Jak si zjednodušit digitální pracovní život

Blog / Dála Musil – 5. listopadu 2021

Tipy pro zjednodušení pracovního života včetně toho digitálního se prolínají mnoha mými články. A protože pracovní život spousty lidí začíná být čím dál více digitální, shrnul jsem pro vás nejdůležitější tipy a přidal pár nových, které vám práci v digitálním světě nebo díky digitálním technologiím co nejvíc usnadní.

Přístup k práci

Kdo si chce zjednodušit (nejen digitální) práci, musí začít u sebe a toho, jak k práci přistupuje (resp. jak k práci přistupuje jeho firma). Doba se rychle mění a v posledních měsících byla pravděpodobně nejdůležitější vlastností přizpůsobivost. Kdo se nedokáže adaptovat na nové podmínky a obecně větší pracovní flexibilitu (ať už z pohledu místa, času či pracovní doby), ten prožíval během lockdownů nejspíš peklo. Jenže dnes už je to mnohde onen "nový normál" a mnoho lidí čeká pracovní budoucnost, kterou jsem naznačil ve svém článku. Nebát se změn je rozhodně základ, který vám práci hodně pomůže zjednodušit (a o změnách a nových cestách je i můj článek, kde bilancuji svých 10 pracovních let).

Já si třeba až zpětně díky lockdownu uvědomil, o kolik lepší mi přijde pracovat čistě doma než v kanceláři (resp. než v kombinaci pár dní doma a pár dní v kanclu). Odpadne vám dojíždění (a s tím řešení MHD nebo PHM), nemusíte nikam chodit na oběd (a doma jej sníte rychleji), neřešíte jiné pracovní nástroje (jiný monitor, myš atd.), okolního ruchu je taky méně (máte-li aspoň jednu místnost pro sebe). K tomu pak získáte více času pro sebe, ušetříte část peněz a hlavně budete mít větší klid i v hlavě. Více si můžete přečíst ve článku o práci na dálku.

A když jsme u klidu v hlavě, hodí se zmínit, že opravdu není potřeba se neustále hnát za výsledky a výdělky. Což je něco, co jsem já sám dříve hodně dělal a jsem velmi rád, že už mám tohle prozření za sebou. Chcete-li si taky vyčistit hlavu od workoholismu, ASAP úkolů a honbou za penězi, pro začátek mrkněte třeba na článek jak mít v práci současně pohodu i výsledky. Možná si pak uvědomíte, že zjednodušení pracovního života není (pouze) o nástrojích nebo o tom, jak být efektivnější, ale hlavně o lidech.

Efektivita a produktivita

Moje oblíbené téma tady nemůže chybět. Digitální život si totiž nezjednodušíte, pokud nevíte, co je efektivita (dělat věci správně) a produktivita (dělat správné věci) a jak na ně. Hodně tipů si můžete přečíst ve článku co dělám, abych byl efektivní a produktivní, kde zmiňuji mj. vše si zapisovat (což nám velmi zjednodušují mobily), umět plánovat, dokázat si práci vhodně rozvrhnout (nebo zahodit to nedůležité) nebo třeba vědět, jak odpočívat (a že se bez toho neobejdeme). S tím pochopitelně souvisí také umět řešit a organizovat úkoly a projekty a naučit se tvořit si procesy, které vám usnadní opakující se práci.

Minimalismus

Tenhle termín jste u mě už taky četli mockrát (prvně před čtyřmi lety tady). Minimalismus má na zjednodušení nejen digitálního pracovního života velký vliv a pro mě se minimalismus de facto rovná jednoduchosti. Pomohl mi najít ztracený čas a zlepšil trávení volného času, nasměroval mě pracovně a podpořil samozřejmě také mou digitální efektivitu a následně produktivitu. V rámci tohoto článku souvisí s vícero tématy - můžete omezit, co děláte nebo nabízíte, můžete se začít se soustředit na méně cílů a výsledků, nemusíte používat příliš aplikací a už vůbec ne ty zbytečně složité...

Když si s něčím nebudete vědět rady, prostě osekejte vše, co jde. Můžete použít třeba přístup Marie Kondo (odbornice na úklid a organizaci), což se nemusí týkat jen domácnosti (ačkoliv i tady má spoustu fajn tipů, které sám používám a baví mě), ale i obsahu v počítači a mobilním telefonu - ta radí nechat si jen to, co vám přináší radost. Mimochodem - je to sice klišé, ale když vidím, kolik lidí to nedělá a pak si stěžuje - povypínejte si všechny notifikace, co kde máte - hlavně na mobilu.

Přístup k digitalizaci

Hodně lidí má strach z toho, že nebudou umět různé digitální aplikace ovládat a tak je nikdy nezkusí nebo si vyžádají pomoc od mladších. Ty dobré aplikace přitom bývají jednoduché, obsahují různé návody pro zaučení, mají fungují zákaznickou podporu... ale hlavní je chtít. Pokud se budete bát digitálních technologií, pak si digitální pracovní život logicky prostě nedokážete zjednodušit.

Přitom stačí jednoduchý příklad - dobírka naštěstí ubývá, protože lidi se přestali bát platit převodem. A jakmile si zvyknete na tohle, zkusíte si zaplatit kartou online a uvědomíte si, proč jste sakra řešili převod na účet. A nakonec proč vlastně psát údaje z karty, když můžete pro platbu jen oskenovat QR kód?

Svět bude digitální čím dál víc, takže čím dřív naskočíte i do těch nejjednodušších digitálních "věcí", tím lépe pro vás. Už teď nejspíš pracujete s dokumenty, potřebujete komunikovat, něco organizovat, někdo pracuje na dálku, nebo možná chcete jen ušetřit peníze. Mladší generace má pro znalost digitálních nástrojů velkou výhodu i v hraní počítačových her - i ty totiž dokážou člověka hodně naučit viz můj jarní článek. A pokud ve svém práci prostě nevíte kudy kam (ať už jako jednotlivec nebo firma), existují i lidé, kteří vám s tím pomůžou - třeba já. První krok je ale pochopitelně na vás.

Správné nástroje

Víte, co vás v digitální práci brzdí? Pak na nic nečekejte - na internetu najdete v dnešní době nástroj/aplikaci opravdu na cokoliv (a pokud ne, pak jste narazili na díru na trhu, kterou můžete zkusit zaplnit). Přes 50 konkrétních tipů na služby pro byznys, marketing nebo zvýšení efektivity jsem sepsal v letošním článku a jsem si jistý, že se vám alespoň některé budou hodit.

Dole v daném článku najdete i návod, jak vhodnou službu vybrat, pokud si nevíte rady. Umí přesně to, co chcete? Dokážete se ji naučit používat? Jak je to s cenou, dostupností, spoluprací s kolegy... jak je asi zřejmé, občas není výběr správného nástroje zrovna jednoduchý. Velká výhoda dnešních nástrojů je však ta, že jich velkou část můžete používat zdarma, takže vám nic nebrání jich hodně vyzkoušet a najít ty, které vám nejvíc sednou.

Nezapomeňte přitom ani na balíčky kancelářských aplikací, které nabízejí třeba Google, Apple či Microsoft, k nimž vám stačí jeden účet a obsáhnou spoustu činností, které nejspíš řešíte - dokumenty, tabulky, prezentace, disk, kalendář, online hovory, úkoly... Že si nepotřebuju stahovat Microsoft Teams a zakládat účet jsem třeba já zjistil úplnou náhodou, když jsem si uvědomil, že mám přece Windows a kvůli němu i microsoftí účet. A když jsem u Windows, jeden tip pro zkušenější zmíněný i ve článku - aplikace Power Toys, díky níž si mj. uspořádáte snadno plochu přesně podle potřeb nebo získáte klávesovou zkratku pro povedený color picker.

Používání nástrojů

Jedna věc je mít správné nástroje a druhá umět je (ideálně naplno) používat. Zajímejte se o to, co vše lze s aplikací dělat a s čím ji propojit, zkoušejte si hrát a přizpůsobte si aplikaci nebo ji rovnou "ohněte" - já třeba používám místo kalendáře a úkolovníku jednu poznámku v Evernote, což je první místo, kam se ráno dívám.

Funkce jako sdílení náhledu bez nutnosti přihlášení, komentování obsahu (což jde v PDFkách, pokud jste nezkoušeli) nebo klávesové zkratky (na které se rozhodně mrkněte, usnadní práci se systémem i všemi aplikacemi) jsou dnes běžné a také se velmi podobně chovají ve většině nástrojů (stydím se, že jsem sám až nedávno objevil zkratku CTRL+K pro vložení odkazu). Čím víc budete umět ovládat jednu aplikaci, o to snadnější pro vás pak budou i ty další. Čím víc budete věci zkoušet, tím víc se toho naučíte (já se třeba zkoušením naučil kódovat).

Aplikaci jako Airtable nemusíte používat jen na tabulky, ale rovnou se naučte pracovat s databázemi a jejich propojením mezi sebou a přihoďte dotazníky (já je používám pro nábor lidí). Extrémně přizpůsobitelná je třeba služba Notion, která se hodí nejen pro tvorbu znalostní báze (pokud děláte práci, kde se často musíte někam vracet pro informace nebo procesy, vlastní "wiki" v podobě druhého mozku je mimochodem absolutní nutnost). Spoustu funkcí pro větší efektivitu pak najdete třeba v projektových nástrojích (jak používám Freelo), bez kterých se podle mě dnes už nemůže žádná firma obejít.

Chytrá řešení

Práci si můžete zjednodušit mnoha způsoby a máloco vás potěší tolik jako automatizace. O té jsem psal minulý měsíc tady - proč dělat ručně rutinní, časově náročné nebo zbytečné úkoly, když si vše můžete jednou nastavit a pak nechat aplikaci (resp. více aplikací), aby se o vše postarala? Nejlepší na tom je, že v současnosti dokážete propojit téměř jakýkoliv digitální nástroj s jakýmkoliv jiným. Existuje také automatizace v marketingu, před lety jsem psal třeba o té e-mail marketingové.

Chytrým řešením taky může být rozhodnutí neshánět vývojáře, když potřebujete něco vytvořit, ale použít no-code nástroje zmíněné v témže článku a zkusit si vše udělat sami. A když už píšu o jednoduchosti, nepřijdou vám dnes vlastně geniální už zmíněné QR kódy? Dříve něco, u čeho si lidi občas klepali na čelo s tím, že to nemá využití, ale dnes standard třeba u plateb faktur a účtenek nebo v marketingu (kde se nemusí ručně opisovat dlouhé odkazy). A jak aktuálně zjišťuji já, dají se dobře použít i pro zpětnou vazbu (na účtence) nebo třeba v propojení fyzických produktů s onlinem či interními systémy.

Vhodné způsoby komunikace

Rozvoj digitalizace znamená i změnu, jak spolu lidé doposud byli zvyklí komunikovat. Dnes už po lockdownech většina lidí ví, že existují online hovory a nebojí se je použít - mnozí už se třeba osobně ani potkávat nechtějí, tím spíše, pokud by to pro ně znamenalo cestu přes půl republiky (jestli jste poslední rok a půl byli úplně mimo, pak hledejte appky jako Google Meet, Microsoft Teams, Facetime nebo Zoom). Na druhou stranu se to s cally nesmí přehánět - ale to už je o přístupu a ne o nástroji. Fajnšmekrům můžu doporučit aplikaci Around, která posouvá klasické cally na daleko vyšší pracovní úroveň.

Hodně lidí doufám už také přišlo (a za mě říkám konečně) na chuť asynchronní komunikaci, tj. reagují tehdy, když chtějí/můžou, protože není potřeba se potkávat současně. V těchto případech se neobejdete bez nástroje pro řízení úkolů (mým favoritem je Freelo), frčí chatovací aplikace (zejména Slack) a trendem jsou i krátké audio a videonahrávky. V případě videa to bývá typicky včetně nahrávky obrazovky (třeba přes aplikaci Loom), protože popsat na videu problém s ukazováním myší bývá pro většinu lidí snadnější než vše popsat v rámci textu.

Co bych doporučil je také omezit e-maily (téma e-mailů by vydalo na samostatný článek, který jsem zatím nesepsal - možná v budoucnu). Ty by vám v ideálním případě měly sloužit čistě ke komunikaci ven z firmy, ale nikoliv uvnitř, protože k tomu můžete použít daleko lepší nástroje zmíněné v předchozích dvou odstavcích. A pokud chcete vyřešit/zodpovědět něco jednoduchého nebo to potřebujete rychle, sáhněte spíš po telefonu, kde se i snadněji vyhnete možným nedorozuměním, které psaná komunikace občas má.

Pracovní vybavení

Závěr pro zlepšení digitální práce je opět offlinový. Počítač (resp. notebook), monitor, klávesnici, myš a mobilní telefon považujeme dnes za pracovní standard. Z pohledu kancelářského vybavení hodně lidí zatím ještě podceňuje i neelektronické vybavení jako je dostatečně velký stůl a ergonomická židle, nicméně vícehodinová práce na digitálním stroji, kde nemáte prostor a musíte se neustále nakrucovat, není úplně zábava.

Za mě bych dodal to, co už jsem v některých článcích psal - externí klávesnice a vícetlačítková myš jsou velmi užitečným doplňkem. Vzhledem k videohovorům se dnes neobejdete také bez webkamery (osobně mimochodem nesnáším cally, kde je vidět pouze někdo a jiní ne - působí to divně a nepříliš profesionálně).

Pro mě se však tím nejužitečnějším prvkem domácí sestavy loni na podzim stal jednoznačně dostatečně velký monitor (zatím jsem na 34 palcích) s rozlišením 3440x1440 px, kterým jsem nahradil dosavadní klasické externí full-HDčko s rozlišením 1920x1080, takže se mi na monitor vejde daleko více obsahu. Obecně si dnes už nedovedu představit efektivní práci bez externího monitoru - jakmile to jednou vyzkoušíte, nebudete chtít jinak. Získáte větší přehled, nebudete se muset neustále překlikávat a navíc se nebudete hrbit u notebooku, pokud jej tedy nemáte jen pro sezení v kavárnách ;-).

A to je pro dnešek vše. Pokud si přečtěte kromě tohoto článku také všechny odkazy, které v něm zmiňuji, dokážete si nejen digitální pracovní život opravdu hodně zjednodušit. Tak vzhůru do toho :-)

Chtěli byste se zjednodušením digitálního pracovního života pomoct? Dejte mi vědět.