Představení aplikace Notion. Znáte nejdůležitější funkce?

Blog / Dála Musil – 1. prosince 2024

V srpnu letošního roku překonal Notion celosvětově hranici 100 milionů uživatelů a velmi oblíbený je i v Česku a na Slovensku. Notion přitom roste ve velkém nejen z pohledu uživatelů, ale i nových funkcí, které se v aplikaci pravidelně objevují. Seznamte se s ním a jeho top funkcemi.

Tento článek měl původně vyjít v jednom médiu, ale nestalo se. A tak jsem si řekl, že ho trochu doladím a vydám klasicky u sebe, když už ho mám hotový. Pokud Notion zatím nepoužíváte, věřím, že se dnes snadno seznámíte.

Co Notion umí aneb Lego pro dospělé

Původně vznikl Notion jako jedna z mnoha poznámkových aplikací. Na rozdíl od klasické struktury typu dokument ve wordu ale používá na stránce tzv. bloky, přičemž blokem může být nadpis, odstavec textu, obrázek, video, odrážka, checkbox, soubor, kód, tlačítko nebo něco dalšího z mnoha desítek možností vč. embedování, tzn. zobrazování informací z jiných aplikací. Bloky navíc můžete kombinovat mezi sebou nebo skládat do sloupců, takže ve finále získáte interaktivní stránku postavenou jako Lego.

Díky extrémní flexibilitě databází, což je jeden z typů bloků, se tak dnes Notion používá na stovky různých způsobů - správa dokumentů, firemní wiki, plánování obsahu, evidence kontaktů, obchodní CRM, čtenářská knihovna, trackování financí nebo třeba správa úkolů a projektů (různé typy použití najdete třeba tady). S připojenou platformou pro automatizace dokážete udělat z Notionu mj. i centrálu pro sběr dat nebo klidně nástroj pro fakturaci.

Pokročilý základ? Databáze a libovolné pohledy

Chcete-li pracovat s Notionem opravdu efektivně, projděte si důkladně možnosti databází. Zjednodušeně je databáze složka, do které můžete ukládat stránky. Zároveň však může mít nějaké vlastnosti a vy u každé stránky vyplníte hodnotu dané vlastnosti. Třeba v případě databáze úkolů by tak vlastnostmi byli řešitel, termín nebo stav úkolu.

Na databázi se pak můžete dívat skrz různé typy zobrazení - tabulka, kanban (karty ve sloupcích), galerie, kalendář, časová osa, jednoduchý seznam a od léta už zmiňovaný graf. Každý pohled si přitom můžete dál přizpůsobit - různě seřadit, vyfiltrovat, sdružit... Vždy tak dokážete zobrazit v příslušných stránkách právě a pouze ten obsah, který na daném místě potřebujete.

Navíc můžete databáze a následně stránky v nich propojit mezi sebou, takže dejme tomu u přečtených knih vyberete autora z databáze autorů. Když pak otevřete autora, uvidíte všechny knihy, které jste od něj četli. Anebo využijte propojení k různým výpočtům - třeba kolik projektů, úkolů, zdrojů a kontaktů ve firmě souvisí s kterým klientem?

Nové přídavky? Dlouho očekávané grafy a formuláře

Letos v létě dorazila do Notionu jedna z dlouhodobě nejpožadovanějších funkcí - grafy. Díky nim můžete snadno vizualizovat informace z databází, to znamená udělat si vizuální pohled na příjmy a výdaje, úspěšnost obchodních jednání, zdravotní statistiky nebo cokoliv dalšího, kde se pracuje s nějakými termíny nebo čísly. Více v samostatném článku.

Další komunitou velmi požadovanou funkcí byly formuláře, kdy pošlete někomu odkaz, on vám vyplní třeba odpovědi k otázkám a jeho odpovědi se uloží do databáze v Notionu. Tuhle funkci už měl hodně let třeba částečně konkurenční Airtable, do Notionu však tahle novinka dorazila až letos na podzim. Umí toho hodně. Co vše a jak se používá si můžete přečíst v tomto článku.

Formuláře a grafy lze navíc skvěle kombinovat, protože můžete snadno získavat data a rovnou získané info libovolně vizualizovat.

AI jako všeuměl, který vidí i mimo Notion

Notion byla jedna z prvních firem, která v rámci AI boomu na konci roku 2022 smysluplně integrovala funkce umělé inteligence a její možnosti neustále rozšiřuje. Asi nepřekvapí, že Notion AI dokáže už od začátku psát, upravovat, překládat, zkracovat či prodlužovat texty, brainstormovat nebo kontrolovat gramatiku a stylistiku.

Protože se však Notion snaží být mj. centrálním místem pro ukládání vašich znalostí, jdou možnosti Notion AI výrazně dál. Máte na stránce dlouhý obsah? Přidejte si tlačítko, které vám obratem shrne celou stránku nebo vygeneruje úkoly, které z textu vyplývají - třeba z poznámek z porady.

Potřebujete vygenerovat rychlou tabulku nebo graf? Zadejte to do promptu. Nebo použijte AI přímo v databázích - automaticky vám udělá překlady, vygeneruje a přiřadí štítky, nebo doplní info k vašim stránkám z internetu viz videoukázka.

Můžete s Notion AI také chatovat a nechat si zodpovědět libovolnou otázku týkající se obsahu, které máte v Notionu uložené, abyste je nemuseli hledat. Nechybí pak ani odkaz na stránku, ze které AI informaci převzala. Notion mimochodem nepoužívá vaše data k trénování AI.

Používáte Slack nebo Google Workspace? Připojte je do Notion AI a ona bude hledat nejenom v Notionu, ale i ve zmíněných aplikacích, takže vám třeba vytáhne informaci z nějakého zapadlého dokumentu kdesi na Google Disku. Máte nějaká PDFka a nevíte, co v nich je? Řekněte Notion AI, ať vám informace stručně shrne.

Automatizace v databázích a chytrá tlačítka

S trendem no-code aplikací jdou ruku v ruce automatizace. Kromě specializovaných platforem jako Make či Relay umí dnes spousta aplikací řešit různé automatické scénáře i v sobě a Notion není výjimkou. Zadáte, co se má stát, pokud se stane něco jiného - a automatizace je hotová. Pokud nechcete dělat zbytečnou práci ručně, je tohle skvělý způsob jak šetřit čas.

Jedním z typů Notion bloků jsou také tlačítka. Ty fungují podobně jako automatizace s tím rozdílem, že se kroky spustí po kliknutí na tlačítko. Můžete založit nové stránky nebo rovnou celou sérii úkolů napojenou na projekt, změnit hromadně uložené informace, poslat notifikaci do Slacku nebo třeba zapnout a vypnout timetracking vytvořený přímo v Notionu.

Co je na tlačítkách a automatizacích skvělé je mj. to, že v posledních měsících je Notion neustále vylepšuje mnoha způsoby. Můžeme je různě spouštět a dělat libovolné akce, jednou z novinek poslední doby je třeba možnost posílat rovnou z Notionu zprávy přes Gmail.

Snadná spolupráce a různé možnosti sdílení

Spousta lidi má v hlavě Notion zapsaný jako soukromou aplikaci na poznámky. Jak jste si ale už mohli všimnout výše, umí toho pochopitelně daleko víc a je velmi dobrý i pro týmové použití. Uživatele můžete pozvat jako trvalé členy nebo hosty a hlavní prostředí můžete rozdělit na menší týmová prostředí.

Nechybí ani funkce, na které jste možná zvyklí z jiných aplikací - s kolegy či externisty můžete společně komentovat stránky a jejich obsah, navrhovat změny, obsah lze importovat a exportovat, k dispozici je verzování stránek, máte inbox pro různé notifikace a díky funkci Sites můžete klidně stránky publikovat nebo si z nich rovnou udělat webové stránky.

Další top funkce?

Se všemi užitečnými tipy k Notionu by byl tenhle článek nekonečný, takže jej uzavřeme pár dalšími top vychytávkami:

• Reminder – Kdekoliv v Notionu (ve stránce či při použití data v databázi) si můžete nastavit libovolnou připomínku na zvolený den a čas a poslat ji sobě či kolegům.
• Synchronizovaný blok – Potřebujete-li mít nějaké informace stejné na více stránkách, uložte je do sync bloku. Změna se pak automaticky projeví ve všech jeho kopiích.
• Zámek – Stává se, že ve vašem workspace někdo něco omylem upraví, přesune nebo smaže? Zamkněte danou stránku a odemkněte vždy až před úpravou, pak opět zamkněte.
• Formula – Speciální vlastnost databází dokáže divy, funguje podobně jako funkce v Excelu. Dokáže např. vypsat příští narozeniny, hlášku u úkolu po termínu či zformátovat libovolně data.
• Calendar – Notion koupil aplikaci Cron, vylepšil ji a přejmenoval na Notion Calendar. Umí zobrazit současně události z Google kalendářů a Notion databázi (neplést s kalendářem v databázích).
• Mail – Začátkem roku 2025 dorazí další samostatná aplikace - Notion Mail. Můžete z něj spravovat poštu ve svém Gmailu a organizovat jej podobně jako v Notionu. Skvělé kousky v něm umí i AI.

Nestačí vám tenhle článek a rádi byste další tipy? Pak mrkněte na další články, které vás Notionem provedou, třeba jak Notion používám já, spoustu cizích slovíček najdete ve slovníku Notion pojmů, fandům todolistů doporučím článek o projektech a úkolech a šiknout se můžou i tipy pro efektivní práci.

Jak s Notionem začít?

Pokud se vám možnosti Notionu zalíbily, pokračujte na článek základy pro začátečníky, který vás provede kompletně prvotním nastavením a všemi důležitými základními funkcemi. Další užitečné zdroje najdete v tomto rozcestníku. A kdyby to nestačilo, můžete mrknout na mé videokurzy nebo se domluvme na libovolném školení či workshopu.

Z dnešního původně neplánovaného článku je to vše. Pokud vás kolem Notionu zajímá cokoliv dalšího, neváhejte se mi ozvat, sledujte mě na sociálních sítích nebo se přihlaste k odběru newsletteru, ať jste neustále v obraze.

Potřebujete s Notionem pomoct? Dejte mi vědět.