Jak mít v práci současně pohodu i výsledky

Blog / Dála Musil – 6. března 2020

Je možné se v práci zbytečně nehonit a nestresovat a přesto mít dobré výsledky? Určitě ano. Je ale daleko víc lidí a firem, kteří tlačí na sebe i na ostatní, byť to třeba vůbec není potřeba. Pojďte si přečíst, jak zpomalit a zklidnit svou práci, aby v ní nebyl blázinec.

Tenhle článek jsem v plánu vůbec neměl, ale po přečtení knihy "V práci nemusí být blázinec" (zakladatelé Basecampu částečně navazují na svou dřívější knihu Restart) jsem usoudil, že jde o zajímavé a smysluplné téma, které se hodně prolíná s mou vlastní prací a tím, co jsem řešil, běžně řeším, nebo vím, že bych zejména v rámci vedení týmu měl řešit. Mnoho věcí, které dnes zmíním, už v některých mých článcích zazněly. Nejde o žádné převratné myšlenky, ale pokud máte dojem, že vám práce přerůstá přes hlavu, je čas přibrzdit.

Základ pro větší pracovní klid

Všichni se snažíme honit za (mou oblíbenou :-) efektivitou a produktivitou práce a zlepšením obchodních výsledků a možná trochu přehlížíme základní věci. Je skutečně potřeba neustále jen extrémně růst, když všechno šlape v pohodě? Opravdu musíme nějak změnit svět? Je nutné stále sledovat konkurenci a řešit, co dělá, nebo by dávalo větší smysl soustředit se jen na sebe? A samozřejmě jde i o vlastní fokus a šíři záběru. Chcete-li mít hotových víc věcí, co takhle jich dělat méně a ty nesmyslné prostě zrušit? Ambice je dobré držet na uzdě.

Jak (ne)důležité jsou cíle

Téma velice diskutabilní je to, zda jsou potřeba nějaké cíle. Může mít váš byznys jen obecné cíle v podobě nezkrachovat, v klidu postupně růst, sloužit dobře zákazníkům, být příjemným pracovištěm? Nezní to špatně. Taky je to určitě snadnější, než meziročně zrychlovat třeba o desítky či stovky %. Budeme-li konkrétnější, k čemu jsou vlastně měřitelné cíle v podobě třeba 30 % zvýšení objednávek za první kvartál? Když to nevyjde, ohrozí to firmu, nebo se vlastně nic zásadního nestane? Věřím, že pokud u vás někdo pracuje rád, tak bude makat stejně dobře ať bude hodnota cíle jakákoliv (nebo když nebude žádný). Určitě má smysl se zlepšovat, ale sorry za klišé - i cesta je mnohdy cíl.

Plánování a nestíhání

Když jsme nakousli cíle, je potřeba mrknout i na plány. Ani když budete mít svůj denní rozvrh rozplánovaný do detailu, nezvládnete většinou dodržet vše přesně, jak jste chtěli. A víte co? Když se něco nestihne, tak se to prostě nestihne. Většina věcí, které řešíte, nikdy nehoří tak, jak si myslíte nebo jak vám někdo tvrdí (něco jiného je situace, kdy se člověk na práci vykašle). Čím dál do budoucna plánujete, o to méně přesnější pak vše bude - a nejde jen o vaši osobní práci, ale i dlouhodobé firemní plány. Řešit v dnešní době plné změn roky a měsíce dopředu nějaký plán je často jako hrát si s křišťálovou koulí. Pokud můžete, tak příliš dopředu radši nic neslibujte a plánujte maximálně v řádu týdnů.

Ochrana času pro práci

Patříte mezi lidi, které někdo nebo něco v práci pořád vyrušuje? Pak to dejte jasně najevo. Kdo chce mít dobré výsledky, ten potřebuje klid pro soustředění. Omezte porady, pracujte delší časové úseky v kuse a nenechte se rozptylovat zvenčí nebo zevnitř (sociální sítě, vtipná videa, okamžité reakce na zprávy... dyť to znáte). Dodáváte-li lepší výsledky vzdáleně třeba z home office, klidně buďte tam. Děláte-li v open space kanclu, zkuste se chovat jako v knihovně - nerušit, zbytečně nevolat, nemluvit nahlas apod.

Jste-li na druhé straně komunikace, pak respektujte to, že někdo pracuje a nemá čas, takže vám třeba hned neodpoví na sms a zprávu na Slacku či Messengeru, nebo neporadí, když za ním přijdete. Zajímavý tip z knihy? Konzultační hodiny během společného pobytu v kanceláři, kdy za vámi někdo může přijít. Ostatní čas je jen váš a slouží k tomu, abyste dělali, co máte dělat.

Práce v nepracovní čas

Dovolená je od toho, aby se nepracovalo, ale odpočívalo. Totéž platí pro víkendy, které jsou relaxací za pracovním týdnem a regenerací před tím následujícím. A nakonec večery a noci jsou od toho, aby člověk spal, protože spánek je důležitý. Nedohánějte v tyhle časy, dny a týdny to, co jste nestihli, nebo se nesnažte o přesčasy, abyste měli víc peněz. Krátkodobě vás to možná potěší, ale dlouhodobě to za to nestojí, jak by mohli mnozí potvrdit.

Čas pro komunikaci a přípravu

V dnešní době je obecný tlak na to, aby se vše řešilo co nejdřív, jenže to tak bohužel často nelze a většinou to jde i proti dobrým výsledkům práce. Asynchronní komunikace (např. přes úkoly v systému, e-mailem atd.), kterou člověk řeší věc ve chvíli, kdy na ni má čas a tedy prostor přemýšlet, je tak obvykle lepší než okamžitý rozhovor. Ten si pak klidně dejte, protože v něm je nejmenší šance nedorozumění, ale člověk musí mít čas na přípravu. Podobné je to i s poradami, kdy nemá smysl hned začít bez rozmyslu reagovat na něco složitějšího, co se člověk zrovna dozvěděl. Udělejte radši zápis a dejte ho někam (kde nezapadne) k přečtení a následné reakci.

Správné vedení lidí

Leadership má velký vliv na to, jak velkou pohodu v práci budete mít. Pokud jste šéf, jděte příkladem, protože pokud to děláte správně, ostatní vás v ideálním případě budou následovat. Co musíte odhalovat sami jsou problémy, o kterých nevíte. Nečekejte, že za vámi lidé přijdou (byť by měli) - jděte za nimi a ptejte se jich, co je trápí a štve, ať vidí, že mají prostor se otevřeně a upřímně vyjádřit. A pokud si všimnete, že se v kanclu či firmě rozjíždí "něco špatného", co by se mohlo stát pravidlem/zvykem, zarazte to hned v zárodku. Ukažte pevnou, ale spravedlivou ruku a schopnost se rozhodovat.

Jak je to s nováčky

Loni jsem psal o tom, jak do týmu nabíráme lidi, ale už ne o jejich zaškolení do firmy. Ne každý člověk hravě zmákne práci, kterou nikdy nedělal a je potřeba mu nechat čas k zapracování a netlačit příliš (a podporovat ho třeba připravenými procesy). Pokud opakuje dokola stejné chyby, zaměřte se na důvod, proč to tak je. Chcete-li mít situaci jednodušší, dbejte na vhodnější výběr lidí. Důležitá je jak týmová chemie, tak reálné dovednosti - a v tomto ohledu je lepší nechat lidi splnit nějaký úkol, než vycházet čistě z faktů napsaných v životopisu. Možná někdo na první pohled nevypadá dobře, ale bude lepší než ti, co tak vypadají.

O kvalitě práce

Hodně lidí či firem se zbytečně stresuje s výstupy své práce a většinou zcela zbytečně. Kvalita je o kompromisech i o času, o němž jsem psal výše. Good enough výstup, tzn. dostatečný dobrý, byť ne perfektní, obvykle stačí a přitom zabere rozumný čas (určitě víte, že těch posledních pár % k dokonalosti zabere víc času než to celé předtím). Aniž byste navíc šli se svou prací před šéfa, kolegy nebo zákazníky, nebudete vědět, jak dobré to vlastně je.

Berte v potaz, že zlepšit jde vždy všechno, ale to neznamená, že to musí být hned napoprvé - svou práci můžete ladit i kdykoliv potom, když to bude dávat smysl. I z tohoto důvodu je fajn přístup neřešit, kolik času nějaký úkol zabere, ale stanovit, kolik je k dispozici času, a podle toho připravit výstup. A nakonec řešíme-li společně smysl a rychlost práce, měli byste najít hranici, kdy už nemá smysl víc spěchat, protože vaše efektivita je už dostatečná.

Umět udržet pozornost

Fokusem článek začal, fokusem skončí - tentokrát ale tím o úroveň níže. Čím víc dokážete udržet pozornost, tím lepší budou i pracovní výsledky. Když přijde nový nápad, není potřeba ho hned řešit, schovejte ho do šuplíku či backlogu a on tam na vás počká. Nepřeskakujte z projektu na projekt a z úkolu na úkol, dokud je nedokončíte. A neřešte, co se zrovna kde děje a jaké jsou firemní novinky, protože nemusíte zkrátka všechno vědět hned. O kolik víc zvládnete říct "ne", o tolik víc budete v klidu a pohodě. A o to v tomhle článku z velké části mělo jít :-).

Jsem rád, pokud jste dočetli až sem, protože to je pro dnešek konec a vy ihned (nebo raději od pondělí, když je ten pátek :-) můžete začít krotit svůj pracovní blázinec.

Pokud vás něco v článku zaujalo víc a chtěli byste to probrat detailněji, klidně mi napište.