Jak si vytvořit digitální druhý mozek?

Blog / Dála Musil – 1. listopadu 2023, aktualizace 2. června 2024

Digitální druhý mozek je místo, kde můžete organizovat a ukládat veškeré své myšlenky, nápady a informace. Tenhle koncept je v posledních letech hodně v kurzu, takže mi na něj pochopitelně chodí i poptávky. Jak si takový second brain vytvořit nejen v Notionu?

Začnu tím, kde nezačínat. Spousta lidí totiž očekává, že je digitální mozek něco, co se jednou vytvoří ve vhodně vybrané aplikaci a pak už vše jede samo. Výběr nástroje není zanedbatelný, ale v první řadě je důležité vědět, co vlastně od svého second brainu chcete.

Druhak jednou vytvořený digitální mozek sice může vypadat roky stejně, ale z mé zkušenosti je to spíš nepravděpodobné - potřeby se často mění a podle toho se obvykle mění i second brain. Třetí důležitá věc je, že k tvorbě digitálního mozku můžeme přistupovat mnoha způsoby a žádný není špatný - záleží vždy na vás.

A čtvrtý důležitý bod? Nebojte se toho, že by byl druhý mozek něco složitého - i to, že si ukládáte třeba někam v počítači nějaký obsah, je de facto onen druhý mozek, protože jste zkrátka vyprázdnili to, co jste měli v hlavě v reálném mozku.

Co chcete ukládat?

Pokud nevíte, co chcete, potom je těžké cokoli vytvořit tak, aby vám to sedlo. Existuje hromada second brain šablon pro různé aplikace (sám mám jednu pro Notion), což ale neznamená, že se musíte držet pravidel, která nastavil někdo jiný.

Pro začátek úplně postačí vědět, co chcete do druhého mozku ukládat - budou to jen běžné poznámky a zápisky? Chcete jen rychle ukládat nápady a myšlenky? Anebo byste rádi něco pokročilejšího, tzn. řešit v second brainu taky třeba cíle, úkoly, projekty či kontakty? Jakmile víte alespoň základ (klidně to můžou být třeba jen ony poznámky), můžeme přejít o krok dál - rozšířit se to dá téměř vždycky a přesunout do jiné aplikace stejně tak.

Výběr aplikace

Existují stovky různých nástrojů (většina zdarma), což může vést paradoxně k tomu, že se nakonec nerozhodnete pro žádný. Moje rada je jednoduchá - nebojte se zkusit absolutně cokoliv. Ne vždy se povede vše napoprvé, takže pokud jste second brain nikdy neměli, jakákoliv aplikace vás posune o kus dál. A pokud to nebude směrem, který vám vyhovuje, alespoň díky tomu zjistíte, co vám nesedí - a to se taky počítá.

Asi nepřekvapí, že můj digitální mozek dnes sídlí v Notionu. Přešel jsem do něj ale až loni, do té doby jsem cca 8 let používal Evernote. Moje minimalistické potřeby se změnily, v Evernote už jsem nebyl schopný vhodně vše organizovat, takže se vysvobozením staly databáze v Notionu. Další top aplikace, které jsou oblíbené? Obsidian, OneNote, Roam Research nebo třeba Bear. Všechny jsou online synchronizované, takže ať vyberete kteroukoliv, budete mít na PC, v mobilu a třeba i v tabletu svůj druhý mozek vždy po ruce.

Důvod, proč já používám Notion (kromě toho, že se mu věnuji pracovně), je hlavně jeho flexibilita. Byť se dá používat jako jednoduchý zápisník, díky databázím si v něm můžu vytvořit jakoukoliv mini-aplikaci - řeším a spravuji v něm své úkoly (včetně timetrackingu), klienty či produkty (šablony a videokurzy), tvorbu videí, newsletterů a článků, poznámky (pracovní i osobní) nebo třeba hobby (knihy, PC hry a deskovky). Pokud Notion neznáte, seznamte se.

Vyhledávání obsahu

Kdybych měl vypíchnout jednu opravdu důležitou věc pro výběr nástroje (na kterou byste určitě přišli při používání velmi brzy sami), pak je to funkce vyhledávání. I sebeorganizovanější člověk s perfektně vytuněným druhým mozkem totiž nedokáže vždycky rychle najít vše, co potřebuje, a pokročilé hledání nad všemi daty v aplikaci tohle řeší.

Ideální je, pokud funguje vyhledávání nejen nad názvy uložených záznamů (poznámek atd.), ale také v rámci štítků (pokud je používáte), termínů (třeba podle data vytvoření nebo poslední úpravy) nebo fulltextově - tzn. prohledává se také vnitřek všech záznamů.

A pokud jste fajnšmekři, neváhejte koukat i po nástrojích s AI funkcemi - u nich totiž často ani nepotřebujete vyhledávat záznam, abyste si jej pak šli přečíst, ale rovnou můžete zadat svůj dotaz a aplikace vám dodá přímo odpověď vytaženou z existujícího obsahu. Dovolím si tady dodat, že Notion tuhle funkci už má také :-)

Organizace obsahu - složky, štítky nebo databáze?

Pokud máme nástroj, pojďme s ním začít pracovat. Otázka zní - jak budeme informace a obsah organizovat? Nejjednodušší a asi i nejčastější metoda je běžné složkování, na které je spousta lidí zvyklá z počítače, tzn. pro jednoduchost si třeba vytvoříme jednu složku pracovní a druhou osobní a do nich si pak budeme ukládat stránky, poznámky, zkrátka cokoliv. Výhoda je, že si tenhle systém vytvoříte během vteřiny. Nevýhoda je, že občas budete zbytečně trávit čas přemýšlením, do jaké složky obsah uložit, protože může být jen v jedné.

Druhá obvyklá cesta je štítkování, kdy nepotřebujeme složky, ale vytvoříme si tzv. štítky alias označení - např. domácnost, finance, rodina, marketing, osobní rozvoj či práce. Každému záznamu pak můžeme přiřadit libovolný počet štítků. Záznam typu "prezentace pro klienta" tak dostane štítek "práce", zatímco třeba "zápisky z knihy jak být lepší rodič" můžou mít zároveň štítky "rodina" a "osobní rozvoj". Výhoda je opět snadná tvorba, nevýhoda může být zejména někdy přílišný počet štítků nebo nutnost je někdy zpětně doplňovat, když vytvoříte nové.

Třetí metodou je používání databází, o kterých jsem už psal v souvislosti s Notionem. Jde de facto o kombinaci složek (místo složky máme databázi) a vlastností, které má daná databáze a které se přiřazují každému záznamu. Ve vlastnostech můžeme mít štítky, data, odkazy, přílohy a jakékoliv další typy obsahu. Výhoda je, že si můžeme databáze a pohledy na ně libovolně přizpůsobit a vyfiltrovat (např. kalendářový pohled na poznámky se štítkem Marketing vytvořené poslední měsíc), nevýhoda vyšší náročnost na přípravu. Více kdyžtak ve článku databáze v Notionu.

Zmíněné 3 metody jsou ty nejčastější a pokud vyberete kteroukoliv z nich pro svůj první second brain, nemůžete podle mě udělat chybu. A kdyby vám systém přestal sedět, tak ho prostě můžete změnit - oštítkujete obsah ve složkách, nebo si uděláte složky podle štítků, nebo vyndáte obsah z databází a přesunete do složek či oštítkujete. Změny se dít budou s tím, jak se budou měnit vaše potřeby, a jsou v pohodě.

Ukládání obsahu a inbox

Základem myšlenky second brainu je zbavit lidský mozek přehlcení, takže je v podstatě jedno, kam si obsah uložíte, ale důležité je to udělat. Typickému řešení se říká Inbox a jde o něco na způsob e-mailové schránky, resp. nějaké složky, do které si ukládáte informace. Pointou je v tomto případě mít po ruce místo, kam můžete kdykoliv rychle něco uložit, aniž byste nad tím dál přemýšleli.

Aby takový inbox mohl fungovat, je potřeba do něj nejen obsah ukládat, ale taky si naplánovat zpracování uloženého obsahu. Pod zpracováním si nepředstavujte nic složitého - základem je podívat se třeba 1x denně do inboxu a se záznamy něco udělat, tzn. je-li to třeba úkol, tak jej odbavit nebo naplánovat, pokud jde třeba o poznámku, tak ji přesunout kam patří nebo vhodně označit.

Co vše ukládat?

Začátečníkům s digitálním druhým mozkem se často stává stejná věc, a sice že aplikaci, s vidinou neomezeného prostoru, začnou plnit vším možným. Tohle sice taky pomáhá vyčistit hlavu, ale neměli byste to přehánět. Osobně si kdykoliv před uložením čehokoliv položím otázku - je to něco, o čem vím, že to právě teď potřebuju (pak je uložení bez diskuze) nebo bych mohl potřebovat (tady záleží na vás, jak striktní budete)?

Pokud si tím nejsem jistý, nechávám si třeba jen uloženou položku v sekci Oblíbené v prohlížeči. Jestliže si to uložit chci, snažím se obvykle i rovnou zamyslet, k čemu to použít - rovnou si tak třeba danou poznámku propojím s plánovaným newsletterem nebo si z ní udělám námět pro post na sociální sítě. Uložená poznámka sama o sobě je totiž k ničemu, pokud bych ji nikdy nepoužil, a takhle z ní mám rovnou užitek.

Doporučím tady jednu knihu a sice Pořiďte si druhý mozek od Tiaga Forteho (vyšla letos česky), která vám dá k ukládání spoustu tipů - třeba že si máte uložit jen to, co s vámi nějak rezonuje. Já si z ní odnesl třeba bod s tím, abych si neukládal články v prohlížeči (kde se k většině nikdy nevrátím), ale rovnou si z nich vytahoval to nejdůležitější info do svého druhého mozku při zpracování inboxu.

Práce s obsahem

Mít digitální second brain nemusí být jen o tom, že si něco ukládáte a vyhledáváte, protože s obsahem můžete pracovat i dál a pokročileji. Typicky se to projevuje 2 různými situacemi - své poznámky a další obsah postupně zlepšujete a rozšiřujete, druhak mezi sebou obsah v druhém mozku propojujete.

Na téma jak si tvořit efektivní poznámky existují jiní experti než já (třeba zmíněný Tiago Forte), takže to rozvedu jen lehce. Obecně, ať budete ukládat cokoliv, je fajn to psát vlastními slovy - zejména pokud půjde o cizí obsah. Vlastní formulací zmíněné lépe pochopíte při uložení i při nalezení. Druhak čím víc "pomůcek" použijete pro budoucí nalezení, většinou tím lépe - tzn. mít na paměti třeba klíčová slova v textu, štítky apod.

Za třetí - pokud vím, že s obsahem budu chtít pracovat hodně, tak ho prostě tuním a udržuji aktuální - ztučním si důležité, přidám související obsah, obrázky a cokoliv dalšího, nebo si udělám souhrn, pokud jde o nějaký dlouhý obsah - zkrátka vylepším tak, aby mi dokázal daný kus obsahu v budoucnu co nejvíc pomoct.

Co má pak ráda spousta uživatelů digitálního mozku je propojování obsahu mezi sebou. Často to bývá v podobě vizuální stromové struktury (á la myšlenkové mapy), v Notionu to třeba funguje tak, že pokud na nějakou stránku (záznam) odkazuju, na jeho detailu pak najdu stránku, ze které se odkazuje. Pro chápání souvislostí mezi informacemi vřele doporučuji, stejně tak je to skvělé z důvodu, že si díky tomu dokážete snadno vytvořit "balíčky znalostí" a z nich udělat třeba užitečný obsah (část tohoto článku vznikla spojením různého obsahu, který jsem už měl).

Třídění informací a PARA metoda

Do třetice zmíním Tiaga Forteho, protože je autorem metody třídění informací zvaná PARA (o které se také píše v knize zmíněné výše), kde se informace sdružují dle toho, co s nimi lze dělat:

• P(rojects) - krátkodobé úkoly a projekty
• A(reas) - dlouhodobé oblasti / témata, vždy máte na jednom místě vše související
• R(esources) - zdroje typu "možná se to někdy bude hodit"
• A(rchive) - archiv všeho, co nepatří do výše zmíněné trojice

Myšlenkou je postupný přesun, resp. zakládání nového obsahu podle toho, kam se zrovna nejvíc hodí. Hodí se to do některého projektu? Dám to tam. Pokud ne, ve které oblasti se může hodit? Pokud v žádné, uložím někam na později? Když to nejde ani sem, patří do archivu.

Osobně používám v Notionu něco na PARA způsob, ale v méně dynamickém režimu. Mám sekci Aktivity, což jsou primárně různé pohledy na úkoly a projekty (viz článek o projektech a úkolech v Notionu). Většinu úkolů po dokončení mažu, některé přesouvám do Zdrojů (třeba texty postů na sociální sítě), které mám štítkované dle oblastí - Práce, Notion nebo Osobní. Na ně pak mám udělané filtrované pohledy v některých stránkách. Položky, které nejsou úkoly, pak ukládám rovnou jako zdroj se štítkem. Archiv je pak pro mě místo, kam dávám věci, které mi sice už asi nikdy k ničemu nebudou, ale nechci je rovnou mazat.

Mimochodem s PARA metodou v hlavě jsem vytvořil také svou Notion šablonu druhého mozku. Nejdůležitější součástí jsou tady témata (oblasti), kde se sdružují úkoly, projekty, kontakty a zdroje, díky čemuž se mi následně automaticky u úkolů a projektů zobrazují ty zdroje a kontakty, které by pro danou věc mohly být vhodné.

Kdyby vás zajímalo další čtení k PARA metodě, mrkněte na článek Elišky Šestákové, v případě PARA v Notionu pak článek od mé zahraniční kolegyně Marie Poulin.

Digitální mozek na druhou

Pokud vám nestačí si jen zapisovat a pak zpracovávat nebo hledat informace, můžete svůj druhý mozek posunout na úplně jinou úroveň a to díky propojení s dalšími aplikacemi nebo automatizacím. Já třeba "svůj Notion" ani nepovažuju za druhý mozek, pro mě je to kompletní digitální centrála, ve kterém řeším celý byznys i velkou část svého osobního života. Byť u mě službu v podobě tvorby wiki (znalostní báze) poptávají hlavně firmy, i jako jednotlivci se mi vyplatí mít tuhle centrálu efektivní.

Pár příkladů? Automaticky se mi do kalendáře v Notionu ukládají události z Google kalendáře, stejně tak mi automaticky chodí poptávky na produkty skrz Tally Forms nebo třeba rovnou vidím statistiky mých videí z Youtube, aniž bych tam musel chodit. Vím, které dny v týdnu se moje produkty prodávají nejčastěji (díky novým Formulas 2.0) a můžu podle toho řešit marketing. Čas odpracovaný pro klienty měřím mimochodem taky přímo v Notionu ve své vlastní šabloně.

Nebojte se tedy myslet ve velkém, jakmile se naučíte pracovat se svým základním second brainem. Možnosti jsou v dnešní době téměř neomezené a je škoda je nevyužít.

Druhý mozek v Notionu

O tom, jak pracuji a jak vypadá můj digitální mozek v Notionu, se můžete podívat tady. A pokud se chcete obecněji inspirovat, jak může vypadat a co vše může obsahovat takový jednodušší a obecnější second brain vytvořený v Notionu, mrkněte na video níže.

Webinář o wiki / druhém mozku v Notionu

Dáváte-li přednost praktické ukázce, jak si něco takového sami vytvořit, pak můžete dorazit na můj webinář na stejné téma nebo si stáhnout záznam. Oboje najdete tady, ukázku ze začátku webináře pak na videu níže.

Pamatujte, že vytvoření digitálního druhého mozku je proces a může trvat nějaký čas, než najdete optimální způsob, jak ho využívat. Buďte trpěliví a nebojte se průběžně cokoliv upravovat - je to váš second brain, takže by měl odpovídat vám (nikomu jinému) a právě vašim aktuálním potřebám.

Chtěli byste pomoct s vytvořením osobního (nebo i firemního) druhého mozku? Mrkněte sem nebo se mi rovnou ozvěte, rád vám pomůžu.