Příklady realizovaných Notion projektů

Blog / Dála Musil – 11. července 2025

Na webu lze v krátkých boxech popsat mé dosavadní Notion spolupráce jen povrchně, proto vám v dnešním článku představím detailněji několik typických i zajímavých Notion projektů, které jsem řešil a běžně řeším.

Co v rámci Notionu dělám?

Na začátek si pojďme krátce shrnout, co kolem Notionu dělám. Jde jednak o menší a typicky jednorázové záležitosti (konzultace, školení), vlastní produkty (šablony, kurzy či webináře) a potom projekty větší a delší, o kterých bude dnešní článek. Audity workspace, automatizace (nativní i externí), implementace Notionu a tvorbu + úpravy čehokoliv v Notionu (třeba wiki). V každé ze sekcí vypíchnu to, co řeším nejčastěji a je zcela typické anebo naopak nejzajímavější.

Audity Notionu

Chcete být v Notionu efektivnější a mít přehlednější a lépe nastavený workspace (ať už jste sami nebo v týmu firmě)? Právě s tím vám pomůžu v rámci auditu Notionu. Jeden z nich jsem už popisoval detailně v samostatné případovce o Mindset Mentors.

Funguje to jednoduše - dáte mi přístup a já detailně projdu, co a jak v Notionu děláte. Následně připravím podrobný seznam bodů, co je špatně nebo co by šlo řešit jinak a lépe. Opravy a úpravy pak můžete udělat sami anebo vám s tím samozřejmě rád pomůžu já, pokud chcete ušetřit čas a mít jistotu, že je vše nastavené správně a efektivně.

Na auditech mě těší, že jakmile se jednotlivé body začnou řešit, má to fakt vliv na každodenní fungování, které je jednodušší a příjemnější. A byť si hodně lidí a firem myslí, že používají Notion dobře a mají ho vhodně nastavený, doposud jsem v každém auditu našel minimálně 50+ bodů, jak fungovat lépe. V některých případech tak po auditu následovalo komplet překopání celého dosavadního systému.

Automatizace Notionu

Byť se věnuju automatizacím i obecně nejen v souvislosti s Notionem, logicky řeším nejčastěji právě Notion automatizace. Může jít jak o nativní řešení, protože Notion má i vlastní automatizace v databázích, tak řešení přes externí platformy, kde tvořím scénáře v Make a Relay. Co řeším často nebo mi přijde fakt užitečné?

Automatické dokončení projektu, když jsou hotové úkoly

Jednoduchá a zcela typická Notion poptávka nativní automatizace, v tomhle případě německého hudebního labelu. Tvorba nové písničky je projekt, který se skládá z desítek úkolů. Projekty i úkoly mají vlastnost Status a jakmile se u alespoň 1 úkolu změní stav na In progress, změní se stejně i stav projektu. Jakmile jsou hotové všechny úkoly, i celý projekt změní automaticky svůj stav na Done.

Tvorba nového projektu / procesu jedním kliknutím

Navážu na předchozí příklad dalším typickým, protože ty desítky úkolů k písničce je potřeba taky založit. Dělat to ručně? To by se člověk zbláznil. Naštěstí máme v Notionu chytrá tlačítka, takže 1x kliknete a vytvoří se projekt se všemi úkoly a nastavením. Nebo chcete onboardovat nového kolegu? Kliknutím jej založíte a na pozadí se vytvoří návazné úkoly a automaticky vypočte % stav nástupu.

Kopie databáze pro snadné sdílení mimo firmu

Digitální agentura potřebovala svému klientovi průběžně zobrazovat stav projektů, ale tak, aby viděl jen některé úkoly a jen některé vlastnosti. Snadno sdílet pouze vybranou část databáze (některé řádky a některé sloupce) ale v Notionu zatím snadno nejde. Díky automatizaci (kterou mám i jako hotový produkt) můžete snadno vytvořit kopii databáze, takže váš klient uvidí jen to, co má vidět.

Vnitrofiremní omezení sdílených informací

Stejnou situaci jako v předchozím příkladu můžete řešit pochopitelně i uvnitř firmy. Třeba když v Notionu trackujete čas a u výkazů máte i částky nebo hodinovky, které má vidět pouze daný člověk a vedení firmy, ale už je nemají vidět ostatní kolegové. Tuhle situaci jsme u klienta vyřešili automatizací přes Make, ale šlo by to i nativně přímo v Notionu díky automatizacím v databázích.

Hromadné vytažení informací z PDF přes AI

Moje vůbec první automatizace, která obsahovala AI, se týkala rozsudků nejvyššího soudu. Jde o dokumenty plné hromady textů, takže procházet je ručně znamená ztrácet hodně času. A přesně tohle za vás AI ráda udělá. Vezme dokument, převede na texty přes OCR a díky vašemu co nejlépe napsanému promptu vám vytáhne do databáze v Notionu jenom ty informace, které potřebujete.

Stažení kontaktů z Notionu do telefonu

Někdo vám volá ohledně zakázky, kterou jste domlouvali e-mailem, ale zrovna nejste u počítače a nemáte uložené jeho číslo? Pro jednoho klienta jsme tohle vyřešili automatizací mezi Notionem a Google kontakty. Z Notionu se do telefonu synchronizují kontaktní informace a díky Notion AI i krátké shrnutí informací o zakázce a klientovi. Obratem tak ví, o co jde a může vhodně reagovat.

Pořadí sportovců v žebříčku z vložených výsledků

V Notionu máme formuláře a je škoda je nevyužít v kombinaci s automatizací. Třeba když jste sportovní trenér a chcete, aby vám svěřenci každý týden vložili svůj číselný výkon a pravidelně se aktualizoval celkový žebříček. Vložený formulář se porovná s databází lidí, najde daného člověka (nebo vytvoří, pokud tam není) a zapíše výsledek, díky čemuž máte vždy správné a aktuální pořadí.

Synchronizace financí do Google Sheets

Typická automatizace, se kterou pomáhám pravidelně několika digitálním agenturám. Máte různá finanční data v Notionu (třeba časové výkazy, hodinovky, projekty, firemní výdaje...) nebo třeba v Costlockeru (projekty, kolegy, faktury, týmy...) a protože finanční vyhodnocení probíhá externě, přehledně všechny data pravidelně exportujeme do Google Sheets.

Generování a odeslání certifikátu

Potřebujete vytvořit certifikát ze šablony na základě dat, která máte uložená v Notionu? I to je možné. V tomhle případě se změní stav u absolventa kurzu, aby se následně přidal do seznamu ve Smart Emailingu. Poté se na Google disku vytvoří složka, nasdílí se danému člověku a vytvoří se 3 různé verze certifikátu, které se mu pak pošlou e-mailem.

Implementace, tvorba a úpravy Notionu

O tom, jak řeším implementace, jsem už detailně psal v tomhle článku. V této části proto spojím příklady implementovaných řešení s ukázkami menší a různorodé tvorby v Notionu. Často doplňuji řešení i automatizacemi. Co je zcela typické nebo naopak netradiční řešení?

Nejčastější potřeba - projekty a úkoly

Jednoznačně nejčastěji v Notionu tvořím správu projektů a úkolů, jedna z náročnějších implementací byla pro klienta ze Saudské Arábie, kde byly potřeba také milníky a vzájemné propojení podkladů. Cílem bylo, aby se podklady mezi úkoly, milníky a projekty zobrazovaly automaticky vzájemně všude, což je občas oříšek. Takhle dříve vypadal můj docela typický setup včetně tlačítek rychlých akcí.

Byť jsem vždycky tvořil hodně minimalisticky, i v tomhle jde jít ještě do většího minimalismu. Horizontální synchronizované menu dělám pokaždé (aby mohlo být zavřené levé menu a byl větší prostor pro hlavní obsah), tlačítka jsou potom fajn pro ty uživatele, kteří se zatím bojí zakládat přímo ve výpisu databáze.

Kalkulačka developerských projektů

I stavební a developerské firmy používají Notion. Velká výhoda totiž je, že můžete díky databázím, formulám či formulářům nahradit i různé excelové kalkulačky. Stačí zadat počty, rozměry a ceny a na pozadí se vám kompletně vypočte cenová kalkulace celého projektu, kterou můžete předložit svému potenciálnímu zákazníkovi. Kdykoliv cokoliv změníte, vše se ihned automaticky přepočítá.

Realitka a správa nemovitostí a prohlídek

Řešíte nemovitosti a potřebujete spravovat jejich info včetně jednotlivých prohlídek? V tomto případě klient navíc 1 kliknutím (tlačítka dole) vytvoří veřejnou stránku, kterou uvidí všichni zájemci. Anebo udělá stránku pro majitele, aby automaticky viděl, kdo byl kdy na prohlídce. Bonusem je např. to, že vám u každého klienta svítí, kdy má narozeniny (a kolik mu bude), abyste mu mohli popřát.

Wiki, základ všeho Notionu

Notion je dlouhodobě pro spoustu lidí a firem 1. volbou, když chtějí znalostní bázi (wiki) pro ukládání procesů, návodů, dokumentů, podkladů a dalších informací. Společně s projekty a úkoly je to nejčastější věc, kterou řeším. Fajn bonusem vždy bývá automatické upozornění vlastníkovi stránky ve chvíli, kdy nastane termín revize (protože proč by to měl někdo chodit kontrolovat ručně, že).

Docházka s výkazem práce

V Notionu můžete mít timetracking i docházku, v tomhle případě šlo o projekt pro samosprávu jedné české obce. Kolegové přijdou do práce, zapíšou příchod (a při odchodu odchod). Když jdou v průběhu dne něco dělat, vyberou činnost. Jakmile ji dokončí, zakliknou konec a na pozadí se vypočítá jak dlouho to trvalo a návazně třeba jak dlouho to trvá průměrně historicky.

Statistické dashboardy a reporty s grafy

Když dorazily loni do Notionu grafy, začal jsem je používat ve velkém a hodně se zalíbily i mým klientům. Ať už třeba podnikateli s několika firmami, který chce vidět vizuálně své aktivity dle typu, stav zakázek, závazky a pohledávky, finanční stav či hodnotu majetku. Anebo třeba jako na screenu startupu, který řeší reálné příjmy a náklady nebo jejich odhady, což zajímá zakladatele i investory.

A když jsme u startupů a financí, díky formulám v Notionu lze spočítat hodně věcí. Třeba aktuální stav cashflow, průměrný příjem na zákazníka, meziroční růst nebo počet měsíců, na kolik vám zbývají finance (v tomhle i předchozím případě jde samozřejmě o screeny z přípravy, ne reálná čísla).

Jaké suroviny koupit podle naplánovaných jídel

Tenhle projekt byl hodně netradiční. Klient chtěl docílit toho, že si naplánuje různá jídla na dny v týdnu a automaticky se vytvoří nákupní seznam s tím, co chybí. Bokem je potřeba evidovat jaké ingredience má doma a z jakých ingrediencí se daná jídla skládají. Napsané to vypadá docela jednoduše, ale zkombinovat to čistě v databázích bez automatizace? Výzva, ale nakonec úspěšná.

Další klasika? CRM

Když pominu projekty s úkoly a wiki, třetí nejtypičtější poptávkou je CRMko, tzn. místo, kde si evidujete zákazníky, jejich poptávky a související úkoly. Osobně nemám rád kanban, ale třeba pro finanční poradce to může být vhodné zobrazení, protože ihned vidí kolik poptávek je v jakém stavu (resp. sloupečku). V tomhle případě se celá organizace v Notionu týká úvěrů, pojištění a investic.

Plánování kurzů a webinářů

Když koučujete lidi, Notion může být také vhodným řešením spousty situací. Třeba máte kurzy a webináře a chcete, aby se vám do nich lidi snadno registrovali. Můžete přitom mít v rámci jednoho běhu kurzu více setkání a sledovat naplnění kapacity či stav zaplacení. Navrch můžete po dokončení kurzu snadno vygenerovat účastníkům certifikát, který si převezme podklady z klientské databáze.

Správa softwarových licencí

Prodáváte a spravujete svým klientům software včetně licencí (nebo i podlicencí)? Další use-case, který zvládnete v Notionu. Napojíte vydavatele, vyberete související zakázku (automaticky se načte klient, kterého se zakázka týká) a jakmile se přiblíží datum expirace, automaticky vám nebo vašim klientům přijde notifikace, že je potřeba licenci obnovit.

Spokojení klienti?

Vypisovat tady všechny reference klientů by bylo zbytečné, najdete je kdyžtak přehledně tady. Přidám tak pouze tu nejdelší, která dobře popisuje způsob mé práce obecně od začátku do konce.

No a to by pro dnešek stačilo. Pokud Notion používáte lehce, možná jste i překvapení, kolik toho v Notionu jde. Jeho flexibilita je opravdu velká. Kdybyste potřebovali vyřešit něco podobného jako ve článku (anebo úplně cokoliv jiného), ozvěte se mi :-).

Líbí se vám některé řešení? Dejte mi vědět, rád něco podobného připravím i vám.