Efektivní práce s Notion

Blog / Dála Musil – 14. října 2022, aktualizace 31. července 2024

Hodně lidí a firem používá Notion neefektivně. Jejich prostředí je nepřehledné, stránky nekonzistentní, levá ruka neví co dělá pravá a jakmile přijde někdo nový, ztratí se úplně. Jaké jsou moje best practices pro efektivní používání Notionu?

Obsah

• Systém a metodiky
• Konzistence a domluva uživatelů
• Úvodní rozcestník
• Onboarding
• Minimalismus a chytré využití prvků
• Teamspaces a groups
• Databáze vs. stránky
• Hlavní vs. vnitřní menu
• Typy bloků
• Template bloků i záznamů
• Pokročilé tlačítko
• Automatizace
• Master databáze
• Další master sekce
• Vysvětlivky a definované bloky
• Synchronizované nápovědy
• Pohledy na databáze
• Typy polí v databázích
• Komentáře
• Sdílení stránek veřejně
• Archiv a koš
• Zamknutí a zabezpečení obsahu
• Historie úprav
• Nastavení prostředí
• Další tipy

Systém a metodiky

Pokud se do Notionu víc ponoříte, zjistíte, že jsou různé metody (které často vycházejí z obecnějších metodik pro digitální produktivitu), jak si celé prostředí (= workspace) vhodně nastavit. Je pravděpodobné, že váš systém se bude postupně během používání měnit (málokdo dokáže "nastavit" Notion ideálně napoprvé) a čím dříve se tak naučíte vhodné techniky, tím méně práce potom budete mít se změnami, když bude vaše prostředí rozsáhlé. Základní doporučení? Dívejte se už od začátku na prostředí jako na systém, který má fungovat dohromady - nikoliv jen jako na složku s různými stránkami a databázemi, do které něco házíte.

Konzistence a domluva uživatelů

Ať už budete cokoliv v Notionu tvořit, snažte se držet konzistenci formy a obsahu. Pokud se přepnu z jedné stránky do jiné, nemělo by to vypadat, že jsem přeskočil do úplně jiného prostředí. Jestliže používáte Notion čistě jako jednotlivci, budete to mít výrazně snadnější než týmy a firmy, které typicky potkává jeden stejný problém - co uživatel, to jiný způsob používání, formátování obsahu atd. Jste-li v týmu, nastavte si vždy (ideálně hned na začátku) pravidla co se jak bude řešit, tvořit či upravovat. Zároveň je fajn mít stanoveného správce, který na prostředí a správné používání dohlíží a průběžně dolaďuje/opravuje.

Úvodní rozcestník

Úvodní stránka vašeho Notion prostředí by vždy měla fungovat jako rozcestník, homepage nebo dashboard, která navede všechny uživatele na ta nejdůležitější místa. Typicky to tak budou nejdůležitější sekce (složky), nejdůležitější či nejpoužívanější stránky nebo databáze a osobně preferuji také důležité odkazy vedoucí mimo Notion. Zejména jako případný nováček ve firmě či týmu nechcete otevřít Notion na nějaké náhodné stránce a nevědět kudykam - i proto je dobré nezapomenout tady na blok s odkazem pro onboarding.

Onboarding

Pokud máte v Notionu pár stránek přístupných z hlavního menu, onboarding by vám možná zabral větší prostor než zbytek prostředí. Máte-li však rozsáhlejší prostředí a zejména hodně databází, měli byste na nové uživatele myslet a na jedné stránce jim jednoduše a srozumitelně vysvětlit např. co kde najdou, jak jako tým/firma s Notionem pracujete nebo na koho z týmu se obrátit, pokud něco nebudou vědět. Nováčkům to usnadní vstup a vy aspoň nebudete muset řešit, že někdo někde něco upravil či vložil špatně.

Minimalismus a chytré využití prvků

Kdybych měl jmenovat druhý největší hřích po nekonzistenci obsahu, bude to přeplácanost. Ano, můžete mít na všech stránkách nahoře cover obrázek (který budete hodiny vybírat, ach...), ale zamyslete se nejdřív nad tím, jestli jej fakt potřebujete. Totéž platí pro kombinaci všemožných bloků, barev pozadí, barev textů atd. Chcete-li prvky používat, dělejte to chytře, aby dané použití mělo reálný význam a přínos. Příklad? Já třeba nové ikony stránek používám pro označení stavu stránek při tvorbě nových prostředí u klientů - zelená ikona = stránka je hotová, oranžová = ve vývoji apod.

Teamspaces a groups

Do letošního léta jste mohli v Notionu tvořit groups = skupiny uživatelů, díky nímž bylo snadnější nastavit přístup k určitým stránkám, protože jste to nemuseli dělat pro každého uživatele jednotlivě. Groups můžete stejně používat i dál (pokud jste to nedělali, je čas začít), navíc pak přibyly tzv. Teamspaces, které správu obsahu ještě víc zjednodušují a zpřehledňují. Jde de facto o podprostředí - v hlavním menu tak typicky vytvoříte nový teamspace jako sekci pro konkrétní tým či oddělení ve firmě a u něj nastavíte individuální podmínky typu viditelnost, přístup, omezení sdílení atd.

Databáze vs. stránky

Vzpomínáte na 1. odstavec a systém? Notion můžete klidně používat jako zápisník typu Evernote, kde máte složky a jednotlivé stránky fungují jako samostatné poznámky. Je ale škoda nevyužít velkou sílu Notionu, což jsou databáze. Každá vaše poznámka/stránka totiž může být záznamem v databázi, kde nejenže nadále má stejný obsah, ale navíc jí můžete přidat různé parametry (= pole, sloupce v databázi) pro snadnější evidenci a zobrazení na dalších místech prostředí.

Příklad? Máte seznam interních návodů. V databázi přidáte třeba pro která oddělení daný návod je a datum poslední úpravy. V sekci pro konkrétní oddělení si pak zobrazíte náhled databáze s filtrem, aby byly vidět pouze návody pro toto oddělení. V sekci pro správce prostředí si pak nastavíte třeba náhled s filtrem na změny z posledního měsíce, ať nemusí hledat, které zkontrolovat. Na správu je tenhle způsob lehce složitější, ale zejména u větších prostředí se vám přínos násobně vrátí.

Hlavní vs. vnitřní menu

Hlavní menu Notionu najdete v levém panelu a v základu je dostačující. Čím však bude vaše prostředí složitější a rozsáhlejší, tím víc v něm bude teamspaces, sekcí a stránek, což může někdy znamenat zdlouhavé rozklikávání a hledání obsahu. Když pominu funkci Hledat (CTRL/CMD + P), je rozhodně dobré naučit se tvořit a používat také vnitřní menu. Typicky to může být synchronizovaný blok s vybranými odkazy nebo rovnou pokročilejší dynamické menu vytvořené samostatnou databází jednotlivých sekcí, které chcete mít po ruce.

Typy bloků

Co se mi na Notionu hodně líbí je možnost řešit různé situace a různý obsah mnoha způsoby. Projděte si detailně všechny typy bloků a vyzkoušejte si, co umí a jak se chovají. Ne vždy je potřeba databáze a postačí jednoduchá tabulka, ne vždy jsou nutné podstránky, když existuje Toggle. Zvýraznění lze udělat hezky přes Callout, odkazy můžete zobrazit jako záložku, přes 3 desítky typů obsahu lze embedovat a zobrazovat přímo bez nutnosti prokliku pryč. Když poznáte možnosti, budete pak cokoliv tvořit výrazně snadněji.

Template bloků i záznamů

Tvoříte některé věci v Notionu opakovaně dokola? A víte, že nemusíte? V databázích snadno vytvoříte šablonu záznamu, která vám třeba předvyplní některá pole a běžný obsah záznamu (rozuměj obsah stránky, která celá může být záznam v databázi). Můžete tak mít různé šablony pro různé typy záznamů - např. půjde-li o databázi s projekty, pak ve sloupcích kdo je zodpovědný a o jaký jde typ projektu, v obsahu záznamu dle toho patřičné návody apod.

Šablony záznamů v databázi mají ještě jednu obrovskou výhodu - můžete jim nastavit automatické generování po dnech, týdnech nebo třeba měsících a snadno tak řešit zejména opakované úkoly nebo pravidelné události, které tak nemusíte zadávat neustále znovu a jen jim ručně nastavíte datum (více v samostatném článku). Stejně tak existuje blok Template button, do kterého si uložíte obsah a pak jej snadno přidáváte kliknutím na tlačítko (klidně v něm můžete mít celou databázi).

Pokročilé tlačítko

V březnu 2023 dorazil nový blok v podobě tlačítka, které je aktuálně nejpokročilejším blokem v Notionu, pokud nepočítáme databáze. Dokáže pracovat s celou sekvencí různých kroků. Kromě výše zmíněného vložení bloků umí otevírat stránky, vkládat nové záznamy do databází, upravovat existující záznamy v databázích a má také možnost potvrzovacího okna, kdy si sami můžete vybrat, jestli má proběhnout nějaký další krok nebo ne. Více o tlačítku najdete ve videu. V lednu 2024 dorazila tlačítka také jako vlastnost do databází, více ve videu.

Automatizace

V srpnu 2023 dorazila do Notionu automatizace, která výrazně zjednodušila práci, takže je velká chyba ji nepoužívat. Nastavení automatizace je navíc velmi snadné - něco automatizaci spouští (trigger / spouštěč) a něco se stane (akce). Triggerem může být přidání nové stránky do databáze, změna jakékoliv vlastnosti záznamu v databázi nebo konkrétní změna některé vlastnosti v databázi. Akce může být jedna nebo více, a možností jsou ještě větší než u triggerů - lze upravit vlastnost záznamu ve stejné databázi, poslat notifikaci do Slacku a především pak přidat také záznam do jakékoliv jiné databáze nebo upravit záznam a jeho hodnoty v kterékoliv jiné databázi.

Master databáze

Jakmile si oblíbíte databáze, můžete narazit na to, že je nedokážete najít a snadno spravovat, budou-li rozseté na víc místech. Jednou z cest, jak se tomu vyhnout, je vytvořit si v hlavním menu stránku, ve které budete všechny své (tzv. master) databáze zakládat a kde budete mít vytvořené všechny sloupce, byť je nebudete potřebovat všude. Následně na vybrané databáze můžete z jednotlivých stránek tvořit náhledy (view) už čistě jen s daty, které pro danou situaci potřebujete. Tenhle systém vám přinese ještě jeden podstatný benefit - pokud by někdo databázi ve stránce třeba omylem smazal, nesmaže ostrou databázi, jen náhled na ní.

Další master sekce

Stejně jako u databází doporučuji vytvořit si hlavní stránky také pro další typy obsahu, který ve svém prostředí používáte. Platí to pro šablony stránek, sekce stránek či synchronizované bloky (Synced block). Teoreticky to může vypadat jako zbytečný krok navíc, když lze třeba šablony stránek či sekce vkládat z Template buttonu a synchronizované bloky jsou upravitelné odkudkoliv, ale jde zejména o to, abyste měli přehled, co vše v prostředí máte. Zároveň pokud budete pak tvořit něco nového, snadněji zjistíte, jestli už takový obsah náhodou nemáte.

Vysvětlivky a definované bloky

Je možné, že obsah některých stránek či databází ve vašem prostředí nebude na první pohled pochopitelný nebo nebude jasné jak přidávat, upravovat apod. Nepůjde-li o skrytou sekci, hodí se na taková místa přidat vysvětlivku - já třeba používám šablonu bloku Callout s jednotnou barvou a ikonou, kde se mění pouze text. Ideálně si podobně zadefinujte i další obsah či sekce stránek do dané master sekce (viz předchozí odstavec), ať všichni ví, jak a kdy které prvky vhodně používat.

Synchronizované nápovědy

Tenhle bod lehce navazuje na předchozí. Stává se vám někdy, že někdo nedokáže něco najít nebo se nevyzná obecně v používání Notionu? Pak není od věci jim připravit na příslušných místech patřičné nápovědy. Ideální je, když je umístite do synchronizovaných bloků, abyste je pak snadno mohli upravovat z jednoho místa (všechny synchronizované bloky si dejte do jedné stránky).

Pohledy na databáze

Pravděpodobně víte, že na databáze se lze dívat více pohledy - jako na tabulku, board (kanban), kalendář, jednoduchý list, galerii a časovou osu (timeline). Co už někteří nevědí je to, že každý typ pohledu lze jinak přizpůsobit a navíc záznamy sdružovat do skupin, filtrovat, řadit či nastavit limit pro zobrazení. Využívejte toho, když budete dělat náhledy - ne vždy musíte vidět všechna pole, ne vždy je vhodný stejný layout databáze na různých stránkách a pro různé týmy či skupiny lidí. Stejně tak se někdy hodí náhled spíš v záložce a jindy jako samostatný náhled databáze pod tou první.

Typy polí v databázích

K dnešnímu dni má Notion 19 typů polí (Property type), přičemž díky typům Rollup a Formula vzniká de facto neomezený počet možností co a jak zobrazit. Tak jako layouty databází i některé typy polí lze různě přizpůsobovat (příkladem může být Datum - chcete jej celé s názvem měsíce, relativní typu Dnes/Včera nebo třeba formát D/M/Y?), takže se nebojte důkladně projít, jaké všechny možnosti máte. Skrz Relation propojíte databáze mezi sebou, Rollup vám data v různém formátu sesumíruje a Formula umožní zkombinovat cokoliv s čímkoliv a vykouzlit věci, o kterých jste nevěděli, že jsou vůbec možné (více ve videokurzu).

Komentáře

Komentáře jsou skvělá funkce a nemusíte přitom být s nikým v týmu. Komentovat můžete stránku, záznam v databázi i konkrétní výběr, tzn. třeba jedno jediné slovo (dokonce jeden jediný znak, kdyby to dávalo smysl). Já používám komentáře i sám pro sebe jako poznámky či úkoly ve svém prostředí, protože jsou na stránce snadno vidět. Při týmové spolupráci jsou o to důležitější - někde něco nesedí, něco nevíte? Nepište to přes Slack nebo e-mailem, prostě vytvořte komentář a označte v něm kolegu, který obratem dostanete notifikaci do sekce Updates.

Sdílení stránek veřejně

Že používáte Notion čistě pro vaši firmu neznamená, že nemůžete nechat nakouknout (nebo nechat spolupracovat) jiné - můžou to být externisti, dodavatelé, odběratelé či další partneři. A není potřeba žádný export, stačí stránkám povolit veřejný odkaz (čerstvě navíc od tarifu Personal Pro s možností nastavení expirace, kdy se po zvolené době sám vypne) a následně editaci, komentování, vytvoření kopie stránky a v Enterprise tarifu také indexaci vyhledávači (pro ty, kteří by chtěli udělat ze svého Notionu či vybrané části web). Dodám, že pro dívání se na veřejnou stránku není potřeba účet, pro editaci či komentování ano.

Archiv a koš

Pokud už jste někdy koukali ve svém prostředí do koše, možná jste si všimli, že jednak nelze mazat hromadně (což je občas fakt na nic) a druhak že se koš nikdy sám nevysype. Sám Notion popisuje koš jako archiv pro případ, že byste chtěli hledat a obnovit něco smazaného. Já osobně však doporučuji udělat si archiv jako samostatnou stránku (podobně jako seznam šablon, databází atd.) a přesouvat sem veškerý obsah, který už nepotřebujete (možná se jednou bude hodit, znáte to), protože v koši budou i věci, co reálně chcete smazat (já promazávám pravidelně).

Zamknutí a zabezpečení obsahu

V návaznosti mj. na odstavce o nekonzistenci obsahu či možném smazání databáze si připomeňte, že obsah prostředí v Notionu lze zamykat. Můžete zamknout databázi, pohled na databázi i celou stránku, takže pokud někdo přijde, nemůže vám to rozbít, pokud na to nebude mít vhodná oprávnění. S tarifem Team můžete navíc snadno omezovat skupiny, teamspaces a sdílení obsahu, s top tarifem Enterprise i další věci typu exporty, změny v hlavním menu či duplikování směrem ven.

Historie úprav

Chcete mít dokonalý přehled o všem, co se ve vašem prostředí děje? Mrkněte do sekce Updates vlevo nahoře a v záložce All najdete všechny změny napříč celým prostředím. Každá stránka má pak ve svém menu (tři tečky vpravo nahoře) mj. možnost Page history, díky níž se můžete od tarifu Personal Pro dívat na předchozí verze a příp. je i obnovit (typicky v situaci, kdy si nepohlídáte dostatečně zamknutí obsahu nebo některé své týmové/firemní kolegy).

Nastavení prostředí

Projděte si důkladně nastavení vašeho prostředí (v levém menu nahoře Settings & members), protože tam možná narazíte na něco, co jste potřebovali a nenašli. Co vše tu je? Mj. nastavení vašeho účtu (jakožto uživatele), nastavení propojení s dalšími nástroji, změna prvního dne týdne (aby kalendář nezačínal nedělí), doména prostředí a výběr homepage, export prostředí, správa členů (uživatelů) prostředí, skupin uživatelů a teamspaces, srovnání tarifů Notionu, vše k fakturaci a u tarifu Enterprise další možnosti k zabezpečení celého prostředí.

Další tipy

Dnešní článek je u konce, takže na závěr dodám už jen odkazy na další zajímavý obsah:

• průvodce pro začátečníky
• vše o Notion databázích
• slovník Notion pojmů
• jak používám a organizuju svůj Notion já
• jak v Notionu řešit projekty a úkoly
• vlastnost Formula v databázích
• vše o grafech v databázích
• automatické generování úkolů v Notionu
• na co vše lze Notion používat
• integrace a rozšíření Notionu
• jak si vytvořit druhý mozek
• drobnější tipy a triky pro Notion
• v čem se liší Notion a Airtable
• sběr dat z formulářů skrz Tally Forms
• co umí a jak se používá Notion AI
• Notion šablony zdarma
• školení Notionu
• konzultace Notionu
• audit Notionu (případovka z auditu)
• implementace Notionu
• jak probíhá implementace Notionu
• automatizace Notionu
• tvorba a úpravy v Notionu
• wiki v Notionu
• formuly v Notionu
• web z Notionu
• videokurzy Notionu
• webináře o Notionu
• netušíte, co je Notion?

V jednom z odstavců jsem měl původně napsáno něco o dokonalosti prostředí, nicméně nikdy není nic dokonalé a i v Notionu lze věci neustále zlepšovat. Těšit se tak můžete i na další články, které připravuji :-)

Potřebujete s Notionem pomoct? Mrkněte se, co vše dělám a dejte mi vědět.