Tipy a triky pro Notion

Blog / Dála Musil – 8. dubna 2022, aktualizace 17. ledna 2024

Notion je za mě nejlepší nástroj, pokud potřebujete vytvořit osobní nebo pracovní znalostní bázi. Zároveň jde však o aplikaci natolik univerzální, že v ní můžete vytvořit jednoduché poznámky, úkolovník, kalendář, databázi, galerii, dashboard a spoustu dalšího. Poznejte užitečné základní i pokročilejší funkce a vymáčkněte z Notionu maximum.

Co je Notion?

Notion je jednoduše řečeno nastavitelné prostředí, což ovšem už není tak jednoduše pochopitelné. Takže takto - Notion je něco jako poznámkový blok, který toho ale umí násobně víc. Pokud je tedy Airtable něco jako hodně nabušený Excel, pak je Notion něco jako hodně nabušený Word, který v sobě zahrnuje i Airtable a další aplikace. Co všechno v Notionu vytvoříte si přečtěte tady, příp. tady obecnější info.

Obsah v Notionu tvoříte přes tzv. bloky (obdobně jako v editoru Gutenberg pro ty, co znají Wordpress), kterými jsou třeba text, stránka, checkbox, tabulka, obrázek, citace apod. K tomu máte ale k dispozici také pokročilejší bloky jako kód, databáze s různými pohledy, embed, funkce atd. Ty nejdůležitější základy si rozebereme v dalších odstavcích.

Rychlé vložení bloku

Abyste v rámci tvorby nemuseli opouštět klávesnici, stačí používat na novém řádku vždy / (= lomítko), díky němuž se vám vždy rozbalí možné bloky pro vložení. V tu chvíli pak stačí začít psát název bloku, který potřebujete, čili třeba /ch už vám začne nabízet Todo list (protože checkbox). Fajn na tom je i to, že u některých bloků ani nemusíte vědět, jak se přesně jmenují, ale začít blízkým slovem (třeba /up pro File, protože upload).

Notion - vložení

Embedované bloky

Do stránky v Notionu si můžete obsah tzv. embednout odjinud - třeba z PDFka, Google disku, post z Twitteru, Google mapu, board z Whimsicalu či Mira, dokument ze Sketche a Figmy, záznam z Loomu apod. Při vložení klasického odkazu pak můžete vytvořit také bookmark (zobrazí Open Graph data). Daný obsah je pak rovnou vidět a není to tedy pouze odkaz nebo příloha.

Notion - embed

Barevné bloky

Pokud pracujete rádi v hezkém a přehledném prostředí, rychle si oblíbíte barvičky (zvláštní, přitom na základce jsem nepatřil k těm, co mají krásné sešity...) - ať už barvu textu nebo pozadí bloku. Krok navíc je pak blok Callout, který slouží pro vypíchnutí a vytvoří prostor navíc kolem obsahu. Jeho součástí je také ikonka (pokud ikonu nechcete, nahrajte prázdné PNG nebo vyberte Link a do něj vložte mezeru).

Notion - callout

Vložení hotového bloku

Potřebujete nějaký blok vkládat opakovaně? Potom si ho můžete snadno nakonfigurovat a přes tlačítko vkládat - např. pokud chcete zakládat nové úkoly, vkládáte nějaký podobný obsah za sebou apod. Jako typ bloku vyberte /button.

Notion - tlačítko

Hlasování díky tlačítkům

Rádi byste v Notionu občas o něčem hlasovali, třeba v nějaké anketě? Díky databázím a novým tlačítkům z roku 2023 je to možné a velmi snadné. Mrkněte na video, kde vám řešení představím.

Synchronizovaný blok

Funkce, která přišla loni, a patří za mě k top fíčurám. Díky Synced block můžete mít jeden obsah ve více stránkách a podle potřeby jej odkudkoliv editovat, aniž byste ho pak museli měnit i na dalších stránkách, kde jej máte. Pokud používáte Notion třeba jako znalostní bázi, můžete si dát po straně právě sync blok s návodem, jak wiki používat, aby vám v tom někdo nedělal nepořádek :-).

Notion - synchronizace

Ikony stránek a emoji

Ke zpřehlednění (pokud to tedy nebudete přehánět) slouží také ikona stránky, kterou můžete každé stránce nastavit v podobě emoji, vlastního obrázku (nahraného z PC nebo z jiného odkazu) anebo barevně nastavitelných ikon (novinka ze srpna 2022). Daná ikonka se pak objeví u stránky v levém menu. A pokud jste velcí fandové emoji, můžete je vkládat přímo dovnitř dalších bloků přes /emoji.

Notion - emoji

Více sloupců

V Notionu nemusíte mít jen jeden úzký nebo široký sloupec, do čehož vás pustí menu vpravo nahoře - sloupců můžete mít kolik chcete (což samozřejmě od určitého počtu přestane dávat smysl, pokud nemáte velký monitor). Jak na to? Stačí vzít blok (přes jeho tečkované menu) a přetáhnout vpravo za modrou linku. Od srpna 2022 můžete více sloupců (2 až 5) zakládat také rovnou přes /columns.

Notion - sloupce

Možnosti databází

Databázové možnosti jsou podobné jako v Airtable. Můžete mít pohled na tabulku, seznam, kanban, galerii, kalendář a timeline, bohužel zatím chybí formuláře a je o něco méně typu polí (ty důležité samozřejmě nechybí). Výhoda je, že nemusíte mít jako databázi celou stránku, ale v klidu si nastavíte jednotlivé pohledy pod sebe podle potřeby. Díky tomu, že je Notion spíše obecný než tabulkový editor, máte pak neomezené možnosti co se týče funkcí. Více o databázích v samostatném článku.

Notion - databáze

Způsob zobrazení položky

Od srpna 2022 můžete využít novinku v podobě volby, jak se mají zobrazit položky z databáze při rozkliku - doposud se vždy zobrazilo modální okno přes celou šířku, teď si můžete nastavit mezi otevřením v postranním sloupci, modálním oknem nebo otevřením položky na celou stránku.

Notion - položka

Šablona v databázi

Potřebujete v rámci jedné databáze často přidávat téměř totožné řádky, které se liší obsahem třeba jen v jednom sloupci (buňce)? Pak si pro tuhle situaci můžete připravit šablonu, která vám celý řádek sama vyplní a na vás tak bude už jen doplnit ručně právě tu jedinou buňku, kterou se liší. Od srpna 2022 je také možné zvolit defaultní šablonu nové položky.

Notion - template

Opakované záznamy v databázi

Novinka z listopadu 2022. Pokud potřebujete, aby se vám nějaký záznam pravidelně opakoval - typicky třeba nějaký konkrétní úkol nebo událost - můžete si snadno nastavit v šabloně záznamu v databázi, kdy se vám má vytvořit. Opakovat můžete po dnech, týdnech (resp. i konkrétních dnech týdne), měsících či letech (více v samostatném článku).

Notion - opakované úkoly

Prolinkované databáze

Podobnou funkci jako synchronizovaný blok zastává v případě databází funkce Linked database. Díky ní si můžete snadno zkopírovat databázi a vložit pohled na ni do dalších stránek, editovat ji pak lze jak v původním tak v novém (synchronizovaném) umístění. Že má Notion v databázích i možnosti Relation a Rollup pro propojení různých databází přes konkrétní data asi netřeba dodávat.

Notion - prolinkování

Funkce (Formula) v databázi

Jednou z nejlepších funkcí databází v Notionu je rozhodně typ pole Formula (alias Funkce - možná znáte z Excelu). V rámci něj si totiž můžete libovolně hrát s celým obsahem databáze a dělat zejména různé výpočty polí mezi sebou. Díky tomu si pak můžete vytvořit třeba speciální pole pro upozornění, která odpovídají nastaveným podmínkám. Více v samostatném článku nebo videokurzu o formulas.

Nativní progress bar

Do srpna 2022 bylo nutné pro vizuální zobrazení stavu používat v tabulce používat ručně vytvořené funkce, nově už můžete zobrazit výsledek přímo s nativním progress barem v podobě pruhu nebo kruhu.

Notion - progress bar

Import obsahu

Samozřejmostí je v Notionu možnost importovat obsah (jednorázově nebo automaticky v případě propojení s nástroji typu Zapier či Make) odjinud a to nejen do stránek, ale i do databází. V rámci nich je navíc možné obsah už v databázi uložený snadno doplnit funkcí Merge with CSV.

Notion - CSV

Označování obsahu

Pokud znáte použití zavináče @ pro označování uživatelů v různých aplikacích, pak vězte, že funguje takto i tady. K tomu můžete přes @ vkládat dovnitř bloků i datum, nastavovat si připomínku, označovat stránky a navíc odkazovat na data uložená ve vašich databázích.

Notion - označování

Nastavení připomínky

Jak jsem zmínil v předchozím odstavci, díky @ si můžete vytvořit libovolnou připomínku a to kdykoliv a kdekoliv, tzn. v jakékoliv stránce či záznamu v databázi. Každý reminder má více možností doby/času, kdy se vám připomene, a poslat ho můžete sobě i kolegům.

Zámek obsahu

Nechcete, aby vám někdo udělal bordel v hotové stránce nebo v nastavení databáze? Pak si oboje můžete jednoduše zamknout, díky čemuž v případě stránky nepůjdou dělat žádné změny, v případě databáze pak půjde pouze editovat obsah, ale nikoliv sloupce a další nastavení.

Notion - zámek

Notifikace a historie úprav

Chcete mít dokonalý přehled o úpravách ve vašem workspace? V levém menu najdete položku All Updates, přes kterou se dostanete k notifikacím. Inbox slouží hlavně pro označení a komentáře, Following pro sledování změn na stránkách, v All uvidíte všechny změny a v Archived notifikace z Inboxu, které archivujete. Notifikace vám můžou podle potřeby chodit nejen v aplikaci, ale i na e-mail.

Notion - notifikace

Oblíbené stránky

Jakmile vám začne počet stránek bobtnat a začnete se ztrácet v tom, co kde je (typicky tehdy, když danou stránku řešíte každý den), doporučuji přidat si danou stránku do Favorites, které se vám pak zobrazí v levém menu nad ostatním obsahem vašeho pracovního prostoru.

Notion - oblíbené

Komentování kdekoliv

Potřebujete něco s někým probrat a nechcete tahat komunikaci mimo Notion? Libovolnou stránku, blok nebo jeho část (typicky kousek nějakého textu) můžete okomentovat, přidat soubor a samozřejmě i označit toho, s kým zmíněné potřebujete řešit (notifikace mu přijde do Inboxu).

Notion - komentář

Odkazování na bloky

Když jsme u té komunikace, je pravděpodobně, že občas někomu budete chtít poslat odkaz na nějaký blok a ne pouze na stránku, aby to v ní váš kolega nemusel zdlouhavě hledat. Ani tohle není v Notionu problém, stačí označit blok a přes Copy link to block získáte přímý odkaz.

Notion - odkazování

Klávesové zkratky a markdown

Vaše ruce neradi opouštějí klávesnici? Pak se naučte klávesové zkratky (pozor při používání Notionu v prohlížeči, kde se některé tlučou s těmi v prohlížeči) a používejte markdown. Notion má zkratek hodně, takže vypíchnu jen ty, které budete asi používat nejčastěji:

  • výběr typu nového bloku = /
  • vyhledávání = CTRL + P
  • komentář = CTRL + SHIFT + M
  • duplikace vybraného bloku = CTRL + D
  • světlý a tmavý mód = CTRL + SHIFT + L
  • poslední použitý styl = CTRL + SHIFT + H
  • emoji = :název (např. :smile)
  • oddělovač = ---

Notion - zkratky

Sdílení stránek

V Notionu můžete spolupracovat a sdílet stránky ve 4 různých variantách:

  • všichni Members pracují ve stejném workspace a vidí všechno
  • rozdělíte Members do Groups a nastavíte, které stránky mají vidět
  • pozvete si Guesta, aby pracoval na konkrétních stránce/stránkách
  • sdílíte stránku/stránky zcela veřejně všem

V souvislosti s rolí Guest vás možná napadne, jestli by se nedalo zlevnit používání Notionu díky tomu, že z Memberů (za které platíte individuálně) uděláte Guesty - je to možné, ale počítejte s tím, že budete muset všechny zvát individuálně do každé stránky (nebo nadřazené) a nebudou moci zakládat stránky nové.

Notion - sdílení

Centrování přes Equation

Vadí vám, že nejsou nadpisy nebo texty vycentrované? Zmíněné lze obejít jedním trikem a sice změnou typu bloku na Block Equation. V daném Equation pak můžete použít také pokročilé formátování díky jazyku KaTeX a změnit třeba font, jeho velikost apod.

Notion - equation

Export stránek

Potřebujete dostat stránku z vašeho Notionu někam jinam? Nebo si chcete ulehčit práci a rovnou z ní vygenerovat PDF nebo HTML stránku? Pak zavítejte do pravého horního menu a ve spodní části si nastavte export podle potřeby.

Notion - export

Notifikace do Slacku

Chcete mít přehled o dění na vybraných stránkách ve Slacku? Notifikace si můžete snadno nastavit přímým propojením dole přes pravé horní menu. Hodí se to třeba pro situace, kdy si jako my v Digitasku evidujeme v jednom kalendáři volno členů našeho týmu.

Notion - Slack

Blok Code a procesy v Mermaid

Tip pro absolutní fajnšmekry, kterým nevadí lehce kódovat. Blok Code v sobě totiž ukrývá mimo jiné jazyk Mermaid a to včetně možnosti náhledu zároveň na kód a preview výsledku, díky čemuž můžete tvořit procesní mapy nebo mindmapy přímo v Notionu.

Notion - Mermaid

Samostatná aplikace Notion Calendar

V lednu 2024 se z aplikace původně známé jako Cron stal Notion Calendar. Funguje s Google účtem a připojit do něj můžete také Notion databáze, takže můžete mít všechny události z obou míst přehledně na jednom místě. Více v tomhle článku.

Notion - Calendar

Další tipy

Pokud se trápíte se základy nastavení prostředí Notionu, avšak chtěli byste jej používat maximálně efektivně, mrkněte na tenhle článek.

Jak vidíte, Notion toho umí opravdu hodně a těší mě, že se neustále rozvíjí. Pokud máte sami nějaký užitečný tip, neváhejte mi o něm napsat.

Chcete se naučit něco více? Dejte mi vědět. Mrknout můžete i na mé online kurzy.

autor Dála Musil

O autorovi článku
Dála Musil je digitální konzultant & designér a Notion Certified Consultant & Ambassador z Pardubic. Svým klientům pomáhá zjednodušovat digitální život díky aplikaci Notion, dříve se věnoval také UX designu, marketingu či procesnímu řízení. O podnikání a všem digitálním píše už více než 10 let.
Twitter profil  LinkedIn profil  Youtube kanál  RSS blogu

Líbil se vám článek? Sdílejte ho dál


Pomohl vám můj obsah? Podpořte další tvorbu

Jsou pro vás moje články, videa, šablony, newsletter či posty na socialu (nejen o Notionu) užitečné? Přispěním libovolné částky mi pomůžete tvořit další nový obsah. Předem díky za podporu! 🙌

QR platba

Přidejte se k 2 900+ lidem, kteří mě sledují

1x měsíčně vám pošlu zpravodaj ze světa Notionu plný novinek, tipů, článků a videí 🙂