Jak a proč používat Notion?

Blog / Dála Musil – 6. května 2022

O aplikaci Notion už jsem párkrát psal, v dnešním článku však doplním ty nejobecnější informace, které zatím chyběly – a sice proč vlastně Notion používat. Nabízí totiž nespočet možností a může být vaší all-in-one aplikací.

Co je Notion?

Základní představení téhle no-code aplikace jsem už měl ve článku minulý měsíc, takže teď jen ve zkratce a maximálně laicky – Notion si představte jako poznámkový blok, kde ale nevkládáte pouze texty, ale také jakékoliv další prvky v podobě tzv. bloků – tím může být třeba obrázek, příloha, checkbox nebo databáze (klidně jen v podobě jednoduché tabulky).

Z toho vyplývá, že si můžete vytvořit de facto jakýkoliv obsah a o tom to právě je – Notion je přizpůsobitelné pracovní prostředí s extrémně univerzálním použitím. Můžete jej mít na cokoliv osobního, pracovního, individuálně i v týmu. Jeden Notion vám nahradí x dalších aplikací.

Poznámky (á la Evernote)

Chcete si jen evidovat jednoduše poznámky jako to umí třeba aplikace Evernote? Můžete. Notion vás netlačí do používání lepších funkcí a "hraní si", pokud nechcete. Klidně si jen udělejte složky a ve stránkách evidujte textové poznámky. Co se může hodit navíc je však třeba tzv. synchronizovaný blok, kdy můžete mít stejný obsah na více místech.

Notion - poznámky

Wiki = znalostní báze

Navážu na poznámky – ty jsou totiž základem pro to, abyste si vytvořili znalostí bázi alias wiki (co je wiki a proč ji mít jsem psal tady). V Notionu si k ní snadno můžete připravit i přehledný rozcestník (dashboard) díky mnoha přizpůsobitelným prvků a propojení obsahu.

Notion - wiki

Procesy a návody

Jestli vám z různého důvodu nesedí individuálně aplikace pro správu procesů a návodů, Notion bude skvělou alternativou. Díky obrovským možnostem přizpůsobení a typů bloků (kterých jsou desítky) sestavíte velmi snadno přehledný proces – texty, obrázky, videa, checkboxy, embedovaný obsah, toggly (obsah se zobrazí po rozkliku)…

Notion - návody

Dashboard

Máte rádi přehled a všechny věci na jednom místě? V Notionu hravě vytvoříte dashboard (nástěnku) přesně podle své potřeby. Prostor pro rychlé poznámky, vedle úkoly, pod nimi kalendář, vedle odkazy na důležitá místa… to vše propojené s dalším obsahem, který ve svém workspace budete mít.

Notion - dashboard

Databáze (á la Airtable)

Pokud používáte Airtable, pak vězte, že v Notionu si s databázemi můžete hrát téměř stejně. Databáze si můžete zobrazit jako běžný seznam, klasickou tabulku, galerii (když chcete víc vizuálu), kanban (sloupce á la Trello), kalendář a dokonce timeline (na kterou na rozdíl od Airtable nepotřebujete vyšší tarif).

Notion - data

CRM

Typický kandidát na databázi? Vaše CRM. Nemusí jít jen o správu zákazníků, ale v návaznosti třeba o firemní kontakty, adresy poboček či kontakty na dodavatele. Všechna tahle data pak mezi sebou můžete propojit a vědět tak o zakázkách, kdo je má na starosti, na kom co vázne, kdo co řeší nebo komu kdy zavolat.

Notion - CRM

Kalendář

Nesedí vám Google kalendář nebo jiná podobná aplikace? Vytvořte si v Notionu kalendář přesně tak, jak potřebujete. Díky tomu, že je kalendář jinou formou databáze, můžete si jednotlivé události přizpůsobit i v jejich vlastních stránkách nebo jim stránku vytvořit - třeba když máte schůzku, její zápis si přehledně uložíte k danému záznamu.

Notion - kalendář

Galerie

Máte rádi vizuální zobrazení práce? Anebo vám třeba nesedí klasické řádkové zobrazení čehokoliv? S databázovým náhledem v podobě galerie (kdy používáte tzv. cards = karty) můžou hrát prim obrázky uložené ve vašich stránkách a databázích, když je vizuál to důležité, co potřebujete okamžitě ve svém přehledu vidět.

Notion - galerie

Board (kanban)

Fanoušci kanbanového zobrazení nahradí Notionem třeba stále ještě oblíbené (byť já ho rád nemám) Trello a jiné podobné aplikace využívající sloupce a v nich uložené karty, které přetahujete do jiných sloupců nebo nahoru a dolů kvůli prioritizaci. Nepřekvapí, že si sloupce a kartičky můžete libovolně přizpůsobit.

Notion - kanban

Timeline

Potřebujete plánovat práci a nesedí vám klasické rozložení kalendáře? S databázovým pohledem Timeline uvidíte dlouhou linku (nastavitelnou na hodiny, dny, týdny, dva týdny, měsíc, čtvrtletí a rok), kde si snadno můžete přesouvat jednotlivé položky a měnit jim datum. Jako náhrada Ganttova diagramu ideální řešení.

Notion - timeline

Úkoly i projektové řízení

Jak je zřejmé z předchozích odstavců, Notion lze velmi dobře používat i na týmovou spolupráci a řízení úkolů či projektů. Každý může koukat na databázi jinak (někdo na kanban, někdo na tabulku, jiný na timeline), záznamy nebo obsah stránek lze komentovat, chodí notifikace (které tady ani příliš neruší), můžete si nastavovat připomínky...

Notion - úkoly

Jednoduchý web

Plánujete nový web, ale zatím se vám do něj nechce moc investovat? Nebo blogujete, ale nevíte, kde články publikovat? Tak si prostě udělejte jednoduchý web či blog ze stránek v Notionu - stránky totiž snadno nasdílíte veřejně. Další obdobné využití? Funkční prototyp webu, kdy chcete rychle otestovat nový obsah, strukturu apod.

Notion - web

Mini-aplikace

Pokud jste dočetli až sem, pak už nejspíš vidíte obrovské možnosti, které Notion má. V tomhle no-code nástroji si totiž díky všem možným přizpůsobením, propojením a skládáním prvků a obsahu zvládnete vytvořit vlastní mini-aplikaci, která vám bude plně vyhovovat. A když nebude, okamžitě v ní cokoliv změníte bez nutnosti programátorů.

Co kde v Notionu najdete?

Na tenhle odstavec mě přivedl jeden komentář o tom, že se člověk snadno ztratí. Takže - vlevo nahoře najdete postupně notifikace a nastavení workspace, pod nimi seznam svých stránek, import a koš. Hlavní část pak slouží obsahu konkrétních stránek, tedy právě tady tvoříte, co chcete. Vpravo nahoře pak najdete veškerá nastavení a informace právě k dané stránce.

Notion - prostředí

Tipy a triky pro Notion

Jak dostat z Notionu maximum? Má spoustu funkcí (které můžete, ale nemusíte používat), kde jsem mnohé z nich představil v minulém článku. Jestli už si s Notinem pohráváte, tak si jej určitě přečtěte pro rozšíření obzorů.

Šablony a příklady použití

Nechcete si tvořit vlastní obsah od nuly? Ani nemusíte. Využijte šablony, kterých najdete i zdarma ke stažení online spoustu. Několik mých šablon stáhnete tady, kam postupně doplňuji nové vč. prémiových.

Možnosti využití Notionu jsou opravdu velké, což jste věřím z článku pochopili. Jestli jej chcete vyzkoušet, pak neváhejte – věřím, že se vám zalíbí.

Chtěli byste Notion a jeho možnosti či funkce probrat více? Dejte mi vědět, rád vám pomůžu (minulý měsíc jsem mimochodem získal oficiální certifikaci Notion Certified jako teprve 2. v ČR a 330. na světě).

autor Dála Musil

O autorovi článku
Dála Musil je konzultant a designér z Pardubic, který pomáhá svým klientům zlepšovat obchodní výsledky, zvyšovat spokojenost zákazníků a zefektivňovat fungování byznysu. O podnikání, marketingu a osobním rozvoji píše už více než 9 let. Tvorbu blogu můžete podpořit přes Paypal.


Přečtěte si i další zajímavé články

Otevřít blog

Nezmeškejte už nikdy užitečný obsah