Jak fakturovat přímo z Notionu?

Blog / Dála Musil – 12. května 2026

Faktury můžete tvořit ve specializovaných fakturačních nebo účetních nástrojích, hodně lidí používá taky jednoduchý Excel. Já dnes dávám přednost Notionu v kombinaci s automatizacemi. Jak moje fakturace z Notionu funguje?

První verze s Make

Šlo by fakturovat z Notionu? Zmíněné jsem zkusil na jaře 2024 v automatizační platformě Make (článek o automatizacích přes Make a Zapier). Fungovalo to jednoduše - jedna databáze s fakturami, kam se tlačítkem vloží nová stránka = faktura. Tlačítko zároveň předvyplnilo část informací, zbytek typu částka nebo položka jsem doplnil ručně. Ve scénáři se pak informace z Notionu předaly na Google disk, kde se zkombinovaly s dalším obsahem, vytvořil dokument / PDFko a odkaz na něj se uložil zpátky do Notionu.

Druhá verze s Relay

V létě téhož roku jsem se stal prvním oficiálním česko-slovenským partnerem platformy Relay (více o Relay ve článku) a to znamenalo i pokus o tvorbu stejného fakturačního scénáře tady (mj. kvůli nižší spotřebě kreditů). Vzal jsem navíc některé původní nevyzkoušené náměty a fakturaci vylepšil, abych ji opravdu mohl začít používat.

Hlavní změna? Napojení na mé CRM. Při tvorbě nové stránky = faktury vyberu souvisejícího klienta, díky čemuž můžu na pozadí poslat do Relay jeho fakturační údaje. Druhé vylepšení? Šablonu pro PDF jsem udělal v Google Sheetu, který se formátuje lépe než Google Doc, takže faktura může být hezčí. Navíc jsem přidal i generování QR kódu, který se následně ručně vloží do faktury (ručně proto, že Google Sheet neumožňuje automaticky bez povolení načíst obrázek z vloženého odkazu).

Aktuální verze - databáze v Notionu

V Relay jsem zůstal a původní fakturaci opět vylepšil a stále vylepšuju nebo upravuju, pokud je to potřeba nebo když se objeví něco užitečného. Databáze faktur se u mě v Notionu teď skládá z těchto hlavních vlastností:

• Číslo faktury
• Klient (výběr z databáze klientů)
• Datum vystavení
• Datum splatnosti
• Částka
• Měna
• Kurz (pro převod z $ a €)
• Částka převedená na Kč (automatická formula)
• Odkaz na QR kód (automatická formula)
• Náplň práce (položka na faktuře)
• Checkbox, zda je uhrazeno
• Checkbox, zda fakturuju jako identifikovaná osoba
• Tlačítko pro tvorbu faktury v Sheetu (webhook)
• Odkaz na Sheet (pro kontrolu a vložení QR kódu)
• Odkaz pro vygenerování PDF (automatická formula s webhookem)
• Odkaz na hotové PDF

Bokem mám pár dalších vlastností, které se starají třeba o to, abych viděl Odkaz na Sheet jen do chvíle, kdy jej můžu upravit, stejně tak aby zmizel Odkaz pro vygenerování PDF, jakmile je vygenerované. Nedávno jsem taky zaváděl na webu platby produktů přes Stripe, takže mám třeba relaci na přijaté platby (a snadno z přijaté platby založím a předvyplním klienta či fakturu).

Klientské fakturační údaje se pak načítají do Relay na pozadí z mého CRM. U klientů mám i související vedlejší automatizaci a to načtení dat z ARESu, abych nemusel jejich údaje do CRM vyplňovat ručně. Vyplním vždy pouze IČ a o zbytek se postará automatika.

Aktuální verze - scénář v Relay

V Relay pak vypadá celý hlavní scénář pro generování faktur viz obrázek níže. Děje se následující:

• Kliknutím na tlačítko v Notionu se scénář spustí
• Datum vystavení a splatnosti se přeformátuje
• Pokračuje se dle toho, zda fakturuju českému nebo zahraničnímu klientovi
• Vytvoří se kopie šablony Google Sheetu a do ní vyplní údaje z Notionu
• Do Notionu se vloží odkaz pro kontrolu faktury a vložení QR kódu
• V Notionu kliknu na odkaz s webhookem a ze Sheetu se tvoří PDF
• Odkaz na hotové PDF se vloží zpátky k faktuře v Notionu
• Vyplněná kopie Google Sheetu se smaže
• Vytvoří a vyplní se nová stránka v databázi historických faktur (jiná databáze)
• Dle měny se doplní k "historické faktuře" další info

Poslední dvě odrážky jsou potřeba čistě proto, že mám dvě databáze faktur. Ta, o které jsem mluvil doposud celý článek, obsahuje faktury od chvíle, kdy jsem je začal generovat v Notionu. "Historická" databáze pak obsahuje komplet všechny faktury od začátku mého podnikání a slouží jako kontrolní a historická evidence, abych mj. dokázal dohledat libovolnou fakturu, viděl kdo platí včas a kdo pozdě nebo měl dlouhodobé finanční grafy.

Pro tvorbu faktury je v rámci scénáře stěžejním krokem vložení informací z Notionu do šablony Google Sheetu. Relay má proti Make mimochodem velkou výhodu v tom, že pokud jsou databáze (faktury a klienti) propojené přes relaci, dokážu se proklikat z faktury na klienta v jednom kroku (v Make bych potřeboval navíc modul pro hledání v klientech).

Aktuální šablona pro české faktury pak vypadá viz níže. Tam, kde vidíte obsah v uvozovkách, se doplní právě údaje z Notionu. Faktura pro zahraničí se liší mj. bankovním spojením (protože poplatky a převody měn) a kvůli povinnostem souvisejícím s DPH, resp. tím, že jsem identifikovaná osoba (neplátce DPH v ČR, ale plátce vůči EU).

Klientské úpravy fakturace aneb kam dál?

Protože fakturace z Notionu zaujala i některé mé klienty, tvořil jsem pár z nich něco podobného včetně dalších vylepšení, která u sebe nemám:

• automatické generování pořadového čísla faktury, aby jej nemuseli psát ručně
• možnost vložení více samostatných položek s částkou
• více fakturačních subjektů, tzn. výběr za kterou svou firmu fakturu vystavuju
• v návaznosti jiné číselné řady faktur, variabilní čísla nebo jiné Sheet šablony
• napojení na jiné finanční databáze v Notionu (i včetně mé šablony finančního trackeru)

Jsme na konci ukázky o tom, že k fakturaci nepotřebujete nutně specializovaný fakturační nástroj. Notion toho zvládne v kombinaci s automatizacemi opravdu hodně.

Chtěli byste taky fakturovat přes Notion a Relay? Dejte mi vědět.