Slovník Notion pojmů

Blog / Dála Musil – 2. února 2024, aktualizace 25. října 2024

S aplikací Notion je spojená spousta různých odborných i neodborných výrazů, které můžou zejména nováčkům občas zamotat hlavu. Pojďme si dnes na všechny výrazy důkladně posvítit a zjistit, co který pojem vlastně znamená.

Obsah

• 2FA
• Action items
• AI
• Ambassador
• Autofill
• Automatizace
• Backlink
• Blok
• Callout
• Certified Consultant
• Databáze
• Datový typ
• Druhý mozek (second brain)
• Embed
• Export
• Filtrace
• Formula
• Formulář
• Galerie
• Grafy
• Group (skupina)
• Guest (host)
• Home
• Checkbox
• Implementace
• Import
• Inbox
• Inline prvek
• Integrace
• Kalkulace
• Kanban
• Komentář
• Komunita
• Layout (rozvržení)
• Linked view
• Make
• Mapování
• Master databáze
• Member (člen)
• Mention
• Mermaid
• Návrhy změn
• Notifikace (upozornění)
• Notion
• Notion Calendar
• Notion Mail
• Progress bar
• Proměnná (variable)
• Přístupy
• Q & A
• Relace
• Relay
• Reminder
• Rollup
• Řazení
• Sdílení
• Select
• Sprint
• Subitems (podpoložky)
• Sync blok
• Šablona
• Tabulka
• Teamspace
• Timeline
• Timetracking
• Tlačítko
• Toggle
• Trigger
• Účet
• Uživatel
• Vlastnost (property, pole)
• Wiki
• Workspace
• Zámek
• Zapier
• Závislosti (návaznosti, dependencies)

2FA

2-faktorové ověření pro přihlášení. Abyste se mohli přihlásit do svého Notion účtu, je potřeba zadat nejen login a heslo, ale také kód z bezpečnostní aplikace (třeba Google Authenticatoru).

Action items

Pojem spojený s AI funkcemi. Pokud si necháte vygenerovat action items, Notion se pokusí projít obsah na stránce (či záznamu v databázi) a vytáhnout z něj zjednodušeně řečeno úkoly.

AI

Ej-áj, umělá inteligence, GPT... AI funkce vám dokážou usnadnit práci, protože třeba vygenerují text, upraví jej, shrnou obsah na stránce, dají vám odpověď na položený dotaz apod. V tomhle článku se s AI ještě několikrát potkáte.

Ambassador

Pokud je někdo Notion Ambassador, obvykle to znamená, že dělá něco pro rozvoj Notionu v uživatelské komunitě. Já třeba píšu články, tvořím videa, šablony, videokurzy a newsletter nebo jsem založil a pravidelně inspiruju CZ & SK komunitu a jsem první český ambassador.

Autofill

Prvek AI funkcí, který sám umí doplňovat hodnoty v AI vlastnostech databází (třeba vám shrne automaticky obsah schůzky do jednoho odstavce), nově je také použitelný i u běžných selectů a multiselectů, které umí přidělit i vygenerovat.

Automatizace

Automatizace usnadňuje práci, protože za vás dělá aktivity, které byste jinak museli dělat ručně. Může být dvojí - jednak nativní přímo v Notionu, která funguje v databázích (dorazila loni v září viz článek). Druhak externí v podobě propojení Notionu s jinými aplikacemi, které si pak mezi sebou typicky předávají nějaká data (informace). S automatizací Notionu vám rád pomůžu, více info tady.

Backlink (zpětný odkaz)

Když v některé stránce v Notionu označíte jinou stránku, tak v této označené stránce automaticky uvidíte tzv. backlink, tzn. z jaké stránky (příp. z kterých stránek) se na ní odkazuje. Skvělá funkce zejména pokud používáte pokročile poznámky.

Blok

Základní stavební kostka aneb vše, co je v Notionu, je blok. Je jím odstavec textu, nadpis, obrázek, video, pohled na databázi, databáze nebo třeba celá stránka. Jakmile můžete kliknout vlevo vedle prvku na menu, je to blok. Mrkněte na kompletní ukázku všech bloků.

Callout

Jeden z nejoblíbenějších typů bloku, který kombinuje typicky barevné pozadí, ikonku a textový obsah. Je skvělý, pokud chcete na stránce vypíchnout nějaký obsah.

Certified Consultant

Oficiálně certifikovaný Notion konzultant, záruka toho, že daný člověk skutečně dokonale zná Notion a umí s ním pomoct správně reálným klientům. V roce 2022 jsem se stal celosvětově teprve 50. Notion Certified Consultantem, jediným v ČR/SR.

Databáze

Nejdůležitější prvek Notionu pro jakoukoliv pokročilou práci. V základu jde o seznam stránek, které mají nějaké společné vlastnosti. Databáze má různé možnosti zobrazení (tabulka, kanban, seznam, galerie, kalendář, timeline) a desítky různých funkcí. Díky databázím můžete v Notionu evidovat a vytvořit de facto cokoliv vás napadne. Více najdete v mém průvodci databázemi nebo videokurzu.

Datový typ

Všechny vlastnosti v databázích jsou nějakého datového typu, a dle toho pak lze s hodnotami různým způsobem pracovat (ve filtraci, kalkulacích, formulách...). Aktuální datové typy jsou string (text), číslo, select, boolean (checkbox, pravda/nepravda), datum, osoba, soubor, pole (list, array), URL, email, telefon a formula.

Druhý mozek (second brain)

Termín, který označuje typicky nějakou osobní digitální znalostní bázi (wiki) - místo, kam si lidé ukládají své informace, podklady a znalosti, a kde je pak také snadno najdou. Více se dočtete ve článku jak si vytvořit druhý mozek, s tvorbou tzv. second brainu vám rád pomůžu.

Embed

Když někdo v Notionu tzv. embeduje obsah, znamená to, že zobrazuje aktuální realný pohled na obsah v jiné aplikaci, která embedování umožňuje. Embedovat lze např. PDF, Google mapy, Twitter, Typeform, Figma, Whimsical a desítky dalších nástrojů.

Export

Chcete dostat svá data z Notionu někam jinam? Potom použijete export obsahu, který lze dělat klidně s celým workspace najednou a to do formátů PDF, HTML, Markdown & CSV.

Filtrace

Abyste si v databázi vždy mohli zobrazit pouze ten obsah, který pro danou situaci potřebujete, použijete filtraci. Ta díky různé kombinaci podmínek odfiltruje ty záznamy, které nemají být vidět. Více info v průvodci databázemi.

Formula (funkce, kód, skript, vzorec)

Nejpokročilejší vlastnost v Notion databázích, která umožňuje cokoliv zjistit a spočítat - např. zaokrouhlit částky, vypočíst kolik dní je úkol po termínu, spojit více sloupců do jednoho apod. Více si přečtěte v samostatném článku, příp. mrkněte na můj videokurz. A jestli potřebujete nějakou formulu vytvořit nebo upravit, mrkněte sem

Formulář

Typ pohledu na databázi, který umožňuje vytvořit veřejně nebo interně sdílený dotazník s otázkami. Typy otázek můžou být všechny základní vlastnosti, které mají Notion databáze. Jakmile formulář někdo vyplní, odpovědi se vám uloží automaticky právě do databáze. Funkce dorazila na podzim 2024, tady kompletní článek.

Galerie

Jeden z typů pohledu na databázi, vhodný zejména pokud si na detail záznamů umístíte obrázky. Fajn využití galerie je také v rámci různorodých dashboardů, mrkněte třeba na tohle video s ukázkou.

Grafy

Od léta 2024 nový typ layoutu, který najdete v databázích. Stačí mít tabulku s nějakými daty a snadno si z ní udělat jeden ze 4 typů grafu - sloupcový, řádkový, spojnicový nebo koláčový. Můžete velmi dobře nastavit data, seskupovat je a řadit nebo si graf hezky vizuálně doladit. Více v samostatném článku.

Group (skupina)

V Notionu se výraz group používá ve 2 případech - jednak z pohledu uživatelů Notionu, které můžete sdružit do skupin pro snadnější nastavení přístupů. Druhak v databázích, kde můžete podle vybrané vlastnosti sdružit záznamy k sobě (více tady).

Guest (host)

Chcete-li někomu dát přístup k ručně vybraným stránkám, aniž byste mu povolili přístup do celého prostředí, pozvete si jej jako tzv. guesta. Výhoda je, že za hosty se v Notionu měsíčně neplatí (zatímco za běžné členy workspace ano).

Home

Speciální domovská stránka, která obsahuje naposledy navštívené stránky či záznamy v databázích, výpis úkolů z úkolových databází (klasickou databázi lze změnit na úkolovou), šablony z Notionu a výukové materiály. Nově pak také události z Notion Calendar a možnost připojit pohledy na další databáze, které máte ve workspace.

Checkbox

Jeden z datových typů, potažmo vlastností v Notion databázích. Laičtěji - zaškrtávací políčko, které buď zaškrtnuté je (true, pravda) nebo není (false, nepravda). Využívá se často ve filtraci a formulách.

Implementace

Když někdo implementuje Notion, znamená to, že jej zavádí třeba do nějaké firmy, která chce Notion používat. Čím větší je firma, tím náročnější je implementace Notionu. Jakožto Notion Certified Consultant se implementacím také věnuji, jak to probíhá se dočtete tady.

Import

Opak exportu, který použijete ve chvíli, kdy chcete dostat do Notionu obsah z jiných aplikací (třeba z Asany, Google Docs, CSV, Markdownu, Wordu, Trella, Evernotu apod.).

Inbox

Pojem známý zejména z efektivity a produktivity práce, který má dva možné významy - jednak místo, do něhož si můžete kdykoliv rychle cokoliv uložit. Úzce souvisí třeba s výše zmíněným pojmem druhý mozek (second brain), o kterém jsem psal článek.

V případě přímo Notionu se pak inboxem také označuje sekce v hlavním menu, kam vám chodí veškerá upozornění (mentiony, komentáře, připomínky, přiřazení v databázi apod.).

Inline prvek

V Notionu existují tzv. inline prvky, které můžete použít přímo v rámci běžného textu. Jde o mentiony (označení třeba stránky nebo uživatele), data a připomínky, emoji (zadejte dvojtečku a pokračujte názvem emoji) a rovnice (obvykle matematické).

Integrace

Abyste mohli zavést nějakou automatizaci mezi dvěma aplikacemi, potřebujete je mezi sebou nejdřív propojit. A právě onomu vzájemnému propojení se říká integrace. Více o možných integracích najdete v tomto článku.

Kalkulace

Funkce v databázích, která vám automaticky něco počítá. Umístění funkce se liší podle typu layoutu (třeba v tabulce je pod každým sloupcem, v kanbanu vedle názvu skupiny...), říct vám dokáže třeba kolik máte záznamů v databázi, kolik jich je zaškrtnutých, jaké je nejbližší datum apod.

Kanban

Jeden z typů zobrazení databází, proslavený hlavně aplikací Trello. Kanban je nástěnka, ve které máte sloupce, mezi nimiž přesouváte jednotlivé záznamy v podobě kartiček. Sloupci může být třeba status u úkolů, např. Nezačalo se, Řeší se, Hotovo.

Komentář

V Notionu můžete cokoliv kdekoliv okomentovat - ať už dát komentář přímo ke stránce, k některému bloku nebo třeba jen ke kousku textu. V komentářích lze označit jiné stránky a uživatele a na komentáře reagovat, čímž se tvoří vlákna komentářů. Ve formulách pak můžete zakomentovávat kód.

Komunita

Uskupení lidí, kteří mají obvykle nějaký stejný zájem - třeba právě Notion. Přečíst si můžete článek o existujících Notion komunitách, přidat se pak můžete ideálně do naší česko-slovenské komunity tady.

Layout (rozvržení)

V Notionu se layoutem rozumí zejména různé typy zobrazení databází nebo stránek v databázích. Na databáze se můžete dívat jako na tabulku (obdoba Excelu), jednoduchý seznam, kalendář, timeline (časová osa), galerii, kanban (sloupce), graf a formulář. Více o layoutech si přečtěte v mém průvodci databázemi.

Stránky v databázích můžou mít také svůj layout. Standardně jsou vlastnosti pod sebou ve dvou sloupcích (název-hodnota), layout si ale můžete doladit podle svého - třeba něco zcela skrýt, něco sdružit do sekcí s možností rozkliku, něco vypíchnout do samostatné sekce nebo připnout některé vlastnosti pod název stránky. Více ve videu.

Linked view

Na pochopení asi jedna z nejsložitějších věcí v Notionu, kdy pro každou existující databázi můžete vytvořit samostatný pohled (náhled) kdekoliv jinde ve workspace, který se bude na danou databázi dívat typicky filtrovaným pohledem. Jinak řečeno - vždy si všude zobrazím pouze ten obsah, který pro danou situaci či stránku potřebuju. Z obou míst, tzn. jak z náhledu, tak z databáze, přitom můžete databázi ovládat, vkládat nové záznamy atd.

Příklad - mám třeba databázi dokumentů, kde jednou z vlastností je štítek, kterému oddělení ve firmě dokument patří (např. marketing, back office...). Ve stránce marketingového týmu si pak vložím pohled na tuhle databázi s dokumenty, ale vyfiltrovaný tak, abych viděl pouze ty dokumenty, které mají štítek marketing. Totéž udělám ve stránce pro back office se štítkem back office. Každé oddělení tak uvidí jen to, co má vidět.

Make

Make je celosvětově asi vůbec nejlepší aplikace pro tvorbu automatizací, která umožňuje tvořit libovolně komplikovaná schémata, co se kdy jak má dít. Screen ukazuje automatizaci, která duplikuje (nebo upravuje a maže) obsah jedné databáze do druhé. Mimochodem aplikace Make je z Česka.

Dáváte-li přednost videím, mrkněte na jinou ukázku - automatické fakturace přímo z Notionu právě přes Make v kombinaci s Google diskem.

Mapování

Pojem, který není přímo z Notionu, ale často se v souvislosti s ním používá. Mapovat lze třeba procesy pro automatizace (viz můj článek), já mapování používám také při implementacích Notionu ve chvíli, kdy připravuju strukturu prostředí či vlastnosti v databázích.

Master databáze

Pojem master databáze souvisí s linked view o kousek výše. Jednoduše řečeno - uděláte si jednu stránku ve svém prostředí a do ní budete umisťovat všechny databáze, které používáte. V ostatních stránkách pak budete vždy tvořit pouze náhledy (linked views) na tyto databáze. Proč to dělat se můžete dočíst více třeba tady.

Member (člen)

Používáte Notion v týmu či firmě společně? Potom budou pravděpodobně všichni uživatelé tzv. membeři daného workspace. Rozdíl oproti guestům je v tom, že za členy se měsíčně platí, na druhou stranu ale také členové nejsou nijak omezení jako právě hosté.

Mention

Mentionem se rozumí označení něčeho, v Notionu typicky buď označení nějaké stránky (čímž se vytvoří backlink) v jiné stránce nebo nějakého uživatele (člena či hosta), kterému pak dorazí upozornění, že jste jej označili.

Mermaid

Speciální typ bloku ve vývojářském jazyce Mermaid, který umožňuje zobrazit souběžně kód společně s jeho vizuálním výstupem. Díky Mermaid dokážete vytvořit v Notionu třeba koláčový graf nebo takovýhle organigram.

Pokud byste chtěli vědět více, mrkněte na video níže. Skvělé je, že celý Mermaid diagram/graf vám dokáže v Notionu připravit AI.

Návrhy změn

Funkce, která dorazila začátkem léta 2024. Přes menu stránky zapnete návrhy změn, můžete upravit obsah na stránce, a ke každé změně (smazání, nový text apod.) se vytvoří vlákno komentářů. Změny pak můžete buď akceptovat nebo zamítnout.

Notifikace (upozornění)

V Notionu vám notifikace padají do inboxu a můžou mít více zdrojů - někdo vás třeba zmínil v komentáři, měli jste nastavenou připomínku anebo vás třeba někdo označil ve vlastnosti některého záznamu v databázi.

Notion

Nejlepší aplikace, kterou všichni milujeme :-) Ale ať se taky dozvíte něco praktického, tak Notion je slovo z angličtiny, které v překladu znamená Představa. Začínáte s Notionem? Mrkněte na průvodce základy.

Notion Calendar

Samostatná aplikace, která vznikla v lednu 2024 z existující kalendářové aplikace Cron. Umí vám na jedno místo sdružit vaše Google kalendáře společně s obsahem z různých Notion databází. Více v samostatném článku.

Notion Mail

Samostatná aplikace, která dorazí začátkem roku 2025. Bude fungovat s Gmailem, používá se podobně jako Notion (bloky, views, šablony) a má pokročilé AI funkce vč. autopilota, který vám předem připraví odpovědi na obdržené e-maily.

Progress bar

Obvykle nějaká lišta, která načítá nějaký stav. Když se teď podíváte v prohližeči nahoru, uvidíte oranžový progress bar tohohle článku. V Notionu lze progress bar nastavit v databázích u vlastností číslo, rollup a formula a to ve formě lišty nebo kroužku.

Proměnná (variable)

Slovo proměnná znamená, že daná věc může nabývat různých hodnot v závislosti na jiných věcech, které ji ovlivní - v Notionu na základě stránek, databází, vlastností v databázích, uživatelích apod. V případě formulí v databázích se proměnná používá ve funkcích let a lets, v rámci automatizací se pak proměnná typicky skládá z obsahu, který lze označit přes mention a formulí (videoukázka).

Přístupy

Pokud budeme někdy spolupracovat kolem Notionu (co vše dělám?), na 99 % vám jednou řeknu "pozvěte mě do svého workspace jako člena nebo mi nastavte přístup jako hostovi do hierarchicky nejvyšší stránky v roli hosta s oprávněním Full access".

Přístupy jsou hlavně o tom závěru, tzn. jaká oprávnění uživatel má, jinak řečeno jsou odstupňované podle toho, co člověk může s danou úrovní přístupu ve stránce dělat. Koukat (Can view), navíc i komentovat (Can comment), navíc i upravovat stránku (Can edit), navíc i někoho další do stránky pozvat (Full access). V databázích je pak ještě typ přístupu Can edit content, který umožňuje vkládat a upravovat záznamy, ale nikoliv nastavení databáze.

Q & A

Speciální AI funkce (Questions & answers), díky níž snadno najdete cokoliv ve svém workspace. Funguje jako chatovací asistent (máváme ChatGPT), kterému dáte otázku a on vám ji zodpoví, pokud máte ve workspace přístup k odpovědi. Mimo to umí taky třeba něco spočítat jako kalkulačka.

Relace

Pokud chcete v Notionu propojit databáze mezi sebou, použijete vlastnost, které se říká relace. Můžete tak propojit třeba databázi úkolů s projekty (více o projektech a úkolech v samostatném článku), kontaktů s organizacemi, dokumentů s oddělením ve firmě... Stejně tak můžete propojit záznamy jedné databáze mezi sebou. Více info v průvodci databázemi.

Relay

Chcete začít automatizovat a platformy jako Make a Zapier vám přijdou složité? Pak mrkněte na Relay, moderní nástroj, který zatím zvládne propojit sice méně nástrojů, zato přehledněji a snadněji. I bez speciálního tarifu můžete používat AI nebo zařadit lidský prvek (třeba potvrzení, zadání dat...) do procesu automatizace. Více ve videu.

Reminder

Připomínka, kterou si můžete nastavit kdekoliv v Notionu samostatně (funguje jako inline prvek) anebo u vlastnosti datum v kterékoliv databázi. Reminder můžete poslat sobě i někomu dalšímu, koho přes mention označíte.

Rollup

Vlastnost v databázích, kterou můžete použít ve chvíli, kdy jsou nějaké databáze propojené mezi sebou přes výše zmíněnou relaci. Díky rollupu dokážete zobrazit data z jedné databáze do jiné nebo udělat mnohé výpočty (třeba vytvořit progress bar, kolik % úkolů z projektu je hotových). Více v průvodci databázemi.

Řazení

Funkce v databázích, která vám seřadí záznamy podle zvolené vlastnosti, třeba abecedně, podle čísla apod. Notion umí řadit ve více úrovních, čili nejdřív se seřadí záznamy třeba podle štítku, pak podle názvu apod.

Sdílení

V Notionu můžete sdílet stránky buď jednotlivým uživatelům (členům nebo hostům) nebo je publikovat veřejně. V takovém případě získáte odkaz, které můžete nasdílet a doladit (třeba zda má odkaz sám po nějakém čase expirovat, jestli se má stránka indexovat ve vyhledávačích apod.).

Select

Selecty a multiselecty (a v Notionu také statusy) jsou vlastnosti databází, které většina lidí označuje slovem štítek. Jde tak vždy o seznam něčeho, co se pak přiřazuje k záznamům v databázích. Select umožní přiřadit jednu hodnotu, multiselect více hodnot, status pak dělá ze selectů skupiny.

Sprint

Speciální funkce, kterou najdete v nastavení úkolových databází, nikoliv v běžných databázích. Funkce spočívá ve sdružení úkolů k sobě do tzv. sprintů, které jsou termínově ohraničené a kde lze nastavit co se děje s nedokončenými úkoly na konci sprintu (zda se přesunou do dalšího termínu, backlogu nebo se automaticky dokončí).

Subitems (podpoložky)

Funkce v databázích, která umožňuje zařazovat záznamy (položky, stránky) v jedné databázi hierarchicky pod sebe, např. dávat podúkoly k úkolům. Podpoložkám lze přitom nastavovat stejné vlastnosti jako nadřazeným položkám. Více v průvodci databázemi.

Sync blok

Oblíbený pokročilý blok všech, kdo v Notionu tvoří spoustu obsahu. Díky synchronizovanému bloku můžete mít stejný obsah ve více stránkách, přičemž ze všech těchto stránek můžete daný synchronizovaný obsah upravovat. V synchronizovaném bloku přitom můžete mít libovolný počet jakýchkoliv bloků.

Šablona

V Notionu může být šablona dvojí - jednak šablona záznamu v databázi, tzn. nějaký obvyklý záznam, který se kvůli častému (opakovanému) používání uloží jako šablona. Vždy tak díky šabloně můžete mít předvyplněné vlastnosti záznamu nebo běžný obsah záznamu.

Druhak se šablonám říká předpřipravenému obsahu, typicky kombinaci stránek a databází, které tvoří mnozí uživatelé Notionu. České Notion šablony druhého typu najdete tady.

Tabulka

Základní a tím pádem i nejčastěji používaný typ zobrazení (layoutu) databází. Byť jde částečně o obdobu třeba Excelu, je to opravdu jen částečné - tabulka je totiž pořád databáze, takže cokoliv budete řešit, vždy děláte čistě na jednom řádku. Dokážete tak díky formulám třeba sečíst dvě čísla v stejného záznamu, ale nikoliv už sečíst dvě čísla z různých záznamů = řádků (ve screenu tak nelze sečíst třeba číslo 1 z řádku 1 s číslem 2 v řádku 2).

Teamspace

Označení týmových prostředí, což jsou de facto menší workspaces uvnitř hlavního workspace. Práva k teamspacům se nastavují samostatně, oddělené jsou také v hlavním menu. Jak se liší teamspace a group (skupina) se mrkněte třeba tady.

Timeline

Pohled na databázi v podobě časové osy, která používá obvykle široká časová rozmezí. Možná vám taky něco říká výraz Ganttův diagram, který v timeline můžete vytvořit. Doplnit jej přímo v daném layoutu můžete i tabulkou, hodí se typicky třeba pro firemní roadmapy či delší plánování projektů. Timeline je také nejlepší typ pohledu pro tvorbu závislostí mezi položkami v databázi.

Timetracking

Potřebujete si měřit čas strávený třeba prací pro své klienty? Onomu měření času se říká timetracking. Můžete na to použít nějakou samostatnou aplikaci, anebo klidně přímo Notion, ve kterém jej díky databázím, tlačítkům či automatizacím také snadno vytvoříte.

Tlačítko

V Notionu můžete jako pokročilý blok nebo jednu z vlastností v databázích používat tlačítka, která fungují jako ruční automatizace - nastavíte jim různé akce (jednu či více), které se mají stát po stisknutí. Oba typy tlačítek umí např. založit novou stránku či záznam v databázi, otevřít nějakou stránku anebo upravit vybrané záznamy v databázích. Představení tlačítek jako vlastnosti v databázích najdete v tomhle videu.

Toggle

Typ bloku v podobě odrážky nebo nadpisu, který umí skrýt a odkrýt obsah v sobě umístěný. Otevírají a zavírají se šipkou vlevo. Jsou ideální pro situace, kdy máte hodně obsahu, který ale není nutné vidět rovnou.

Trigger

Triggerem se rozumí spouštěč, který v Notionu zapíná nativní automatizace. Laičtěji - aby mohla automatizace fungovat, musí se nejdřív něco stát. Třeba kliknete na tlačítko, nebo vytvoříte nový záznam, nebo upravíte nějakou vlastnost na konkrétní hodnotu. To všechno je trigger.

Účet

Chcete-li používat Notion, potřebujete mít uživatelský účet, který je vázaný na e-mail. Pod jedním účtem pak můžete mít libovolný počet workspaců vlastních nebo těch, do kterých vás pozve někdo další.

Uživatel

Když máte Notion účet, je z vás uživatel a to minimálně vašeho vlastního workspace. Jako uživatele, ať už člena nebo hosta, vás pak může do svého workspace pozvat kdokoliv další.

Vlastnost (property, pole)

Základním rozdílem mezi běžnou stránku a záznamem (položkou, stránkou) v Notion databázi je to, že v databázi jim můžete přiřadit nějaké vlastnosti a hodnoty. Třeba v databázi kontaktních osob můžou být vlastnostmi e-mail a telefon, u úkolů to bude třeba datum a řešitel. Aktuálně má Notion už více než 20 různých typů vlastností, více se o nich dočtete v průvodci databázemi.

Wiki

Jako některé další pojmy má i wiki v Notionu dva významy. Obecněji je wiki znalostní báze nebo druhý mozek, to znamená místo, kam lidé nebo firmy ukládají své podklady, informace a znalosti. S tvorbou takové wiki vám můžu pomoct.

V užším významu v Notionu je pak wiki speciální typ databáze, která má některé odlišné funkce - třeba vlastnost verifikace, která vám umožní nastavit si datum, do kdy je záznam platný. Jakmile datum vyprší, přijde vám notifikace, abyste se na záznam zkontrolovali a opět prodloužili jeho platnost.

Workspace

Workspace je prostředí, ve kterém se v Notionu pohybujete. Uvnitř workspace pak mohou být různé teamspaces, zejména ale budete mít ve workspace vždy svoje stránky či databáze. Ostatní uživatelé vás také mohou jako členy nebo hosty pozvat do svých workspaců.

Zámek

Jedna z nejužitečnějších funkcí, které Notion má, a to zejména pokud máte roztržité kolegy. Zámek totiž umožňuje zamknout libovolnou stránku, databázi, záznam v databázi či pohled na databázi (linked view), takže aby pak někdo mohl něco upravit, musí si dané odemknout. Má to ještě jednu výhodu, a sice že pokud přesouváte něco mezi databázemi, nevytvoří se automaticky ve 2. databázi vlastnosti z té 1.

Zapier

Dříve byl Zapier považovaný asi za nejlepší automatizační platformu. Zapier je jednodušší než Make z pohledu nastavování a také levnější (kontrola, zda se má spustit scénář, se nepočítá do limitu měsíčního počtu operací). Zároveň v poslední době Zapier hodně rozšiřuje své základní funkce o zajímavé novinky.

Závislosti (návaznosti, dependencies)

Funkce v databázích, díky níž můžete propojit záznamy mezi sebou (na principu relace), takže si v případě třeba úkolů uděláte jasné pořadí, ve kterém se úkoly musí dokončit. Není to pevná fixace (nelze zamezit tomu, že někdo začne dělat návazný úkol bez dokončení předchozího), ale vizuálně funguje dobře. Navíc je možné používat automatické posouvání termínu třeba ve chvíli, kdy se vám jeden z termínů posune.

Tak co, pochopili jste nějaký nový pojem, kterému jste předtím nerozuměli? :-)

Je vám nějaký pojem nadále nejasný? Nebo potřebujete s Notionem nějak blíže pomoct? Žádný problém, dejte mi vědět, rád vám pomůžu. Tady najdete, co vše kolem Notionu dělám.