Airtable vs. Notion - v čem se liší a co kdy použít?

Blog / Dála Musil – 1. září 2022, aktualizace 25. října 2024

Aplikace Airtable a Notion neustále nabírají na popularitě stejně jako celé nocode prostředí. A protože se funkce téhle dvojice z velké části překrývají, možná tápete jaký je mezi nimi vlastně rozdíl a kterou kdy použít, což vám v tomhle článku vysvětlím.

Základní rozdíl aplikací

Aplikace Airtable je postavená na databázích a datech, takže cokoliv budete tvořit, vždy to bude v nějaké tabulce s řádky a sloupci (resp. klidně v jiném zobrazení, ale základem budou stále data v určitých polích). Jednu běžnou "stránku" si tak představte jako tabulku. V Notionu (více o aplikaci) můžete mít totéž, ale zároveň máte k dispozici různé další prvky kromě tabulek, protože je hlavně o obsahu obecně. V jedné stránce Notionu používáte tzv. bloky a pod sebou tak můžou být tabulka, odstavec textu a třeba obrázek. Pro zjednodušení - Airtable se tak podobá Excelu, zatímco Notion spíš Wordu, do kterého navíc můžete vložit také Excely.

Šíře použití vs. jednoduchost

Jak je zřejmé z předchozí odstavce, možnosti Notionu jsou výrazně širší než v případě Airtable, protože není jen o databázích. Pokud chcete mít v Airtable dvě různé tabulky, budete je mít ve dvou záložkách nebo si budete muset překlikávat náhled v bočním menu. V Notionu je můžete mít v záložkách i pod sebou, jak budete chtít. Třeba znalostní bázi (wiki) dokážete vyřešit v Notionu snadněji a komplexněji. Na druhou stranu - díky méně možnostem je zavedení a používání Airtable o něco jednodušší a nové uživatele nevyleká.

Používání databází

Obě aplikace používají databáze. Pro Airtable jsou základem, pro Notion jednou z možností. Přehledněji tak může působit obvykle Airtable, který je i rychlejší, pokud jde o načítání dat (v Notionu se občas nenačte vše hned, ale pár sekund to trvá nebo je potřeba reload stránky, pokud máte obsáhlou stránku s mnoha stránkami). Také práce s databázemi obecně je v Airtable o něco snadnější - např. pokud potřebujete zduplikovat záznamy či sloupce (při pravidelném používání je i jeden klik navíc znát).

Možnosti v databázích

Více typů polí (sloupců) nabízí Airtable, který má navíc kromě standardu (jako text, příloha, checkbox, single select, multi select...) mj. třeba typ Rating, Currency nebo Tlačítko (nově ho má už i Notion). Za velkou výhodu považuji možnost zvolit typ pro základní název položky, což nemusí být pouze text (ale třeba datum) a to že u typu Rollup dají nastavovat podmínky.

Notion má naproti tomu v databázích třeba pole Status, možnost nastavit Datum od-do a hlavně za mě snadnější používání zejména pole Formula (Fx alias funkce), kde si můžete vytvořit vlastní podmínky mezi poli a co se má jak zobrazit, a třeba právě měnu si nastavit jako výstupní formát daného pole. Filtry jsou pak skryté a nekazí náhled jako v Airtable anebo zobrazení kanban je možné podle kteréhokoliv sloupce, nikoliv pouze typu Select.

Ve finále tak jde o to, jestli potřebujete jednoduché a rychlé řešení (Airtable), anebo chcete vyšší kvalitu a více možností (a někdy hezčí a přehlednější řešení - třeba v případě čerstvých progress barů), byť teoreticky o něco složitější a občas lehce pomalejší (Notion). Hodí se ještě dodat, že zatímco v Notionu můžete mít i zdarma většinu funkcí (mj. třeba pohled na databázi Timeline), v Airtable jich zdarma budete mít výrazně méně.

Formuláře

Kdybych měl jmenovat největší nevýhodu Notionu, jsou to za mě jednoznačně chybějící nativní formuláře. Airtable je naopak bere za jednu z nejdůležitějších základních součástí (o čemž svědčí i nedávný update, který přidal tlačítko New Form na seznam databází v účtu), takže jakmile potřebuji, aby mohl kdokoliv vložit data do databáze z venku, ihned sahám po Airtable, příp. po Tally Forms, které lze snadno napojit na Notion i Airtable.

Díky aktualizaci z října 2024 tenhle bod už neplatí, protože Notion má už také formuláře přímo v databázích. Co vše umí a jak se nastavují můžete mrknout v tomhle článku.

Týmová spolupráce

Potřebujete spolupracovat s někým dalším? Pak sáhněte spíš po Notionu, který má daleko lépe vyřešené komentáře i notifikace. V Airtable můžete komentovat pouze u jednotlivých záznamů, kdežto v Notionu u konkrétních záznamů, stránek, označených blocích nebo třeba jen jednom slovíčku v textu. Notifikace jsou také přehlednější ať už samy o sobě, druhak díky rozdělení (Inbox, Sledované, Všechny, Archivované), které Airtable nemá.

Co se týče sdílení, v Airtable můžete nastavit uživatelům s účtem přístup do databáze (kterou vidí celou) nebo konkrétního pohledu na databázi. V Notionu pak sdílíte přístup ke stránce, databázi nebo celému workspace (kde máte všechny stránky) s možností omezit, co která skupina vidí (čerstvě také s možností rozdělení přes tzv. teamspaces). Zdarma můžete použít Airtable v základu v 5 lidech (ve vyšších tarifech se platí za každého samostatně), v Notionu platíte za každého uživatele samostatně.

Aktualizace

Kdybyste jako já sledovali účty obou aplikací na sociálních sítích, pak si všimnete, jak v posledních týdnech a měsících šlape Notion do tvorby nových funkcí nebo vylepšování těch stávajících - a že mnohé opravdu stojí za to, pokud člověk aplikaci pravidelně používá. Airtable přidává nové funkce také, ale pomaleji a hlavně pro dražší tarify, nikoliv pro základní.

Automatizace a rozšíření

V Airtable funguje nativní automatizace, takže některé věci v něm můžete automatizovat bez použití aplikace 3. strany (jako Make či Zapier). Navíc můžete přímo v Airtable přidávat rozšíření a tím nové funkce, ať už nativní nebo externí. Díky své jednoduchosti je také jeho integrace na další nástroje o něco snadnější než u Notionu.

Notion přímo v sobě automatizace nemá (s výjimkou automatického záznamu v databázi), na druhou stranu nabízí snadnou integraci s mnoha nástroji a existuje i spousta dalších rozšíření, a také má mnohé funkce v základu - hodí se zmínit třeba synchronizovaný obsah (zobrazený na více stránkách, upravitelný odkudkoliv) ať už v databázích nebo v běžném obsahu.

Další funkce

O užitečných funkcích obou aplikací jsem už psal samostatné články - mrkněte sem pro Airtable a sem pro Notion.

Co kdy použít?

Následující soupis berte čistě jako moje osobní tipy na základě mnohaletého používání obou appek:

• poznámky, procesy, návody: Notion
• digitální druhý mozek: Notion (prémiová Notion šablona)
• znalostní báze: Notion (prémiová Notion šablona a Airtable šablona)
• rychlá jednoduchá databáze: oboje
• jedna velmi dlouhá databáze: Airtable
• provázané databáze s více tématy: Notion
• výpočty v databázích: Notion
• reportování/formuláře do databáze: oboje
• nábor zájemců o práci: dříve Airtable (více viz článek), dnes už oboje
• CRM: Notion
• kalendář (s i bez timeline): Notion
• řízení úkolů nebo projektů: Notion (prémiová šablona)
• galerie pro embedování: Airtable
• osobní pracovní centrum: Notion (prémiová šablona)
• OKR: oboje (hezčí v Notionu)
• finanční tracker: Notion (prémiová šablona)

Jak a na co používat Notion jsem psal i v samostatném článku, jak jej využívat maximálně efektivně pak najdete tady.

Šablony

Nechcete tvořit vše od nuly, ale rádi byste využili některou z hotových šablon? Online jich najdete zdarma hromadu jak pro Airtable tak pro Notion, kterých je výrazně více. Chcete-li je v češtině, mrkněte na moje Airtable šablony nebo Notion šablony.

Hledáte komplexní řešení, které si můžete dokonale přizpůsobit? Sáhněte po Notionu. Potřebujete sbírat data z formulářů nebo vytvořit rychle nějakou databázi? Berte Airtable.

Potřebujete vybrat, která z aplikací se víc hodí pro řešení vašeho problému? Nebo chcete pomoct s čímkoliv v rámci Airtable či Notionu? Dejte mi vědět, rád vám pomůžu.