Nejčastější chyby, které děláte při používání Notionu

Blog / Dála Musil – 7. září 2026

Používáte Notion sami nebo s kolegy v rámci firmy, ale nefunguje to podle představ? Problém obvykle není v nástroji, ale v tom, jak jej používáte. Na jaké chyby si raději dát pozor?

Neznáte stěžejní základy Notionu

Začnete-li používat libovolnou novou aplikaci, budete si na ni muset chvíli zvykat. V Notionu tohle platí dvojnásob, protože se od ostatních kancelářských aplikací velmi liší. Zatímco jinde se přizpůsobujete nástroji, Notion se naopak přizpůsobuje vám, resp. vy sami jej přizpůsobujete a stavíte pro sebe.

Doporučuju tak nastudovat o Notionu aspoň něco (třeba článek o základech Notionu), ať se neleknete nebo si neznechutíte Notion hned na začátku. Platí to i tehdy, když se domníváte, že všechno dokonale znáte (což je obvykle jen pocit, hluboké pochopení Notionu zabere měsíce každodenní praxe). Pokud chcete vše poznat opravdu detailně, mrkněte na můj český videokurz.

Čekáte, že Notion vyřeší nefunkční procesy

Notion vám jako nástroj a jedno místo pravdy dokáže ušetřit spoustu času a energie, zefektivní týmovou spolupráci a může třeba dělat řadu věcí automaticky za vás. Je to ale pořád jen aplikace, ve které něco děláte. Máte-li špatně nastavené firemní procesy, budete pořád fungovat špatně, akorát v jiném prostředí.

Dobře nastavený systém vám sice může správné chování výrazně usnadnit, připomenout další krok a omezit zbytečné chyby, nenahradí ale rozhodování, odpovědnost, pravidla nebo to, že se nějaký úkol opravdu udělá. Jste to vy, kdo si musí nejdřív ujasnit otázky typu proč co kdo kdy kde a jak. Nejdřív procesy, až potom bloky, stránky a databáze.

Máte v Notionu obsah, ne systém

Naházet do stránky v Notionu nějaké bloky vám zabere pár vteřin, udělat pár stránek třeba několik minut. Jenže to všechno je pouze obsah uložený v nástroji, takže klidně dál používejte třeba Word a vyjde to nastejno. Pokud chcete, aby vám Notion dával smysl (tím spíš pokud jej chcete používat ve více lidech), musíte se na něj dívat jako na propojený systém.

Na začátku je vždy potřeba vědět, na co a jak budete Notion používat. Dle toho je potřeba připravit strukturu, podle ní systém postavit a až pak do něj dávat obsah. Připravte si odpovědi na otázky typu dokážeme se snadno zorientovat? Opravdu tady tohle potřebujeme? Kdo sem může a co tady bude dělat? Pokud s tímhle potřebujete pomoct, mrkněte na článek o implementaci nebo rovnou sem.

Začínáte příliš ve velkém

Je dobré počítat (ideálně v rámci návrhu struktury) s tím, co vše byste v Notionu chtěli nakonec mít, ale to neznamená, že musíte jít rovnou all-in. Měl jsem klienta, kterému jsem říkal, ať začneme zlehka a tvoříme systém postupně. Chtěl rovnou všechno, tak jsme to udělali. Výsledek? Používání Notionu po pár týdnech vzdali, protože toho nového bylo pro všechny příliš najednou.

Výhoda Notionu je, že jako systém může růst společně s vámi. Můžete začít s pár stránkami a databázemi a jak budou růst vaše potřeby nebo znalost a schopnost lidí s Notionem pracovat, poroste obsahově i funkčně celý systém (potažmo celé prostředí). A nejspíš se pak i víc budete těšit na to nové, co vám práci opět usnadní či zpříjemní.

Děláte si to příliš složité

Notion si můžete přehltit nejen na začátku, ale i v průběhu používání. Typicky třeba v situacích, kde jeden kolega potřebuje tohle, jiný tamto, tak jim to všechno přidáte či upravíte. A z toho, co bylo původně přehledné, je teď chaos, ve kterém se ztrácí nejen ostatní, ale možná i vy. Většina těchto problémů souvisí s databázemi.

Je jich příliš nebo je v nich příliš vlastností (protože někdo potřeboval 5 sloupců, které nezajímají nikoho dalšího), nejsou vhodně nastavené filtry či řazení, složitě řešíte kdo kam má a nemá přístup... Když po mě chce nějakou úpravu klient, vždy mu říkám výhody, nevýhody i alternativy, protože sám nezná všechny důsledky.

Děláte si to příliš jednoduché

Teď budu trochu rozporovat předchozí část. Je pravda, že lze začít s málem, na druhou stranu vás to může brzdit ve využití Notionu na maximum. Typicky se uživatelé Notionu dělí na ty, kteří používají a nepoužívají databáze. Bez databází je přitom Notion poloviční. K tomu máte k dispozici desítky dalších funkcí (nejen v databázích), které vám můžou pomáhat každý den.

Pokud máte někoho, kdo se v Notionu opravdu vyzná, pak se nebojte používat vše, co Notion umí, pokud vám to ten někdo (doporučím sebe) vysvětlí a nastaví. Díky tomu totiž objevíte věci, na které byste sami nejspíš nepřišli, stejně jako zjistíte, jak lze jednu věc vyřešit mnoha odlišnými a různě efektivními způsoby.

Děláte si to hezké, ale ne funkční

Prokrastinovat v Notionu se dá velmi snadno, stačí začít přeskládávat layout stránky, zkoušet různé ikony, hrát si s barvami calloutů a nadpisů, vkládat externí widgety... Občas to smysl dává, pokud vám změna pomůže obsah zpřehlednit nebo vizuálně zpříjemnit (dělám to taky), ale vzhled nesmí být hlavní cíl, stěžejní je pořád funkčnost.

Vždy byste všude měli mít takový obsah, který pro danou stránku či databázi v danou chvíli potřebujete (ne abyste jej museli složitě hledat třeba proto, že jste chtěli mít cool minimalistický vizuál pro post na sociální sítě). Úpravami se přitom zbavujte překážek, které vás brzdí, nenahrazujte jimi to, co máte opravdu dělat.

Myslíte, že Notion šablona je řešení

Notion šablony jsou skvělá věc, protože díky nim můžete Notion ihned začít používat, aniž byste si museli cokoliv tvořit (když poprvé otevřete Notion, bude úplně prázdný). Šablona je ale pouze zkratka / pomůcka, kdy se buď přizpůsobíte šabloně nebo šablonu přizpůsobíte sobě. Hotové řešení to je pouze pro ty, kteří přemýšlejí stejně jako autor šablony.

Neznamená to, že byste šablony neměli zkoušet, právě naopak. Zejména pokud začínáte, na šablonách, jejich zkoušení a následných vlastních úpravách se nejvíc naučíte, jak celý Notion funguje. Pokud to pochopíte, budete i vědět, jak si vše doladit na míru. A v tu chvíli pro vás už šablona může být z velké části právě to řešení, které hledáte.

Používáte stránky místo databází

Mít obsah v běžných stránkách může být zejména na začátku fajn, ale časem byste měli přejít k používání databází, které vám dokážou hodně zefektivnit či ušetřit práci. Máte teď např. stránku a v ní jako podstránky 20 různých poznámek? Nebo samostatnou stránku pro každého klienta, v každé podstránky pro každý projekt a v každé z nich seznam úkolů? Zbytečně si vše komplikujete.

Udělejte si databázi na poznámky a přidejte třeba štítky, abyste dle nich mohli snadno poznámky filtrovat a hledat. Stejně tak lze mít databáze klientů, projektů a úkolů, které vzájemně propojíte. Snadno pak vše najdete, přidáte důležité info (termíny, zodpovědnosti, kontakty...) nebo si nastavíte pravidelně opakované úkoly. Dobře nastavená databáze = větší přehlednost.

Pletete si tabulky a databáze

Že jde něco udělat v excelu neznamená, že jde totéž i v Notion databázi. Totéž platí samozřejmě opačně. Ačkoliv můžou tabulka i databáze vypadat úplně stejně, jsou to dvě odlišné věci (v Notionu dokonce víc než dvě viz můj článek, protože existují i pohledy na databáze a "hloupé" tabulky). Podle toho byste měli vybírat, co kdy použít.

Chcete uspořádat pár textů a čísel do buněk? Postačí jednoduchá tabulka v Notionu. Potřebujete dělat výpočty mezi buňkami napříč řádky a sloupci? Použijte radši Excel / Google Sheet. Chcete mít přehledně úkoly, CRM, finance, kalendář, schůzky, poznámky či kontakty? Použijte Notion databázi, kterou si můžete libovolně přizpůsobit.

Neřešíte uživatelská práva

Největší chaos v Notionu vzniká, když dáte všem lidem maximální uživatelská práva u všech stránek či databází a obsah nezamykáte. Často se obsah začne ztrácet (i přibývat, kde nemá), bez dovolení se měnit nebo jej třeba najdete v koši. A možná začnete litovat, že jste chtěli Notion používat. Jenže to není Notionem, ale neřešením, co kdo kde může.

Na uživatelská práva (a bezpečnost obecně) musíte myslet už ve chvíli, kdy řešíte strukturu systému. Kteří uživatelé (nebo skupiny uživatelů) budou který obsah moci vidět, komentovat, upravovat či sdílet? Pokud to na začátku neuděláte, čeká vás hodně ruční práce. Navíc určitě nechcete, aby někdo viděl něco, co nemá, stejně jako aby někdo neviděl, co vidět má.

Chybí týmová pravidla

Spolupracujete-li s více lidmi v nějakém nástroji, vždy byste měli být domluvení, jak ona spolupráce funguje. Vědí všichni, co kam patří? Jaký obsah dávat do stránky a co řešit v komentářích? Kdo je zodpovědný za úpravy databází? Jak věci pojmenovávat? Kterou šablonu používat pro který typ obsahu?

Když bude každý dělat vše podle sebe, nebude to fungovat společně. Typický příklad? Libovolné ukládání čehokoliv kamkoliv. Pak něco chcete najít, ale kde to je? Jak se to jmenuje? Která verze je finální? Proč je to tady 2x? Jak se do stránky dostanu? Nezapomínejte proto řešit pravidla co a jak a ideálně v týmu najděte správce Notionu.

Nevysvětlíte lidem, jak to funguje

Kvůli tomu, jak moc se Notion liší od ostatních kancelářských nástrojů, je tady víc než kde jinde potřeba kolegům vysvětlit, jak celý systém funguje a co která jeho část dělá. Bez toho může být Notion aplikací, do které lidé nebudou chtít chodit, a pak logicky postrádá smysl mít jej jako týmový nástroj.

Ukažte jim, co kam patří, a co se stane, když něco někde udělají. Vysvětlete, jak se snadno zorientují a co kde najdou. Přizpůsobte jim databáze, nastavení i menu. Vysvětlete pojmy jako bloky, databáze, vlastnosti, views či formuly. A dejte jim vědět, když se něco důležitého někde změní. Kdybyste potřebovali pomoct, rád je zaškolím.

Řešíte obsah v Notionu mimo Notion

Komunikace o obsahu v Notionu mimo Notion mě dokáže stále překvapit. Lidé si posílají odkazy na stránky nebo rovnou texty z Notionu třeba e-mailem nebo do Slacku, místo toho, aby tu danou věc vyřešili přímo v daném místě dané stránky. Máte-li všichni k obsahu přístup, je to logicky zbytečné a neefektivní.

V Notionu máme funkce komentářů a návrhu změn. K čemukoliv, byť třeba k jedinému znaku, lze vložit samostatný komentář a cokoliv ve vlákně probrat. Stejně tak lze rovnou navrhovat změny pro přidání, úpravu a smazání obsahu. Veškerý kontext tak zůstane stále na stejném místě a navíc lze vše procházet zpětně po uzavření komunikace.

Vše ukládáte, ale nic nepoužíváte

Tenhle odstavec není ani tolik o ukládání obsahu v Notionu jako obecně o práci s digitálním druhým mozkem. Při ukládání či zapisování veškerého obsahu (úkoly, poznámky, nápady, články, videa...) si můžete připadat produktivně, ale pokud s daným obsahem nic dalšího neuděláte, je to jen digitální skládka.

Jakmile si chcete něco uložit, zamyslete se, jestli to fakt potřebujete. A pokud ano, víte, kam přesně tenhle nový obsah ve struktuře patří, kdy se k němu vrátíte a co přesně s ním budete dělat? Já třeba typicky obsah rovnou zpracovávám přehledně do své wiki nebo z toho dělám jednoznačný úkol. Jednou za čas pak projdu vše uložené, jestli to stále potřebuju.

Neděláte pravidelně údržbu systému

I když budete dodržovat vše, co je potřeba, stejně je nutné jednou za čas workspace v Notionu projít, poladit či pročistit. Když to neuděláte, svět se sice nezboří, ale časem vám všem ten nepořádek bude překážet v každodenní práci. Staré úkoly, neaktuální návody, nepoužívané stránky, rozbité pohledy na databáze...

Co třeba dělat? Přesuňte porůznu uložený obsah tam, kam patří. Zkontrolujte, zda nemají přístupy lidé, kteří s vámi už nepracují. Archivujte stránky, na kterých nikdo měsíce nebyl. Smažte nepoužívané vlastnosti v databázích. Připomeňte lidem, ať zkontrolují stránky, za které jsou zodpovědní. Zkrátka vše, co vám usnadní práci.

(Ne)chcete Notion na všechno

Notion toho umí fakt hodně a dá se ohnout do způsobů, které by vás v životě nenapadly (třeba herní platforma), přesto jsou situace, kdy nemá smysl chtít jej používat zcela na všechno. Pokud už teď používáte nějaké specializované nástroje a funguje vám to, zůstaňte v nich (a třeba je s Notionem jen propojte). Možná by to šlo celé mít v Notionu, ale zbytečně složitě.

Jestliže ale jiné nástroje nepoužíváte nebo nefungují tak, jak byste chtěli, pak může být Notion opravdu místem (skoro) na všechno. Já mám v Notionu veškerý svůj osobní a pracovní život (co a jak používám jsem psal tady) a jsem rád, že mám vše na jednom místě. Mimochodem používám Notion třeba i jako fakturační nástroj.

Nepoužíváte pokročilé funkce

Tenhle bod už jsem lehce nakousl v jiné části článku, ale zaslouží si i vlastní kapitolu. Notion má hodně pokročilých funkcí, které se nutně nemusíte učit (protože vám je můžu nastavit třeba já), ale vyplatí se je používat. Díky automatizacím můžete např. na 1 klik založit desítky úkolů, načíst data odjinud, upravit obsah nebo někomu poslat upozornění.

Díky funkci jako linked views (kterou najdete i ve slovníku Notion pojmů) zobrazíte v různých stránkách vhodný obsah, který vychází ze stejné databáze. Relace vám umožní propojit databáze mezi sebou a rollupy z nich automaticky vytáhnou info, které potřebujete. A taková Notion AI umí třeba nahrát videohovor a udělat z něj textový souhrn.

V rámci chyb, které pravidelně v Notionu vídám, bychom se mohli ponořit ještě hlouběji. Věřím však, že vám pro začátek tenhle soupis bude stačit a alespoň pár chyb se zbavíte. Kdybyste s tím potřebovali pomoct, jsem samozřejmě k dispozici.

Děláte zmíněné chyby a potřebujete odbornou pomoc? Dejte mi vědět.