Základy Notionu pro začátečníky

Blog / Dála Musil – 4. července 2024

Začínáte pracovat s Notionem nebo jste ho ještě nikdy neviděli? Pak se vám zajisté bude hodit jednoduchý průvodce všemi nejdůležitějšími základy anebo Notion návod pro začátečníky.

Obsah

• Všechny platformy vč. synchronizace a zdarma
• Prostředí = workspace
• Hlavní menu
• Stránky v menu
• Vytvoření nové stránky
• Bloky
• Typy bloků
• Inline prvky
• Sloupce
• Nastavení (menu) stránky
• Spolupráce - komentáře a návrhy změn
• Sdílení s dalšími lidmi
• Veřejné sdílení
• Databáze
• Jednoduché poznámky
• Jednoduché úkoly
• České šablony
• Slovník pojmů
• Další tipy a rady

Všechny platformy vč. synchronizace a zdarma

Notion můžete používat ve kterémkoliv webovém prohlížeči, mít jej jako samostatnou aplikaci ve Windows a na Macu, stejně tak je dostupný i jako tabletová a mobilní appka pro iOS, iPadOS a Android. Výhoda je, že ať jej budete používat na kterémkoliv zařízení, obsah se vám vždy online synchronizuje, to znamená že vždy v reálném čase vidíte všude totéž. Co Notion zatím bohužel neumí je offline mód.

Notion lze snadno používat i v tarifu zdarma, největší omezení tohoto tarifu z mého pohledu jsou max. velikost přílohy (souboru) 5 MB a možnost zpětné obnovy stránky z historie 7 dní. Jinak jde primárně o další funkce, typicky si zdarma neužijete naplno nativní automatizace, část funkcí pro webové stránky nebo blížící se grafy.

Prostředí = workspace

Hlavním prvkem Notionu je tzv. prostředí neboli workspace, to jest prostor, do kterého máte přístup (vy a příp. další uživatelé) a ve kterém můžete tvořit a upravovat stránky. Kdykoliv tak budete něco v Notionu dělat, bude to v nějakém workspace (třeba i nějakém, do kterého vás pozve někdo jiný). Pokud si zakládáte v Notionu vlastní nový účet, rovnou se vám přitom založí i nový workspace. Takhle pak vypadá výpis různých prostředí, já jsem třeba členem několika desítek různých workspaců.

Hlavní menu

Jakmile máte založený účet a prostředí, doporučuju projít levé menu a jeho možnosti. Po založení vypadá jako na screenu.

Najdete tady:

• úplně nahoře přepnutí mezi různými prostředími, do kterých máte přístup
• vyhledávání (klávesová zkratka CTRL/CMD + P)
• home stránku, která zobrazuje widgety (více info tady)
• inbox, do kterého chodí notifikace (více info tady)
• nastavení účtu a prostředí
• stránky, tzn. co tvoříte a upravujete
• odkaz na samostatnou aplikaci Calendar (více info tady)
• odkazy na šablony, tj. předpřipravený obsah, který můžete použít
• koš, kam padá vše, co smažete
• support, tzn. podklady, když budete v nesnázích

Stránky v menu

Výpis stránek je nejdůležitější součástí menu, protože právě přes ně se dostanete nejčastěji ke svému obsahu. Po založení workspace tady budou ukázky použití různých bloků, takže jakmile se jimi proklikáte, doporučuju na stránky najet myší, kliknout na menu 3 teček a stránky smazat, ať můžete začít na zelené louce.

Dodám ještě jednu důležitou věc a sice že stránky, jakmile nějaké mít budete vytvořené, můžete hierarchicky zanořovat do sebe, tzn. ze stránek si dělat složky, které v sobě pak mají podstránky.

Vytvoření nové stránky

Novou stránku založíte velmi snadno klikem na + vedle názvu sekce (v tomhle případě Private) nebo klikem na Add a page pod tím.

Takhle bude vypadat vrchní část prázdné stránky, kde

• napíšete název stránky
• můžete přidat ikonu (emoji nebo kombinaci ikony s barvou)
• můžete nastavit cover (obrázek poté zobrazený jako hlavička)
• můžete vložit komentáře ke stránce

Po úpravě to může vypadat třeba takhle. Nastavená ikona se odsud zároveň propisuje do levého menu, abyste se dokázali snadněji zorientovat.

Pod název stránky pak už můžete začít psát normálně text nebo používat libovolné bloky, ze kterých se stránky v Notionu skládají.

Bloky

Tzv. blok je základním stavebním kamenem stránek v Notionu. Na stránce tak typicky budete mít pod sebou několik textových bloků, příp. bloky s jiným obsahem, které si ukážeme níže. Že je něco blok poznáte velmi snadno - pokud najedete myší vlevo, bude tam 6-tečkové menu.

Když jej otevřete třeba u onoho textového odstavce, bude vypadat jako na obrázku níže, přičemž možnosti menu se částečně liší podle toho, o jaký typ bloku jde. V tomhle případě:

• můžete blok okomentovat
• použít na něj AI funkce
• smazat jej
• zduplikovat
• udělat z něj stránku
• zkopírovat si na něj odkaz
• přesunout ho (třeba do jiné stránky)
• přebarvit / podbarvit

Pokud chcete více než jen textové odstavce, poslouží vám magická klávesová zkratka v podobě lomítka /. Jakmile jej zadáte, otevře se vám menu s desítkami typů bloků, které můžete v Notion stránkách používat a skládat pod sebe (enterem vytvoříte nový řádek, resp. prostor pro další bloky) Snadno tak přidáte obrázky, soubory, tabulky a spoustu dalšího.

Typy bloků

V Notion stránkách můžete používat desítky různých bloků. Živou ukázku všech typů přímo z mého prostředí si můžete prohlédnout tady.

O jaké typy bloků jde?

• text
• stránka
• odrážka (běžná nebo číslovaná)
• odrážka se skrytým obsahem (tzv. toggle, více tady)
• citace
• checkbox
• callout (více tady)
• odkaz
• tabulka
• nadpis úrovně 1-3 vč. toggle verze
• sloupce
• obrázek
• video
• soubor
• webová záložka
• audio nahrávka
• kód
• databáze (více v průvodci databázemi)
• AI prompt
• tlačítko (více tady)
• osnova stránky
• rovnice
• synchronizovaný blok (více tady)
• Mermaid diagram (více tady)
• drobečková navigace
• embedování PDF
• embedování z jiných aplikací
• náhledy na databáze z jiných aplikací

Inline prvky

V menu bloků najdete i tzv. inline prvky, což jsou prvky, které můžete vkládat do běžných textových odstavců. Můžete snadno označit další uživatele nebo stránky, nastavit si připomínky (více tady) nebo třeba vložit libovolné emoji.

Sloupce

Kromě toho, že můžete vkládat různé bloky pod sebe, si ve stránkách můžete dělat i sloupečky. Najdete je jako blok v menu skrz lomítko anebo jednoduše myší chyťte nějaký blok, který už na stránce máte, a přetáhněte jej vpravo vedle jiného bloku.

Jakmile uvidíte modrou linku, můžete blok pustit a voilá, máte 2 sloupce. V nich můžete zase vkládat libovolné bloky podle potřeby.

Díky možnosti práce s libovolnými bloky a sloupečky se Notion velmi často přirovnává k Legu. Stránky si totiž skládáte z různých kostek (bloků) a můžete si díky nim postavit úplně cokoliv vás jen napadne. Notion tak snadno můžete používat na stovky a tisíce způsobů.

Nastavení (menu) stránky

Jednu část stránek jsme ještě neřešili a to nastavení, resp. menu stránky. Každá stránka má svoje menu a najdete jej vždy vpravo nahoře jako soupis ikon. Máme tady:

• čas poslední změny
• sdílecí menu
• komentáře
• historii stránky
• možnost přidat stránku do oblíbených
• otevřít další položky skrz 3 tečky

V dalších položkách (3 tečky) můžete:

• změnit font
• nastavit menší velikost textů
• zvětšit šířku stránky
• navrhovat změny (princip komentářů)
• zamknout stránku (proti nechtěných změnám)
• zobrazit plovoucí osnovu stránky

Ve spodní části obrázku výše jsou ještě pokročilejší doladění stránky a sice jak se zobrazují komentáře a zpětné odkazy, příp. možnost upravit stránku na speciální typ wiki (více tady).

Další možnosti menu vidíte na obrázku níže a většina je z názvu předpokládám zřejmá. Vypíchnu tady pouze 2 body a sice:

• View edit history aneb obsah na stránce můžete obnovit zpětně
• Přes Connect snadno připojíte jiné aplikace, které používáte

Spolupráce - komentáře a návrhy změn

Jakmile se Notion naučíte používat sami, nejspíš vás napadne, jak je to se spoluprací s dalšími lidmi. Notion je kooperaci velmi otevřený a přidává a ladí funkce tak, aby se spolupracovalo co nejsnadněji.

Můžete komentovat stránky, bloky nebo třeba jen jedno slovo v textu. Každý komentář má pak své vlastní vlákno, kde můžete psát, vkládat přílohy, označovat uživatele, zavírat komentáře nebo je třeba mazat.

Funkce, která dorazila začátkem léta 2024, jsou návrhy změn. Zapnete je přes menu stránky, upravíte co a jak chcete, a ke každé změně se vytvoří komentářové vlákno, kde můžete cokoliv probrat nebo změny schválit či odmítnout.

Sdílení s dalšími lidmi

Stránky v Notionu můžete sdílet veřejně nebo s dalšími lidmi, vždy vpravo nahoře přes sdílecí menu. První záložka Share slouží pro situace, kdy chcete pozvat do svého prostředí někoho dalšího.

Zadáte jeho e-mail, vyberete úroveň oprávnění, tzn. co na dané stránce bude moci dělat, a pozvete jej. Jakmile kliknete na Invite, pozor na další kliknutí.

Skip for now přidá daného člověka jako hosta, Add to workspace jako člena. Liší se zejména v tom, že za hosty na rozdíl od členů neplatíte. Host se také dostane pouze do stránky, do které jej zvete (a stránek hierarchicky pod touto stránkou), zatímco člen se dostane do všech stránek, které nejsou v hlavním menu v sekci Private.

Veřejné sdílení

Stránky z Notionu můžete také sdílet veřejně, tzn. fungují potom jako běžná stránka kdekoliv na internetu. V záložce Publish stačí kliknout na tlačítko.

Následně se vám objeví menu, kde si snadno zkopírujete odkaz na stránku, můžete i v tarifu zdarma aktivovat indexaci ve vyhledávačích (tzn. aby třeba stránku našel Google), příp. s placeným tarifem používat další webové funkce nebo automatické vypnutí stránky jako veřejné.

Databáze

Jakmile přijdete Notionu více na chuť, doporučuju mrknout na blok, který se jmenuje databáze. Právě kvůli nim je totiž Notion tak moc oblíbený. Databázi si představte laicky jako tabulku se sloupečky, kde k jednotlivým stránkám (= záznamům) můžete přidávat různé vlastnosti. Jednotlivé stránky pak můžete různě zobrazovat, filtrovat, sdružovat a tvořit si z Notionu vlastní mini-aplikace.

Největší síla je v tom, že se na databázi můžete dívat nejen jako na tabulku, ale také jako na seznam, kanban (á la Trello), galerii, kalendář, timeline a od léta 2024 i jako na grafy.

K databázím mám spoustu dalšího obsahu, doporučím zejména:

• detailní průvodce databázemi tady na blogu
• videokurz Databáze v Notionu

Jednoduché poznámky

Chcete Notion používat pro správu poznámek? Rozhodně můžete, je to pravděpodobně celosvětově nejpoužívanější způsob využití Notionu. Ve videu níže se můžete podívat jak právě poznámky snadno zorganizovat přes stránky nebo jednoduchou databázi.

Jednoduché úkoly

V Notionu lze snadno řešit i úkoly. Na videu níže najdete ukázku, jak si udělat jednoduchý úkolovník buď s běžnými bloky nebo s použitím jednoduché databáze. Pokud byste chtěli něco pokročilejšího, doporučím článek Projekty a úkoly v Notionu nebo záznam webináře na stejné téma.

České šablony

Chcete-li s Notionem začít snadněji a rychleji, doporučuju mrknout na různorodé šablony pro Notion, které si snadno zkopírujete do svého prostředí a rovnou je můžete začít používat. České šablony najdete tady, je jich více než 30+ a nechybí ani balík šablon zdarma.

Slovník pojmů

Pokud byste narazil na nějakou funkci nebo slovo, které vám nebude jasné, doporučuju mrknout na můj rozsáhlý slovník Notion pojmů, kde velmi pravděpodobně najdete odpověď. Slovník navíc pravidelně aktualizuju.

Další tipy a rady

Chcete-li se inspirovat, jak různě lze Notion používat, mrkněte na tenhle článek. Různé (zejména jednodušší) tipy a triky pak najdete tady, pokročilejší tipy pro efektivní práci v tomto článku.

Další články o Notionu najdete tady, různá další videa tady. Pro Notion tvořím také videokurzy a webináře, které jsou živě nebo stáhnutelné jako záznam.

A pokud chcete vidět, jak vypadá pokročilé používání Notionu, pokračujte sem, kde najdete článek o tom, jak používám a organizuju svůj Notion já.

Jsme na konci. Věřím, že pro vás byl tenhle začátečnický Notion návod užitečný, a pokud Notion ještě nepoužíváte, tak jej zkusíte, příp. pokud s ním začínáte, tak s ním i zůstanete :-)

Chtěli byste s něčím pomoct? Domluvit se můžeme klidně individuálně, mrkněte se co dělám a dejte mi vědět.