Jak a proč používat Notion?

Blog / Dála Musil – 6. května 2022, aktualizace 13. srpna 2024

O aplikaci Notion už jsem párkrát psal, v dnešním článku však doplním ty nejobecnější informace, které zatím chyběly – a sice proč vlastně Notion používat. Nabízí totiž nespočet možností a může být vaší all-in-one aplikací.

Co je Notion?

Notion si představte jako poznámkový blok, kde ale nevkládáte pouze texty, ale také jakékoliv další prvky v podobě tzv. bloků – tím může být třeba obrázek, příloha, checkbox nebo databáze (klidně jen v podobě jednoduché tabulky). Ukázku všech bloků najdete tady.

Pokud to není pochopitelné, představte si Notion jako krabici lega s neomezeným počtem kostek. Je jen na vás, co z nich postavíte. Využijete pouze základní kostky a uděláte si jen textové poznámky? Nebo si vezmete i speciální kostky třeba v podobě databází a vybudujete třeba nástroj na řízení úkolů?

Můžete si vytvořit de facto jakýkoliv obsah a o tom to právě je – Notion je přizpůsobitelné pracovní prostředí s extrémně univerzálním použitím. Můžete jej mít na cokoliv osobního, pracovního, individuálně i v týmu. Jeden Notion vám nahradí x dalších aplikací. Mrkněte třeba pro inspiraci na článek jak Notion používám já.

Pokud už Notion zlehka používáte, ale třeba nerozumíte některým výrazům a pojmům, mrkněte na můj český Notion slovník. A jestli jste Notion ještě používat nezačali, mrkněte na průvodce základy Notionu.

Poznámky (á la Evernote nebo databáze)

Chcete si jen evidovat jednoduše poznámky jako to umí třeba aplikace Evernote? Můžete. Notion vás netlačí do používání lepších funkcí a "hraní si", pokud nechcete. Klidně si jen udělejte složky a ve stránkách evidujte textové poznámky. Co se může hodit navíc je však třeba tzv. synchronizovaný blok, kdy můžete mít stejný obsah na více místech. Nestačí to? Pak si udělejte pro poznámky jednoduchou databázi.

Wiki (znalostní báze) a druhý mozek

Navážu na poznámky – ty jsou totiž základem pro to, abyste si vytvořili znalostní bázi alias wiki v rámci firmy nebo svůj osobní digitální druhý mozek. Není to ale jen o nich - vše, co budu popisovat v následujících odstavcích, může být také součástí vaší digitální wiki. V Notionu si k ní snadno můžete připravit i přehledný rozcestník (dashboard) díky mnoha přizpůsobitelným prvků a propojení obsahu.

Procesy a návody

Jestli vám z různého důvodu nesedí individuálně aplikace pro správu procesů a návodů, Notion bude skvělou alternativou. Díky obrovským možnostem přizpůsobení a typů bloků (kterých jsou desítky) sestavíte velmi snadno přehledný proces – texty, obrázky, videa, checkboxy, embedovaný obsah, toggly (obsah se zobrazí po rozkliku)…

Dashboard

Máte rádi přehled a všechny věci na jednom místě? V Notionu hravě vytvoříte dashboard (nástěnku) přesně podle své potřeby. Prostor pro rychlé poznámky, vedle úkoly, pod nimi kalendář, vedle odkazy na důležitá místa… to vše propojené s dalším obsahem, který ve svém workspace budete mít.

Databáze (á la Airtable)

Pokud používáte Airtable, pak vězte, že v Notionu si s databázemi můžete hrát téměř stejně. Databáze (průvodce Notion databázemi) si můžete zobrazit jako běžný seznam, klasickou tabulku, galerii (když chcete víc vizuálu), kanban (sloupce á la Trello), kalendář a dokonce timeline (na kterou na rozdíl od Airtable nepotřebujete vyšší tarif).

CRM

Typický kandidát na databázi? Vaše CRM. Nemusí jít jen o správu zákazníků, ale v návaznosti třeba o firemní kontakty, adresy poboček či kontakty na dodavatele. Všechna tahle data pak mezi sebou můžete propojit a vědět tak o zakázkách, kdo je má na starosti, na kom co vázne, kdo co řeší nebo komu kdy zavolat.

Kalendář

Nesedí vám Google kalendář nebo jiná podobná aplikace? Vytvořte si v Notionu kalendář přesně tak, jak potřebujete. Díky tomu, že je kalendář jinou formou databáze, můžete si jednotlivé události přizpůsobit i v jejich vlastních stránkách nebo jim stránku vytvořit - třeba když máte schůzku, její zápis si přehledně uložíte k danému záznamu.

Galerie

Máte rádi vizuální zobrazení práce? Anebo vám třeba nesedí klasické řádkové zobrazení čehokoliv? S databázovým náhledem v podobě galerie (kdy používáte tzv. cards = karty) můžou hrát prim obrázky uložené ve vašich stránkách a databázích, když je vizuál to důležité, co potřebujete okamžitě ve svém přehledu vidět.

Board (kanban)

Fanoušci kanbanového zobrazení nahradí Notionem třeba stále ještě oblíbené (byť já ho rád nemám) Trello a jiné podobné aplikace využívající sloupce a v nich uložené karty, které přetahujete do jiných sloupců nebo nahoru a dolů kvůli prioritizaci. Nepřekvapí, že si sloupce a kartičky můžete libovolně přizpůsobit.

Timeline

Potřebujete plánovat práci a nesedí vám klasické rozložení kalendáře? S databázovým pohledem Timeline uvidíte dlouhou linku (nastavitelnou na hodiny, dny, týdny, dva týdny, měsíc, čtvrtletí a rok), kde si snadno můžete přesouvat jednotlivé položky a měnit jim datum. Jako náhrada Ganttova diagramu ideální řešení.

Grafy

Od léta 2024 můžeme v Notionu zobrazovat data z databází také ve formě grafů a to hned 4 typů - sloupcový, řádkový, spojnicový a koláčový. Grafy vychází přímo z dat, která máte v tabulkách, můžete je různě seskupovat, filtrovat, řadit a vizuálně lze grafy můžete také velmi různorodě doladit. Ukázku grafů najdete v tomhle videu nebo mrkněte na samostatný článek.

Úkoly i projektové řízení

Jak je zřejmé z předchozích odstavců, Notion lze velmi dobře používat i na týmovou spolupráci a řízení úkolů či projektů. Každý může koukat na databázi jinak (někdo na kanban, někdo na tabulku, jiný na timeline), záznamy nebo obsah stránek lze komentovat, chodí notifikace (které tady ani příliš neruší), můžete si nastavovat připomínky... více v samostatném článku.

Dáváte přednost videím? Pak mrkněte jak rychle a snadno si můžete v Notionu udělat právě úkolovník. Pokud byste radši něco pokročilejšího, mrkněte na záznam webináře o tvorbě projektů a úkolů.

Jednoduchý web

Plánujete nový web, ale zatím se vám do něj nechce moc investovat? Nebo blogujete, ale nevíte, kde články publikovat? Tak si prostě udělejte jednoduchý web či blog přímo ze stránek v Notionu. Stránky můžete snadno nasdílet veřejně, anebo můžete vytvořit web s pomocí web-builderu. Další obdobné využití? Třeba funkční prototyp webu, kdy chcete rychle otestovat nový obsah apod.

V létě 2024 dorazila do Notionu várka dalších novinek, které rozšiřují webové funkce - nově můžete zlepšit nastavení pro SEO nebo sdílení na sociálních sítích, připojit vlastní doménu, udělat si menu z podstránek nebo napojit Google Analytics.

Mini-aplikace

Pokud jste dočetli až sem, pak už nejspíš vidíte obrovské možnosti, které Notion má. V tomhle no-code nástroji si totiž díky všem možným přizpůsobením, propojením a skládáním prvků a obsahu zvládnete vytvořit vlastní mini-aplikaci, která vám bude plně vyhovovat. A když nebude, okamžitě v ní cokoliv změníte bez nutnosti programátorů.

Co kde v Notionu najdete?

Na tenhle odstavec mě přivedl jeden komentář o tom, že se člověk snadno ztratí. Takže - vlevo nahoře najdete postupně notifikace a nastavení workspace, pod nimi seznam svých stránek, import a koš. Hlavní část pak slouží obsahu konkrétních stránek, tedy právě tady tvoříte, co chcete. Vpravo nahoře pak najdete veškerá nastavení a informace právě k dané stránce.

Tipy a triky pro Notion

Jak dostat z Notionu maximum? Má spoustu funkcí (které můžete, ale nemusíte používat), kde jsem mnohé z nich představil v minulém článku. Jestli už si s Notionem pohráváte, tak si jej určitě přečtěte pro rozšíření obzorů. Pokud chcete pracovat s Notionem opravdu maximálně efektivně, mrkněte i na tenhle článek o efektivní práci nebo na průvodce databázemi..

Šablony a příklady použití

Nechcete si tvořit vlastní obsah od nuly? Ani nemusíte. Využijte šablony, kterých najdete i zdarma ke stažení online spoustu. Několik mých šablon stáhnete tady, kam postupně doplňuji nové vč. prémiových i těch zadarmo.

• digitální second brain (prémiová šablona)
• projektový management (prémiová šablona)
• osobní pracovní centrum (prémiová šablona)
• finanční tracker (prémiová šablona)
• firemní wiki (prémiová šablona)
• týdenní přehled (šablona)
• odhad projektových nákladů (šablona)
• měření návyků (šablona)
• správa kontaktů a adres (šablona)
• řízení úkolů (šablona)
• firemní OKR (šablona)
• fakturační výkaz (šablona)
• pravidelné platby (šablona)
• report bugů (šablona)
• obsahový marketing (šablona)
• CRM (šablona)
• faktura pro neplátce DPH (šablona)
• správa brand manuálu (šablona)
• mini úkolovník (šablona)
• životopis (šablona)
• vlastní knihovnička (šablona)
• kalendář eventů (šablona)
• time tracking (šablona)
• obsahové prvky / komponenty (šablona)
• diskuze (šablona)
• komunikační manuál (šablona)
• převodník časových zón (šablona)
• narozeniny (šablona)
• nábor lidí (šablona)
• Eisenhowerova matice (šablona)
• zákaznický helpdesk (šablona)
• grafy (šablona)

Část šablon zdarma si můžete s komentářem prohlédnout i na videu - tohle je z roku 2023.

A tady pak další ukázky z novějších šablon, video tentokrát z roku 2024.

Možnosti využití Notionu jsou opravdu velké, což jste věřím z článku pochopili. Jestli jej chcete vyzkoušet, pak neváhejte – věřím, že se vám zalíbí.

Chtěli byste Notion a jeho možnosti či funkce probrat více? Dejte mi vědět, rád vám pomůžu (co vše dělám najdete tady). Mrknout můžete i na mé online kurzy.