Jak podnikat a neplatit měsíčně nic za aplikace

Blog / Dála Musil – 4. ledna 2024

Podnikání online je úzce spjato s používaním různých aplikací a spousta lidí a firem za ně měsíčně platí stovky, tisíce nebo i desetitisíce korun. Já jsem za svých 11 podnikatelských let zaplatil za používání online nástrojů zatím přesně 0 Kč. Ne, není to chyba, opravdu nulu. Jak se mi to povedlo?

O aplikacích píšu na blogu často, protože mě baví zkoušet nové. Na druhou stranu velice důkladně vybírám, jestli novou aplikaci zařadit do svého každodenního arzenálu. Typicky se sám sebe ptám, jestli je nová aplikace výrazně lepší než ta, kterou pro danou potřebu používám, nebo zda ji dokážu taky používat dostatečně funkčně zdarma.

Realita mnoha freelancerů nebo firem je bohužel taková, že se často vrhají mnoha směry a pořídí spoustu aplikací, které pak velmi často ani nepoužívají. Navíc pokud v nich nemají přehled, pravidelně se stává, že každý měsíc za ně pálí část peněz úplně zbytečně. Schválně se sami zamyslete, jestli víte o všech nástrojích, za které platíte? A dává to opravdu u všech smysl?

Halíře dělají talíře, takže pokud můžu někde ušetřit a neomezuje mě to, šetřím rád. A protože různých aplikací na všechno jsou dnes desítky tisíc, často i jako Open Source, najít si bezplatnou alternativu pro mnohé nástroje bývá velmi snadné. Pojďme si rozebrat, co a jak používám.

Notion

Nejdůležitější aplikace, kolem níž se točí celé mé současné podnikání. Velká výhoda Notionu je, že jej lze snadno používat i v tarifu zdarma, kde považuju za největší omezení limit 5 MB na nahraný soubor. Platby za členy lze vyřešit tím, že pozvete další kolegy do svého workspace jako hosty. Žádná jiná aplikace podle mě nedává zdarma tolik funkcí jako právě Notion.

Protože jsem jeden z mála celosvětově certifikovaných konzultantů (aktuálně je nás 65), mám nejvyšší Enterprise tarif zdarma, nicméně kdyby to tak nebylo, byl by Notion asi jediná aplikace, za kterou bych si jinak platil (zejména kvůli zmíněnému limitu na soubory, byť těch nadlimitních nakonec taky zase tolik nemám).

Whimsical

Pro mě důležitá aplikace v souvislosti zejména s mapováním procesů nebo návrhu struktury prostředí při implementaci Notionu. O Whimsicalu jsem psal samostatný článek, jde o alternativu ke známějšímu Miru (které se mi nikdy nezalíbilo). Omezení tarifu zdarma nastavá až ve chvíli, kdy potřebujete spolupracovat s dalšími lidmi na více než 3 nástěnkách, pro osobní použití nemá žádné omezení. V ceně zdarma je dokonce i 100 AI akcí.

Mailchimp

Tenhle e-mailingový nástroj ještě pořád občas školím, ale hlavně jej používám pro správu své e-mailové databáze a rozesílku dnes už pravidelných měsíčních newsletterů o Notionu. Největší omezení tarifu zdarma jsou max. 1 uživatel (pokud potřebujete, aby mohl spravovat účet někdo další, je potřeba upgrade), omezené automatizace (jdou nicméně tvořit starší verze automatizací) a limit na 2000 uložených adresátů, který jde ladit archivací kontaktů.

Tally Forms

Moje číslo jedna pro tvorbu formulářů a dotazníků, o kterém jsem psal na podzim samostatný článek. I bez placení máte neomezený počet formulářů, jejich neomezenou délku nebo neomezený počet reakcí, stejně tak neplatíte za propojení s dalšími nástroji. Že mi svítí u formulářů branding Tally mi nevadí. Podobně jako u Mailchimpu se platí hlavně za příp. další uživatele, a pokud byste měli napojené platby přes Stripe, nebudete platit provizi 5 %. Skvělou alternativou, s níž začínám, je pak Fillout.

Google (Meet, překladač, disk, kalendář, dokumenty)

Jakmile má člověk Google účet, může používat zdarma hromadu různých nástrojů. Pro mě je nejdůležitější Meet pro online hovory (omezení je na 1 hodinu hovoru), občas použiju překladač. Téměř vůbec už nepoužívám disk (vše ukládám v Notionu), který má nicméně zdarma slušnou kapacitu 17 GB. Občas použiju kalendář, zejména protože mi posílá události do hlavního kalendáře v Notionu, semtam Sheets, když řeším typicky import CSV do jiných aplikací. Mimochodem zdarma je i Gmail nebo Google Analytics, které ale nepoužívám.

Airtable

Dříve byl Airtable mojí hlavní volbou pro formuláře, ale loni jej nahradilo Tally. Všechny databáze, které jsem v Airtablu měl, mám dnes v Notionu. Pořád má nicméně Airtable pár výhod oproti Notionu (mj. rychlost u větších databází), kvůli čemuž si ho nadále nechávám a občas doporučím klientům. V tarifu zdarma můžete mít neomezený počet databází, 5 editorů ve workspace, počet záznamů v jedné databázi je max. 1000. Největším omezením tak jsou podle mě chybějící pohledy Gantt a Timeline a nemožnost používat rozšíření.

Gumroad

Můj hlavní nástroj na prodej digitálního obsahu, především videokurzů Notionu a šablon pro Notion. Gumroad má nejen skvělý příběh a způsob, jak funguje, ale i velmi dobré funkce, které se stále rozvíjejí. Neúčtuje si žádné pravidelné měsíční poplatky, ale provizi z prodeje. Když nic neprodáte, nic neplatíte. Provize je 10 %, což je ve srovnání s jinými podobnými nástroj docela hodně (dobrá alternativa je LemonSqueezy), ale jednoduchost práce s aplikací i rychlé a bezproblémové platby na účet to vynahrazují. Celý můj shop najdete tady.

Make

V současnosti asi celosvětově nejznámější nástroj pro integrace a automatizace, navíc původem z Česka. Zdarma si můžete nechat běžet 2 libovolně pokročilé scénáře s limitem 1000 operací / měsíc a přenosem dat 512 MB. Operací se rozumí třeba spuštění scénáře, který se podívá na data, nebo předání informace mezi aplikacemi. Jak limit obejít? Typicky tím, že automatickým scénářům nastavíte opakování v delším časovém horizontu, příp. budete všechny scénáře spouštět jednou za čas ručně. Já používám Make třeba pro sběr statistik z Youtube do Notionu nebo poptávek z Tally Forms do Notionu a Mailchimpu. Více najdete ve článku Automatizace přes Make a Zapier.

Zapier

Pokud vám přijde Make složitý, mrkněte na Zapier. Tvorba scénářů je v něm přímočařejší a snadnější, navíc má i v tarifu zdarma AI builder, který vám sám celý scénář může navrhnout. Aktivních a souběžně běžících scénářů můžete mít neomezeně, jsou omezené na jeden krok (tzn. typicky propojíte 2 aplikace, které si mezi sebou předají data) a na rozdíl od Maku kontroluje podmínky spuštění scénáře každých 15 minut bez toho, aniž by vám mizely operace. Celkový počet tzv. tasků (proběhnutí scénáře) je zdarma 100 měsíčně. Já používám Zapier třeba pro zisk prodejních dat z Gumroadu do Notionu nebo synchronizaci Notionu s Google kalendářem. Více najdete ve článku Automatizace přes Make a Zapier

Slack

Spousta aplikací účtuje obvykle částky až ve chvíli, kdy je chcete používat ve více lidech, a Slack je celosvětově možná největší výjimkou. Tuhle oblíbenou komunikační (chatovací) platformu totiž bez ohledu na počet uživatelů můžete používat zcela zdarma. Největší omezení tarifu bez platby, minimálně z mé zkušenosti s mnoha klienty, navíc málokdy někoho trápí - historii zpráv zpětně můžete dohledat 90 dní, potom spadne do archivu, do něhož se dostanete jedině s upgradem. Jestliže si tedy jen občas něco napíšete, můžete používat Slack v klidu dlouhodobě zdarma.

Freelo

Nejlepší česká aplikace pro správu projektů a úkolů (dříve moje jednička, dnes už nahrazená Notionem) nabízí také tarif zdarma. Pokud Freelo neznáte, mrkněte na můj loňský článek. Za nula korun získáte ve Freelu používání pro sebe a 3 další kolegy, možnost mít 3 aktivní projekty a omezení 500 MB na nahrané soubory. Vyšší tarify nabízejí hodně zajímavých funkcí (mj. lepší správu uživatelských práv či zobrazení v pohledu Mindmapa či Timeline, možnost vyzkoušet jsem měl díky partnerství s Freelem), přesto pokud si vyhrajete dostatečně s todolisty v projektech a budete mazat staré soubory, lze používat i zdarma velmi obstojně, a při sólo používání úplně v klidu.

Vimeo

Když jsem loni začal točit videa o Notionu, ať už veřejné na můj Youtube kanál nebo pro už zmíněné videokurzy Notionu, používal jsem k nahrávání právě Vimeo. Protože úpravy videí dělám následně až v PC (Microsoft Clipchamp a Audacity, oboje zdarma), nepotřebuji žádné placené funkce. Vimeo používám i pro jiné nahrávky obrazovky a následné sdílení, třeba když tvořím klientům individuální návody pro Notion.

Bitwarden

Pokud nepoužíváte správce hesel, tak s tím neváhejte začít, protože bezpečnost je v dnešním onlinu rozhodně důležitá. Já jsem dříve používal v PC KeePass a v iPhonu a iPadu 1Password, nicméně jakmile vznikla nejnovější verze 1Pass pro Apple zařízení, nešlo už appku používat bez účtu a bez platby. Chvíli jsem hledal, nechal si poradit a nakonec začal používat Bitwarden. Je synchronizovaný napříč všemi zařízeními a protože nepotřebuji nic speciálního než ukládat si svoje hesla, používám ho jako všechny ostatní aplikace zdarma.

Feedly

Můj hlavní zdroj pro sledování informací, zejména článků z RSS feedů na mnoha témata. Jednotlivé feedy si sdružuju do skupin podle tématu, a když si nějaký chci přečíst později, snadno si jej uložím do Read Later. Zmíněné mi stačí, nicméně v placených tarifech nabízí Feedly hodně - mj. sledování newsletterů, tvorbu poznámek, automatickou tvorbu feedu z webů bez feedu nebo AI doporučení. Mimochodem sledovat skrz Feedly můžete i můj blog, protože mám také aktivní a funkční RSS zdroj.

Figma

Nástroj primárně pro UX/UI design (kterému se dnes věnuji už jen okrajově), který je ale využitelný ve více směrech (občas v něm dělám některé své bannery) a má v sobě také FigJam fungující na principu nástěnky jako třeba zmiňovaný Whimsical. Zdarma můžete mít 3 soubory ve Figmě a 3 ve FigJamu a nejste omezení počtem uživatelů, které do nich přizvete. Pokud vám nevadí mít toho více v jednom souboru, opět se dá používat ve větším. Já pro běžný UX/UI design nicméně většinou používám offlinový Balsamiq (kdysi koupená jedna trvalá licence).

Excel

Existuje spousta aplikací, které možná používáte zdarma (třeba Google Sheets), příp. máte podobně jako já nějakou starou verzi z dob, kdy se programy ještě kupovaly a neplatilo se za ně měsíčně. Excel je historicky dost možná jednou z nejvíce univerzálních aplikací, kterou člověk dokáže ohnout k mnoha různým účelům. V rámci podnikání jej používám pro tvorbu faktur - vyměnit pár údajů je otázkou chvilky, následně stačí uložit jako PDF.

Visual Studio Code, Notepad++

Pokud občas kódujete (já třeba mám staticky nakódovaný celý svůj web, na kterém právě teď jste), můžete si vybírat z nepřeberné nabídky různých aplikací zdarma. Velmi jednoduchý a dobře použitelný je Notepad++, pro pokročilejší použití je pak skvělé Visual Code Studio od Microsoftu (kde je skvělá třeba možnost mít po straně otevřenou celou složku, se kterou pracuju a nemusím pak otevírat stránky ručně).

Platby - Paypal, Revolut

Potřebujete přijímat platby? I tady to jde zdarma. Za vlastnictví Paypal účtu se nic pravidelně neplatí a můžete z něj snadno posílat platby na jiné účty nebo skrz něj peníze přijímat (s drobnými poplatky). Mně třeba na Paypal ještě pořád občas chodí platby ze snímků, které jsem tvořil před lety pro fotobanky. Modernější Revolut pak funguje jako klasický bankovní účet, nabízí virtuální karty včetně jednorázových a výhodné meziměnové kurzy. Loni jsem přes něj začal přijímat platby od klientů ze zahraničí, protože na rozdíl třeba od platby do Airbank díky tomu neplatím mezibankovní poplatky.

AI - ChatGPT, Microsoft Copilot

Za ten cca rok, co ve velkém frčí ChatGPT, jsem jej použil jen párkrát. Jestli jste AI zatím nepřišli na chuť, nebojte se začít v malém. Nástroj se hodně rozvíjí, umí dnes už mnohdy netušené věci, přesto vám i verze zdarma dokáže s mnohým pomoct, poradit nebo něco vytvořit. Pár dní zpátky jsem začal zkoušet také Microsoft Copilot, jehož výhoda oproti neplacenému ChatGPT je v tom, že vám dokáže odpovědět na aktuální problematiku, zatímco ChatGPT má poslední data z ledna 2022, a navíc dokáže generovat obrázky díky spojení s DALEE.

Zkratky (iOS/iPadOS)

Pokud máte iPhone nebo iPad (které jsou ostatně docela drahé samy o sobě), je fajn vyzkoušet nativní aplikaci s názvem Zkratky (Shortcuts). Ta vám totiž umožňuje zdarma tvořit libovolné scénáře, co se kdy má jak dít podobně jako v Maku a Zapieru. Já mám vytvořené např. nadiktování připomínky, uložení fotek z e-mailu do galerie, spuštění hudby při nastartování automobilu nebo sledování aktuální ceny vybraných aplikací v App Storu. Hezký příklad využití vidíte na screenu, kde jsou Zkratky doplněné o funkci poklepání.

Mimochodem kdybyste chtěli tipy na další desítky různých aplikací všeho druhu, mrkněte třeba na tenhle můj starší článek. Jestli fungujete na Windows, pak doporučím taky článek o dvojici Power Toys a Flow Launcher.

Jak vidíte, podnikat a přitom držet výdaje za aplikace na uzdě nemusí být těžké. Neváhejte vyzkoušet sami :-)

Chcete poradit s výběrem vhodné aplikace k nějaké činnosti? Dejte mi vědět.