Jak probíhá zavedení Notionu do firmy

Blog / Dála Musil – 3. října 2024

Notion patří mezi aplikace, u kterých si spousta lidí po chvilce myslí, že jim dokonale rozumí. Flexibilita a množství funkcí je však v Notionu obrovské a pokud jej nepoužíváte denně, nesledujete novinky a neřešíte různé potřeby klientů, kloužete jenom po povrchu. Ve firmách implementuju Notion už přes 2 roky a dnes vám vysvětlím celý proces, který se stará o to, že vše proběhne správně a bez potíží.

Znáte tenhle obrázek Dunning-Kruger efektu (graf jsem mimochodem udělal v Notionu)? Ukazuje, jak se lehce pokročilí začátečníci domnívají, že všechno dokonale znají. Pak ale zjistí, že toho vlastně tolik neví. Část z nich to vzdá, část se bude snažit rozvíjet dál a pochopit principy na pozadí a část zůstane na prvním vrcholku s mylným dojmem "všechno vím, všechno znám". Reálně však trvá měsíce až roky každodenní práce, než nasbíráte dostatek praktických zkušeností, abyste se mohli posunout do pravé části grafu.

Typické potíže při začátcích s Notionem

Jednou z velkých nevýhod Notionu je, že částečně vypadá jako jednoduchý nástroj. To platí ale jen do chvíle, než zjistíte, kolik různých fíčur na různých místech Notionu najdete. Nebo že můžete jednu věc vyřešit mnoha odlišnými způsoby. Spousta lidí a firem se v téhle fázi Notionu lekne, řeknou, že je to příliš složité a vrhnou se do zkoušení jiné aplikace.

Osobně jsem ale fanda tvrzení, že jaký si to uděláš, takový to máš. V Notionu platí, že jej můžete začít používat zlehka a postupně a jak budou růst vaše potřeby, poroste i váš systém, resp. prostředí (workspace). Přestřelit to na začátku příliš funkcemi a možnostmi většina firem a lidí nezvládne.

Velmi častým souvisejícím problémem bývá change management, pokud chcete Notion zavádět ve firmě (jednotlivci to mají snažší). Kolegové řeknou "další nová aplikace, kterou se musíme učit"? Nebo "funguje nám ta dosavadní, proč změna?" Je potřeba k tomu přistupovat s rozumem a dokázat vhodně vysvětlit přínosy, což bez výborných znalostí Notionu nejspíš nedokážete.

Jiný typický scénář je, že jste možná viděli nějaké hotové řešení, a když poprvé Notion zapnete, je de facto prázdný. Vše hezké, co jste viděli, musí nejdřív někdo vytvořit. V tom se Notion výrazně liší od jiných aplikací na úkoly, poznámky či wiki - tam je obvykle vše hotové a vy se pohybujete v daných mantinelech. V Notionu si prostředí a mantinely tvoříte sami.

Poskládá to kdokoliv, ale bude to fungovat?

Notion si hodně lidí představí jako skládačku, kde nahází na stránku nějaké bloky, a vůbec přitom neřeší, jestli to celé dává smysl na pozadí, dlouhodobě nebo při spolupráci více lidí. Bude na tu stránku někdo chodit? Dokáže se zorientovat? Má stránka vůbec smysl? Není toho na stránce příliš? Je potřeba všechno vyplňovat ručně? Mají mít všichni právo úprav? A proč se vlastně (ne)používá databáze? Takové otázky si ale pokládá málokdo.

A pak typicky můžete používat nějaké šablony, kdy každá je trochu jiná nebo od různých tvůrců, nejsou propojené mezi sebou a celá vaše práce a běžné workflow je roztříštěné, protože náhodný slepenec většinou fungovat nebude. Šablony nejsou špatné, ale není to samospásné řešení, pokud je nedoladíte co nejblíž k tomu, jak běžně fungujete, resp. chcete dál fungovat.

Na začátku je potřeba myslet dopředu a dívat se na veškerý obsah a činnosti, které v Notionu chcete dělat, jako na systém, který funguje dohromady. Být konzistentní v tom, jak to vypadá. Mít jasnou domluvu s kolegy, jak se co používá. Mít rozcestník, který vás snadno navede, kam potřebujete. Mít prvky pro rychlé akce, nastavení a šablony... je toho hodně. Další obecnější tipy kdyžtak ve článku o efektivní práci v Notionu.

Jak probíhá zavedení Notionu se mnou

Protože jsem se před specializací na Notion věnoval UX designu a projektovému + procesnímu řízení, funguju i při implementaci Notionu velmi systematicky. Vždy existuje jasná cesta, po které společně půjdeme. Vždy dopředu víte, proč nějaký krok řešíme. Troufnu si říct, že už mám s Notionem dost zkušeností na to, abych odhadl, jaké potíže nás můžou čekat.

Při spolupráci si nekupujete, že vám něco zbastlím, ale že vám navrhnu a vytvořím dlouhodobě fungující systém pro celý tým či firmu. Spousta situací se dá řešit mnoha způsoby a rád vám všechny představím a vysvětlím, kterou cestou navrhuju jít, protože se mi v dlouholeté praxi nejvíc osvědčila.

Zavádění Notionu je kombinací analýzy současné situace (neplést s auditem existujícího prostředí, pokud jej už máte), průběžného poradenství, designování systému a tvorby mustrů pro obsah, přípravy automatizací, důkladném školení i podpoře v prvních týdnech a měsících po "ostrém spuštění".

Proč spolupracovat právě se mnou?

Myslím si, že k tomu mám vhodné předpoklady a dostatek zkušeností:

• Pomáhal jsem s Notionem individuálně 80+ klientům nejen z ČR
• Byli mezi nimi firmy, agentury, freelanceři, komunity i jednotlivci
• Mám hodně referencí, dost možná i od lidí, které znáte
• Používám Notion pravidelně od roku 2019, tj. více než 5 let
• Od roku 2022 jsem celosvětově 50. Notion Certified Consultant, 1. v ČR/SR
• Mám i všechny další certifikace (Advanced, Settings & Sharing, Essentials)
• Jsem první český Notion Ambasador a testuju novinky, než se pustí ven
• Můžu vás tak mj. zabrzdit před zbytečnou prací, pokud by ji novinka vyřešila
• Jsem i ve spojení přímo se zaměstnanci Notionu vč. některých programátorů
• S Notionem vstávám i usínám, sedím v něm hodiny denně a neustále experimentuju
• Věnuju se i automatizacím, které ve spojení s Notionem zefektivní vaši práci
• Píšu pravidelně články, točím videa, tvořím kurzy, webináře, šablony a newsletter
• Založil jsem česko-slovenskou Notion komunitu, kde se potkáváme i offline
• Ze své wiki obratem vytáhnu některé z mnoha stovek hotových řešení různých situací

Úvodní konzultace a dotazník aneb fakt chcete Notion?

Začátek spolupráce vždy začíná vyplněním dotazníku, abych si udělal bližší představu o tom, co přesně potřebujete, jak fungujete, znali jsme rozsah, nastavili rozpočet atd. Po tomhle seznámení následuje obvykle videohovor, kde si vše vyjasníme, budu se hodně doptávat a zodpovím vaše případné dotazy. Vy sami se nebojte ptát na cokoliv, protože čím přesněji zvládneme začátek spolupráce, tím lepší bude i výsledek na konci (rád vám přitom ukážu, jak a na co sám Notion používám).

Může se dokonce stát, že spolupráce po konzultaci skončí. Přišel jsem už o spoustu možných dlouhodobých spoluprací, protože jsem klientům Notion rozmluvil. Je to skvělá aplikace a přál bych si, aby ji používalo co nejvíc lidí, ale není to nástroj vhodný pro každého. Export PDFek nevypadá dobře, sdílení části databáze nefunguje ideálně, není česky... Spousta věcí jde obejít, máme různé automatizace, ale i tak - pokud na začátku uvidím, že to pro vás nebude, řeknu vám to včas.

Co vše budeme řešit?

Je spousta věcí, na které se vás budu ptát, příp. na které budete odpovídat už v dotazníku. Proč? Protože chci mít jistotu a pokrýt maximum možných problémů předtím, než nastanou. I vy budete mít určitě hodně dotazů. U mnoha bodů bude dobré zapojit pro feedback i vaše kolegy. Pár bodů, které určitě budeme řešit:

• V první řadě jestli je Notion vhodný pro to, co potřebujete?
• Jak dobře Notion znáte, pokud už jej trochu znáte?
• Jak přesně fungují a co umožňují databáze?
• Jaký tarif bude vhodný a kolik budete asi platit?
• Jak běžně fungujete, resp. jak vypadají současné procesy?
• Budeme migrovat nějaká data z dosavadních aplikací?
• Jaké funkce Notion má, které použijeme teď a které v budoucnu?
• Bude potřebovat některý kolega něco individuálního / speciálního?
• Kdo se o Notion bude starat po spuštění, vy, já, nebo zaškolíme správce?
• Jaké další aplikace používáte a můžeme je Notionem nahradit?
• Které procesy a činnosti ze současných a budoucích můžeme automatizovat?
• Kdo bude mít jaká oprávnění, bude někdo jen koukat a někdo další tvořit?
• Bude potřeba řešit nějaké složitější bezpečnostní nastavení?
• Budou nutné speciální videonávody k částem systému?
• Budeme nějaké procesy a postupy optimalizovat před návrhem systému?
• Šlo by jako základ použít některou z mých existujících šablon?

Návrh systému aneb šetříme desítky hodin

Pokud si oboustranně zodpovíme všechny otázky, další částí je vizuální návrh struktury a fungování celého systému, potažmo prostředí (workspace). Může to znít složitě, ale nebojte se, půjde o jednoduché boxy s texty. Na druhou stranu jde o nejdůležitější část celé implementace. Díky návrhu, který postupně vyladíme, zjistíme:

• jaké budou existovat stránky, databáze, pohledy na databáze či rozcestníky
• jaký přesně obsah bude na kterých stránkách
• jak bude veškerý obsah vzájemně propojený
• jaké činnosti budeme automatizovat
• jaký obsah budeme synchronizovat
• jaké vlastnosti a hodnoty použijeme v databázích
• jaký obsah bude v připravených šabloných
• kdo bude mít kam přístup a co tam může dělat
• zda budou potřeba samostatná týmová prostředí
• jak bude vypadat a fungovat onboarding...

Proč tohle všechno? Kdybychom to neudělali a rovnou začali tvořit něco v Notionu (jak dělá spousta tvůrců šablon nebo rádoby Notion odborníků), nejspíš to nedopadne dobře. Tahle příprava sice zabere pár hodin na začátku, ale ušetří budoucí desítky hodin a spoustu peněz v rámci tvorby nebo mnohých úprav a dolaďování. Ty totiž nebudou potřeba, protože bude jasně nastavené, kam přesně jdeme a jak to má vypadat.

Pár jednoduchých základních ukázek, ať chápete, o čem takový návrh může být.

Stránky a jejich obsah včetně databází, pohledů na databáze, synchronizovaných bloků či rychlých akcí.

Nesmí chybět databáze, jejich vlastnosti a vzájemné propojení.

Uživatelské skupiny a přístupy jednotlivců do týmových prostředí.

Automatizace dokáže ušetřit hromadu času, ať už interní nebo přes externí platformy.

Tvorba a nastavení prostředí aneb hele, konečně něco hezkého

Přišel vám začátek příliš dlouhý? To proto, že právě tam tvoříme stabilní základy pro celý systém. Jakmile začnu tvořit a nastavovat v Notionu, jde už všechno jako po másle, protože není potřeba nad ničím složitě přemýšlet. V podstatě jen naklikávám, co jsme společně vymysleli a navrhli předtím.

Tady poprvé uvidíte i konkrétní výsledek v Notionu, tzn. to "hezké", na co se nejspíš od začátku nejvíc těšíte. Pokud něco nebude podle vašich představ, upravím to a doladím. Nemělo by to sice díky vhodné přípravě nastat, ale když se stane, neřeknu vám "sorry, to nebylo v návrhu". Budeme mít nějaký rozpočet a když bychom nestíhali, pár hodin přidáme, když budeme mít hodiny navíc, využijeme je taky smysluplně.

V rámci téhle části je vhodné také s vybranými kolegy celé řešení otestovat. Přestože je určitě zapojíme už dříve, když budeme probírat jak běžně fungujete, tady už budou mít k dispozici něco na reálné osahání. I to může vést k drobným změnám, ale nebojte se jich - změny budou probíhat určitě i v budoucnu, protože možnosti Notionu rostou raketovým tempem.

V téhle části bude prostor také třeba na přípravu nápověd (screen níže je z mé šablony Druhého mozku), videonávodů a dalších podkladů včetně onboardingu pro nováčky, aby začátek používání nového systému proběhl bez potíží. Následně vše vytvořené přesuneme do vašeho účtu a nastavíme přístupy jednotlivým kolegům podle původního plánu.

Školení kolegů aneb proč to máme a co s tím budeme dělat

Jak jsem už nakousl v horní části článku, nadejde taky čas, kdy bude potřeba ukázat nový systém vašim kolegům a spolupracovníkům. Pokud byste si opravdu jó hodně věřili, můžete je zaškolit sami, ale to asi nenastane, tím pádem pak vás všechny zaškolím já.

Vysvětlíme si základy fungování Notionu a databází a projdeme krok za krokem, resp. blok za blokem všechny stránky, prvky a funkce, které v připraveném výsledku celé naší spolupráce máte. Pokud zejména všichni ti, kdo budou pravidelně něco upravovat a tvořit nebudou chápat podstatu fungování bloků, stránek a databází, byl by to velký problém a tak se ho zbavíme co nejdříve.

Přesto když si s něčím nebude vědět rady, máte předem připravené nápovědy a videonávody. Můžeme klidně dát další školení nebo speciální workshop uzpůsobený tomu, co přesně kdo řeší a potřebuje. Nebo můžete mrknout na některý z existujících mých kurzů či záznamů z webinářů. Anebo se domluvme jakkoliv jinak individuálně - jsem flexibilní a rád vám vyjdu vstříc, aby vám to dávalo smysl.

Pravidelná podpora aneb rychlá pomoc experta po ruce

Je velmi pravděpodobné, že i přes skvělý návrh systému a správnou realizaci se postupem času začnou objevovat nové požadavky. Přibude nová funkce, změní se vám kolegové, budete mít nové oddělení, začnete dělat nějaký proces jinak… těch důvodů pro změny může být spousta.

A já vás ve štychu samozřejmě nenechám. Když budete cokoliv potřebovat, můžeme se spojit přes videohovor nebo mi dáte přístup a já vám cokoliv vytvořím, upravím či nastavím. Na konci měsíce sečtu hodiny a pošlu fakturu za daný měsíc, což je způsob, jak spolupracuji s většinou dlouhodobých klientů. A tímto jsme na i konci dnešního článku.

Tak co, chcete zavést Notion do své firmy? Napište mi. Pokud by vám něco nebylo jasné, neváhejte se zeptat, rád vám cokolov zodpovím. Těším se na naši spolupráci! :-)

Potřebujete pomoct s Notionem? Dejte mi vědět.