Jak začít s prací na dálku a home office

Blog / Dála Musil – 17. dubna 2020

Patříte mezi ty, které zasáhla současná koronavirová krize a musíte začít pracovat na dálku, resp. jste už začali? Nebo už s home office máte zkušenosti, ale moc vám zatím práce doma nejde? V dnešním článku vám předám rady co dělat, aby vám vzdálená práce šla hezky od ruky.

Pro koho je tenhle článek?

Postihnout všechny aspekty práce na dálku by bylo na knihu, tím spíše, když pracovat na dálku můžete v mnoha rolích jako dodavatel, kreativec, manažer, zaměstnanec v malé firmě, šéf firmy, agentura... zkusím tedy vytáhnout základní myšlenky a tipy, co je nejvíc univerzální a praxí osvědčené pro maximum z vás. Pro koho článek není jsou ti, kteří pracují na dálku neustále, protože to už bychom museli jít ve všech bodech daleko víc do detailu.

Moje zkušenost s prací na dálku

Když jsem pracoval jako zaměstnanec, home office jsem nikdy neměl. Rok 2015, kdy jsem začal pracovat čistě na volné noze (jaké jsou představy a realita?), jsem tak zažil velký přelom - celý rok jsem totiž až na pár výjimek dělal pouze doma. A řeknu vám, že ten skok byl extrémně těžký - sice jsem něco dělal spoustu hodin, ale výsledky byly bídné, protože jen málo z toho byla produktivní práce. Od roku 2016 až dodnes se pak moje domácí práce a ta v kanclu (v rámci individuální práce i týmové spolupráce) dělí v poměru 3:2 nebo 2:3 podle potřeby a je to za mě ta nejlepší cesta.

Proč je vzdálená práce dobrá?

• ušetříte hromadu času i peněz kvůli dojíždění
• ušetříte peníze (ať už vy nebo firma) za kancly a vše související
• na práci budete mít větší klid (pokud si ho zjednáte)
• budete výrazně efektivnější (když si vše správně nastavíte)
• strávíte víc času v místě a s lidmi, které máte rádi
• můžete si lépe organizovat pracovní a volný čas
• dlouhodobě budete spokojenější

Práce na dálku nemůže fungovat!

Kdo to nikdy nezažil (zejména šéfové a manažeři), ten se bude ohánět mnoha argumenty, proč je práce na dálku špatná - ten nejčastější asi bude ten, že když člověk nemá lidi v kanclu, ztratí kontrolu nad tím, co lidi dělají, a tak se určitě budou flákat. Stát se to může, nicméně kdo by to dělal, ten to nejspíš dělá i v kanclu pod dohledem. Kdo je poctivý a pracuje rád, možná nebude na začátku tolik efektivní, ale nevěřím, že by to bral jako dovolenou (paradoxně si možná na začátku naloží daleko víc). Je to věc důvěry i toho, kdo si jak vybírá lidi. Druhak vzdálená práce ideálně nasměruje šéfy i lidi k orientaci na jasné výsledky práce než jen na odpracovaný čas, což je za mě rozhodně dobře.

Základem je pravidelný režim

V rámci osobní efektivity je nejdůležitější nastavení jednoznačného pracovního režimu. Bohužel se tady nedá jasně stanovit, co je nejlepší - každý to bude mít jinak. Někomu půjde práce ráno, někomu odpoledne, jinému večer nebo v noci. Já jsem zastánce práce od-do, to znamená neměnit standardní kancelářský režim (a jsem rád, že to tak má i většina lidí, s nimiž spolupracuji). Je to za mě i nejlepší cesta pro ty, kdo s home office začínají, nebo nakonec budou střídat práci v kanclu a doma - mj. i kvůli lepšímu spánku. Jasný režim se pak hodí i kvůli tomu, že se pak snadněji odpojíte od práce a nebudete "dodělávat už jen tuhle drobnost".

Pracovní disciplína a návyky

Člověk musí být tvrdý sám na sebe, aby dokázal být i doma efektivní. Sám jsem s tím před lety měl problém a až částečný režim (střídání práce doma a a v kanclu), nutnost týmové spolupráce a splnění domluveného časového rozpočtu pro různé klienty mě k tomu dotlačily. A jsem za to rád, protože v tuhle chvíli jsem disciplinovaný extrémně (občas je to snad už i na škodu :-). Myslím, že většině z vás bude jako pracovní bič stačit, že chce výplatu od svého zaměstnavatele a tak bude dělat kvalitně to, co má - tedy úplně stejně, jako byste to dělali v kanclu.

Jakmile máte vyřešený režim i nějaký důvod pracovat, k dodržení disciplíny potřebujete ještě plán práce a jasné úkoly na daný den. Jakmile totiž víte, co máte, resp. musíte udělat a stihnout, prokrastinace půjde (měla by) jít stranou. Je dobré taky dodržovat klasické návyky stejně jako při klasickém chození do kanclu - já jdu po probuzení venčit, nasnídám se, skočím se umýt a vyčistit zuby a zasedám k pracovnímu stolu. Žádný všední den nemá už několik let výjimku.

Klid a prostor na práci

Aby mohl člověk pracovat efektivně, potřebuje mít prostor, kde bude mít vše podstatné - tím základním je klid na práci. Máte-li doma třeba děti, partnera, spolubydlící či psa, budete to mít těžké, ale musíte být tvrdí - zavřete se a ponořte do práce (třeba si nasaďte i sluchátka, pokud vám ruch za dveřmi vadí). Ostatním vysvětlete, že vás nemají rušit, protože musíte prostě pracovat (v nejhorším případě byste jinak nemuseli mít nakonec všichni kde bydlet...).

Je ideální, pokud máte samostatnou místnost, z níž bude (nebo je) vaše pracovna. Já mám v bytě jeden pokoj, kde jsem si zřídil menší "kancelář" - pracovní stůl s velkou plochu, stůl má zároveň ze strany napojený blok s policemi a skříňkou, kam schovávám věci související s prací. Na sezení mám kvalitní pojízdné křeslo, na stole navíc externí monitor a velkou podložku. Nic z toho není natolik drahé, aby se vám tvorba vlastního pracovního prostoru dlouhodobě nevrátila v tom, že budete podávat lepší pracovní výkony a nebudete si kazit zdraví (prací třeba u stolku v obýváku).

Nezbytná technika

V návaznosti na pracovní prostor je potřeba zmínit i techniku. Nevím, jak moc žiju ve své bublině, kde jsou následující řádky samozřejmostí, ale základ si řekneme. Pokud nemáte doma PC nebo notebook, práci na dálku prostě neuděláte (za mě by "firemní" PC a notebooky měly zmizet, ať každý používá co chce jak chce bez omezení, protože to je nejlepší cesta k individuální efektivitě). Potíž může být i v tom, pokud máte z venku nepřístupnou firemní síť a musíte používat systémy, které jsou nainstalované jen tam, kde už bude typicky potřeba zásah nějakého ajťáka.

Kromě počítače je nutné slušné připojení k internetu a kvůli videohovorům webkamera (kterou budete mít obvykle už v notebooku) a sluchátka s mikrofonem (klidně od vašeho telefonu) - používat reproduktory a mikrofon notebooku v tomhle případě nedoporučuji. Osobně se pak neobejdu bez tří externích nástrojů připojených k notebooku - monitoru, klávesnice a myši. Práci pak tvořím a nahrávám v rámci online služeb, které používám.

Potřeba socializace

Ať už jste přešli na práci na dálku úmyslně nebo může za váš home office nucená karanténa, brzy asi zjistíte, že vám vadí nemožnost se s nikým potkávat osobně a jste pořád sami - a to i tehdy, když jste fakt velký introvert. Na jednu stranu je to dobře, protože vás budou ostatní lidi méně vyrušovat a vy se budete moci lépe soustředit (možná proto děláte doma). Na stranu druhou vím, že se bez komunikace s někým dalším nedá dlouhodobě spokojeně pracovat, takže to zkuste aspoň online přes chat či videohovor, příp. není-li karanténa a bavíme se o budoucnosti, zkuste střídat dny v kanclu a na home office.

Vzdálená týmová spolupráce

Tahle část článku by vydala na mnoho samostatných článků, takže v jen velmi krátké zkratce, jak to funguje v rámci naší týmové spolupráce v Sanasportu. Jako tým jsme pracovali vzdáleně podle potřeby už před koronavirem, takže přechod na kompletní remote proběhl bez problému. Úkoly řešíme v projektovém nástroji Freelo, na rychlou nebo neformální komunikaci máme Slack, videoporady dáváme přes Google Hangouts.

Co se nám potvrdilo, ačkoliv jsme byli zvyklí už z dřívějška, je nutnost časového překryvu lidí - abychom se, byť online, spolu každý den aspoň na chvíli potkali a mohli pořešit, co nelze řešit úkolově/asynchronně, ale je potřebná porada/videohovor. Pro kooperaci více lidí na dálku je tohle určitě nejdůležitější bod. Vhodné jsou i statusy (třeba na Slacku), aby bylo jasné, že někdo zrovna nechce být rušený nebo je třeba na obědě, takže mu nemá smysl psát.

Pokud jde o online nástroje pro vzdálenou spolupráci, jednoduchým základem pro tvorbu dokumentů budou pro většinu lidí Google Docs. Alternativou pro komunikaci může být klasika Skype nebo Zoom (s kterým zatím moc zkušeností nemám), u projektového řízení Trello, Asana či Basecamp, pro správu souborů Google Drive a Dropbox.

Užitečné tipy na závěr

Na konec si dáme pár drobných tipů, aby vám šla vzdálená práce co nejlépe:

• tvůrčí práci dělejte v delších časových blocích bez vyrušování
• můžete si k takové práci pustit příjemnou hudbu (relaxační, zvuky přírody, piáno...)
• všechny manažerské a administrativní úkoly zkuste nacpat do jednoho časového bloku
• pracujte obecně s větším klidem (= hlavně pro šéfy :-)
• vypněte si veškeré mobilní notifikace (hlavně sociální sítě) a ztište telefon
• klidně se ale po delším pracovním úseku na tahle "potěšení" mrkněte ;-)
• na videohovory buďte připravení předem (tj. víte, že mikrofon i kamera fungují)
• začněte s projektovým řízením, pokud to ještě neděláte
• jste-li kvůli koronaviru všichni doma, přesměrujte hovory z telefonů v kanclu

Jsme úplně na konci, takže mi nezbývá než vám popřát, ať svou práci na dálku zvládnete teď i v budoucnu co nejlépe :-).

Trápí vás nebo vaši firmu práce na dálku a potřebujete s něčím poradit? Dejte mi vědět, pomůžu vám vše co nejlépe vyřešit.