc. To by neměl být problém, že? V součtu ale budete už za dva měsíce dělat dvojnásobek toho, co předtím, a pozitivní účinek poznáte, to mi věřte.

Jeden úkol za druhým

Nezapomeňte nikdy na jeden ze základních bodů efektivity - vždy dělejte jen jednu věc, nikdy více věcí zároveň. Přeskakování z jednoho úkolu na druhý vám uškodí, nikdy neprospěje (pracovní multitasking opravdu neexistuje) a zbytečně zbrzdíte cestu k cíli. Nebojte se tzv. zapalovat jednu věc od druhé - jakmile dokončíte jednu věc, vrhněte se ihned na další. Žádné týdenní volno, jak už víte, musíte dodržet svůj stanovený termín.

Dokonalost je zbytečná

Říká se, že na práci je vždy tolik času, kolik je potřeba. V praxi to pak znamená, že se snažíte vylepšovat všechno k dokonalosti, jenže nakonec jí stejně nikdy nedosáhnete - vše lze totiž neustále zlepšovat, jenže to se často prostě už nevyplatí. Nebojte se dávat si krátké termíny, protože tím více budete muset makat - a jak jistě víte, když člověku hoří termín, dokáže i nemožné. Co je na tom ještě zajímavější je to, že kvalita bývá často lepší, než když máte na všechno spoustu času.

Dělejte to, co máte

Stanovit si relevantní úkoly bývá pro hodně lidí těžké, protože mají pocit, že je důležité úplně všechno. Je ale rozdíl být zaneprázdněný prací pro práci a produktivitou, kdy děláte to, co je opravdu třeba. Nesnažte se vyplnit každou vteřinu své práce něčím pouze proto, abyste pracovali. Výkonní můžete být neustále, ale účinní jen tehdy, když budete dělat to podstatné. Když máte před sebou velký úkol, soustřeďte se plně na něj a neřešte, co řešit nemusíte - jen tak budete maximálně efektivní.

Nenechte se rušit

I když už umíte dobře stanovit úkoly, pořád je prostor pro zlepšení. To se týká především různého vyrušování od práce, které vás může potkat - zvonící telefon, časté kontrolování e-mailové schránky, zbytečné hovory s kolegy nebo třeba "důležité" porady. Zkuste se tomu vyhnout, jak jen to jde. Slučujte aktivity a činnosti si dávkujte - musíte vážně koukat na e-mail každých 20 minut a hned reagovat, nešlo by to třeba jen dvakrát denně najednou? Když vám někdo řekne, ať něco uděláte, nepočká to chvíli? Musíte opravdu jít na schůzku, nešlo by to vyřešit e-mailem? Naučte se neztrácet čas a říkat ne.

Pracujte chytře

Nakonec se přesuňme do doby, kdy už dokážete všechno výše zmíněné. Myslíte, že už nemůžete pracovat efektivněji? Ale ano. Pokud neznáte tzv. Paretův princip 80/20, pak jde o tohle - 20 % činností, které děláte, tvoří 80 % vašich výsledků. Všechny ostatní činnosti, tedy více než tři čtvrtiny, děláte jen pro těch pár zbývajících procent. Když tedy chcete získat víc času na svou práci, nemusíte dělat vše usilovněji a rychleji - začněte eliminovat zbytečné, automatizovat co lze a delegovat ve formě outsourcingu, ať udělá zbylou práci (nebo proto, že ji udělá lépe) za vás někdo jiný.

Používejte vhodné nástroje

Mnohdy se stává, že lidé na něčem pracují zbytečně složitě. Prostě proto, že nezkusili použít jinou službu, nástroj či aplikaci, která by jim práci ušetřila. Vyhněte se tomu, když máte možnost - na toto téma jsem sepsal i samostatný článek Užitečné služby a nástroje pro podnikání a marketing, v němž najdete tipy na služby pro vyšší produktivitu a mnohem více.

Pochopili jste principy stanovení cílů a úkolů a produktivity a efektivity práce? Jestliže ano, pak gratuluji, jste na dobré cestě k vysněnému cíli. Teď už stačí jen to nejtěžší - do toho všeho se pustit :-)