Tipy a triky pro Notion

Blog / Dála Musil – 8. dubna 2022, aktualizace 28. června 2024

Notion je za mě nejlepší nástroj, pokud potřebujete vytvořit osobní nebo pracovní znalostní bázi. Zároveň jde však o aplikaci natolik univerzální, že v ní můžete vytvořit jednoduché poznámky, úkolovník, kalendář, databázi, galerii, dashboard a spoustu dalšího. Poznejte užitečné základní i pokročilejší funkce a vymáčkněte z Notionu maximum.

Co je Notion?

Notion je jednoduše řečeno nastavitelné prostředí, což ovšem už není tak jednoduše pochopitelné. Takže takto - Notion je něco jako poznámkový blok, který toho ale umí násobně víc. Pokud je tedy Airtable něco jako hodně nabušený Excel, pak je Notion něco jako hodně nabušený Word, který v sobě zahrnuje i Airtable a další aplikace. Co všechno v Notionu vytvoříte si přečtěte tady, příp. tady obecnější info.

Obsah v Notionu tvoříte přes tzv. bloky (obdobně jako v editoru Gutenberg pro ty, co znají Wordpress), kterými jsou třeba text, stránka, checkbox, tabulka, obrázek, citace apod. K tomu máte ale k dispozici také pokročilejší bloky jako kód, databáze s různými pohledy, embed, funkce atd. Více o základech Notionu najdete v tomhle článku.

Rychlé vložení bloku

Abyste v rámci tvorby nemuseli opouštět klávesnici, stačí používat na novém řádku vždy / (= lomítko), díky němuž se vám vždy rozbalí možné bloky pro vložení. V tu chvíli pak stačí začít psát název bloku, který potřebujete, čili třeba /ch už vám začne nabízet Todo list (protože checkbox). Fajn na tom je i to, že u některých bloků ani nemusíte vědět, jak se přesně jmenují, ale začít blízkým slovem (třeba /up pro File, protože upload).

Embedované bloky

Do stránky v Notionu si můžete obsah tzv. embednout odjinud - třeba z PDFka, Google disku, post z Twitteru, Google mapu, board z Whimsicalu či Mira, dokument ze Sketche a Figmy, záznam z Loomu apod. Při vložení klasického odkazu pak můžete vytvořit také bookmark (zobrazí Open Graph data). Daný obsah je pak rovnou vidět a není to tedy pouze odkaz nebo příloha.

Barevné bloky

Pokud pracujete rádi v hezkém a přehledném prostředí, rychle si oblíbíte barvičky (zvláštní, přitom na základce jsem nepatřil k těm, co mají krásné sešity...) - ať už barvu textu nebo pozadí bloku. Krok navíc je pak blok Callout, který slouží pro vypíchnutí a vytvoří prostor navíc kolem obsahu. Jeho součástí je také ikonka (pokud ikonu nechcete, nahrajte prázdné PNG nebo vyberte Link a do něj vložte mezeru).

Vložení hotového bloku

Potřebujete nějaký blok vkládat opakovaně? Potom si ho můžete snadno nakonfigurovat a přes tlačítko vkládat - např. pokud chcete zakládat nové úkoly, vkládáte nějaký podobný obsah za sebou apod. Jako typ bloku vyberte /button.

Hlasování díky tlačítkům

Rádi byste v Notionu občas o něčem hlasovali, třeba v nějaké anketě? Díky databázím a novým tlačítkům z roku 2023 je to možné a velmi snadné. Mrkněte na video, kde vám řešení představím.

Synchronizovaný blok

Funkce, která přišla loni, a patří za mě k top fíčurám. Díky Synced block můžete mít jeden obsah ve více stránkách a podle potřeby jej odkudkoliv editovat, aniž byste ho pak museli měnit i na dalších stránkách, kde jej máte. Pokud používáte Notion třeba jako znalostní bázi, můžete si dát po straně právě sync blok s návodem, jak wiki používat, aby vám v tom někdo nedělal nepořádek :-).

Ikony stránek a emoji

Ke zpřehlednění (pokud to tedy nebudete přehánět) slouží také ikona stránky, kterou můžete každé stránce nastavit v podobě emoji, vlastního obrázku (nahraného z PC nebo z jiného odkazu) anebo barevně nastavitelných ikon (novinka ze srpna 2022). Daná ikonka se pak objeví u stránky v levém menu. A pokud jste velcí fandové emoji, můžete je vkládat přímo dovnitř dalších bloků přes /emoji.

Více sloupců

V Notionu nemusíte mít jen jeden úzký nebo široký sloupec, do čehož vás pustí menu vpravo nahoře - sloupců můžete mít kolik chcete (což samozřejmě od určitého počtu přestane dávat smysl, pokud nemáte velký monitor). Jak na to? Stačí vzít blok (přes jeho tečkované menu) a přetáhnout vpravo za modrou linku. Od srpna 2022 můžete více sloupců (2 až 5) zakládat také rovnou přes /columns.

Možnosti databází

Databázové možnosti jsou podobné jako v Airtable. Můžete mít pohled na tabulku, seznam, kanban, galerii, kalendář a timeline, bohužel zatím chybí formuláře a je o něco méně typu polí (ty důležité samozřejmě nechybí). Výhoda je, že nemusíte mít jako databázi celou stránku, ale v klidu si nastavíte jednotlivé pohledy pod sebe podle potřeby. Díky tomu, že je Notion spíše obecný než tabulkový editor, máte pak neomezené možnosti co se týče funkcí. Více o databázích v samostatném článku.

Způsob zobrazení položky

Od srpna 2022 můžete využít novinku v podobě volby, jak se mají zobrazit položky z databáze při rozkliku - doposud se vždy zobrazilo modální okno přes celou šířku, teď si můžete nastavit mezi otevřením v postranním sloupci, modálním oknem nebo otevřením položky na celou stránku.

Šablona v databázi

Potřebujete v rámci jedné databáze často přidávat téměř totožné řádky, které se liší obsahem třeba jen v jednom sloupci (buňce)? Pak si pro tuhle situaci můžete připravit šablonu, která vám celý řádek sama vyplní a na vás tak bude už jen doplnit ručně právě tu jedinou buňku, kterou se liší. Od srpna 2022 je také možné zvolit defaultní šablonu nové položky.

Opakované záznamy v databázi

Novinka z listopadu 2022. Pokud potřebujete, aby se vám nějaký záznam pravidelně opakoval - typicky třeba nějaký konkrétní úkol nebo událost - můžete si snadno nastavit v šabloně záznamu v databázi, kdy se vám má vytvořit. Opakovat můžete po dnech, týdnech (resp. i konkrétních dnech týdne), měsících či letech (více v samostatném článku).

Prolinkované databáze

Podobnou funkci jako synchronizovaný blok zastává v případě databází funkce Linked database. Díky ní si můžete snadno zkopírovat databázi a vložit pohled na ni do dalších stránek, editovat ji pak lze jak v původním tak v novém (synchronizovaném) umístění. Že má Notion v databázích i možnosti Relation a Rollup pro propojení různých databází přes konkrétní data asi netřeba dodávat.

Funkce (Formula) v databázi

Jednou z nejlepších funkcí databází v Notionu je rozhodně typ pole Formula (alias Funkce - možná znáte z Excelu). V rámci něj si totiž můžete libovolně hrát s celým obsahem databáze a dělat zejména různé výpočty polí mezi sebou. Díky tomu si pak můžete vytvořit třeba speciální pole pro upozornění, která odpovídají nastaveným podmínkám. Více v samostatném článku nebo videokurzu o formulas.

Nativní progress bar

Do srpna 2022 bylo nutné pro vizuální zobrazení stavu používat v tabulce používat ručně vytvořené funkce, nově už můžete zobrazit výsledek přímo s nativním progress barem v podobě pruhu nebo kruhu.

Import obsahu

Samozřejmostí je v Notionu možnost importovat obsah (jednorázově nebo automaticky v případě propojení s nástroji typu Zapier či Make) odjinud a to nejen do stránek, ale i do databází. V rámci nich je navíc možné obsah už v databázi uložený snadno doplnit funkcí Merge with CSV.

Označování obsahu

Pokud znáte použití zavináče @ pro označování uživatelů v různých aplikacích, pak vězte, že funguje takto i tady. K tomu můžete přes @ vkládat dovnitř bloků i datum, nastavovat si připomínku, označovat stránky a navíc odkazovat na data uložená ve vašich databázích.

Nastavení připomínky

Jak jsem zmínil v předchozím odstavci, díky @ si můžete vytvořit libovolnou připomínku a to kdykoliv a kdekoliv, tzn. v jakékoliv stránce či záznamu v databázi. Každý reminder má více možností doby/času, kdy se vám připomene, a poslat ho můžete sobě i kolegům.

Zámek obsahu

Nechcete, aby vám někdo udělal bordel v hotové stránce nebo v nastavení databáze? Pak si oboje můžete jednoduše zamknout, díky čemuž v případě stránky nepůjdou dělat žádné změny, v případě databáze pak půjde pouze editovat obsah, ale nikoliv sloupce a další nastavení.

Notifikace a historie úprav

Chcete mít dokonalý přehled o úpravách ve vašem workspace? V levém menu najdete položku All Updates, přes kterou se dostanete k notifikacím. Inbox slouží hlavně pro označení a komentáře, Following pro sledování změn na stránkách, v All uvidíte všechny změny a v Archived notifikace z Inboxu, které archivujete. Notifikace vám můžou podle potřeby chodit nejen v aplikaci, ale i na e-mail.

Vlastní dashboard

Díky databázím si můžete snadno vytvořit vlastní dashboardy se zobrazením libovolných informací. Propojíte mezi sebou 2 databáze skrz relaci a díky vlastnosti formula vypíšete vše přesně tak, jak chcete a potřebujete.

Oblíbené stránky

Jakmile vám začne počet stránek bobtnat a začnete se ztrácet v tom, co kde je (typicky tehdy, když danou stránku řešíte každý den), doporučuji přidat si danou stránku do Favorites, které se vám pak zobrazí v levém menu nad ostatním obsahem vašeho pracovního prostoru.

Komentování kdekoliv

Potřebujete něco s někým probrat a nechcete tahat komunikaci mimo Notion? Libovolnou stránku, blok nebo jeho část (typicky kousek nějakého textu) můžete okomentovat, přidat soubor a samozřejmě i označit toho, s kým zmíněné potřebujete řešit (notifikace mu přijde do Inboxu).

Odkazování na bloky

Když jsme u té komunikace, je pravděpodobně, že občas někomu budete chtít poslat odkaz na nějaký blok a ne pouze na stránku, aby to v ní váš kolega nemusel zdlouhavě hledat. Ani tohle není v Notionu problém, stačí označit blok a přes Copy link to block získáte přímý odkaz.

Hromadné nahrazování a návrhy změn

Potřebujete v nějakém dokumentu udělat více změn najednou a chcete, aby vám je někdo schválil? Oboje zvládnete během chvilky, pokud použijete funkci hromadného nahrazení a budete mít přitom zapnuté návrhy změn, které fungují podobně jako v jiných kancelářských aplikacích.

Klávesové zkratky a markdown

Vaše ruce neradi opouštějí klávesnici? Pak se naučte klávesové zkratky (pozor při používání Notionu v prohlížeči, kde se některé tlučou s těmi v prohlížeči) a používejte markdown. Notion má zkratek hodně, takže vypíchnu jen ty, které budete asi používat nejčastěji:

• výběr typu nového bloku = /
• vyhledávání = CTRL + P
• komentář = CTRL + SHIFT + M
• duplikace vybraného bloku = CTRL + D
• světlý a tmavý mód = CTRL + SHIFT + L
• poslední použitý styl = CTRL + SHIFT + H
• emoji = :název (např. :smile)
• oddělovač = ---

Sdílení stránek

V Notionu můžete spolupracovat a sdílet stránky ve 4 různých variantách:

• všichni Members pracují ve stejném workspace a vidí všechno
• rozdělíte Members do Groups a nastavíte, které stránky mají vidět
• pozvete si Guesta, aby pracoval na konkrétních stránce/stránkách
• sdílíte stránku/stránky zcela veřejně všem

V souvislosti s rolí Guest vás možná napadne, jestli by se nedalo zlevnit používání Notionu díky tomu, že z Memberů (za které platíte individuálně) uděláte Guesty - je to možné, ale počítejte s tím, že budete muset všechny zvát individuálně do každé stránky (nebo nadřazené) a nebudou moci zakládat stránky nové.

Centrování přes Equation

Vadí vám, že nejsou nadpisy nebo texty vycentrované? Zmíněné lze obejít jedním trikem a sice změnou typu bloku na Block Equation. V daném Equation pak můžete použít také pokročilé formátování díky jazyku KaTeX a změnit třeba font, jeho velikost apod.

Export stránek

Potřebujete dostat stránku z vašeho Notionu někam jinam? Nebo si chcete ulehčit práci a rovnou z ní vygenerovat PDF nebo HTML stránku? Pak zavítejte do pravého horního menu a ve spodní části si nastavte export podle potřeby.

Notifikace do Slacku

Chcete mít přehled o dění na vybraných stránkách ve Slacku? Notifikace si můžete snadno nastavit přímým propojením dole přes pravé horní menu. Hodí se to třeba pro situace, kdy si jako my v Digitasku evidujeme v jednom kalendáři volno členů našeho týmu.

Blok Code a procesy v Mermaid

Tip pro absolutní fajnšmekry, kterým nevadí lehce kódovat. Blok Code v sobě totiž ukrývá mimo jiné jazyk Mermaid a to včetně možnosti náhledu zároveň na kód a preview výsledku, díky čemuž můžete tvořit procesní mapy nebo mindmapy přímo v Notionu.

Samostatná aplikace Notion Calendar

V lednu 2024 se z aplikace původně známé jako Cron stal Notion Calendar. Funguje s Google účtem a připojit do něj můžete také Notion databáze, takže můžete mít všechny události z obou míst přehledně na jednom místě. Více v tomhle článku.

Další tipy a triky

Pokud se trápíte se základy nastavení prostředí Notionu, avšak chtěli byste jej používat maximálně efektivně, mrkněte na tenhle článek. A pokud máte radši videa, pak rovnou na záznam webináře s tématem Tipy a triky pro Notion, kde najdete 40+ vychytávek.

Jak vidíte, Notion toho umí opravdu hodně a těší mě, že se neustále rozvíjí. Pokud máte sami nějaký užitečný tip, neváhejte mi o něm napsat.

Chcete se naučit něco více? Dejte mi vědět. Mrknout můžete i na mé online kurzy.